Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio

¹Chi ha l'ob­bli­go di te­ne­re li­bri di com­mer­cio de­ve te­ne­re un li­bro prin­ci­pa­le e, a di­pen­den­za del­la na­tu­ra e dell'esten­sio­ne dell'azien­da, an­che li­bri au­si­lia­ri.

²Il li­bro prin­ci­pa­le con­sta:

a.

dei con­ti (sud­di­vi­sio­ne lo­gi­ca di tut­te le ope­ra­zio­ni con­ta­bi­liz­za­te), sul­la ba­se dei qua­li so­no al­le­sti­ti il con­to d'eser­ci­zio e il bi­lan­cio;

b.

del gior­na­le (ri­le­va­men­to cro­no­lo­gi­co di tut­te le ope­ra­zio­ni con­ta­bi­liz­za­te).

³I li­bri au­si­lia­ri de­vo­no con­te­ne­re, a com­ple­men­to del li­bro prin­ci­pa­le, i da­ti ne­ces­sa­ri per sta­bi­li­re lo sta­to pa­tri­mo­nia­le dell'azien­da, i rap­por­ti di de­bi­to e di cre­di­to de­ri­van­ti dal cor­so de­gli af­fa­ri e il ri­sul­ta­to dei sin­go­li eser­ci­zi an­nua­li. Fan­no par­te dei li­bri au­si­lia­ri, in par­ti­co­la­re, la con­ta­bi­li­tà dei sa­la­ri, la con­ta­bi­li­tà dei de­bi­to­ri e dei cre­di­to­ri, co­me pu­re l'in­ven­ta­rio ag­gior­na­to del­le mer­ci im­ma­gaz­zi­na­te o del­le pre­sta­zio­ni non fat­tu­ra­te.

¹La te­nu­ta dei li­bri di com­mer­cio e il ri­le­va­men­to dei do­cu­men­ti con­ta­bi­li de­vo­no es­se­re con­for­mi ai prin­ci­pi com­mer­cia­li ri­co­no­sciu­ti (con­ta­bi­li­tà re­go­la­re).

²Se i li­bri di com­mer­cio so­no te­nu­ti e con­ser­va­ti su sup­por­to elet­tro­ni­co o in mo­do ana­lo­go e i do­cu­men­ti con­ta­bi­li so­no ri­le­va­ti e con­ser­va­ti su sup­por­to elet­tro­ni­co o in mo­do ana­lo­go, oc­cor­re ri­spet­ta­re i prin­ci­pi del trat­ta­men­to re­go­la­re dei da­ti.¹

³La re­go­la­ri­tà del­la te­nu­ta e del­la con­ser­va­zio­ne dei li­bri è ret­ta dal­le nor­me con­ta­bi­li ri­co­no­sciu­te, sem­pre­ché il Ti­to­lo tren­te­si­mo­se­con­do del Co­di­ce del­le ob­bli­ga­zio­ni, la pre­sen­te or­di­nan­za e al­tre di­spo­si­zio­ni ese­cu­ti­ve non di­spon­ga­no di­ver­sa­men­te.²

I li­bri di com­mer­cio de­vo­no es­se­re te­nu­ti e con­ser­va­ti e i do­cu­men­ti con­ta­bi­li ri­le­va­ti e con­ser­va­ti in mo­do che un'even­tua­le mo­di­fi­ca sia con­sta­ta­bi­le.

¹A di­pen­den­za del­la na­tu­ra e dell'esten­sio­ne dell'azien­da, l'or­ga­niz­za­zio­ne, le com­pe­ten­ze, i mo­di di la­vo­ro e le pro­ce­du­re, l'in­fra­strut­tu­ra (mac­chi­na­ri e pro­gram­mi in­for­ma­ti­ci) ap­pli­ca­ti per te­ne­re e con­ser­va­re i li­bri di com­mer­cio de­vo­no es­se­re do­cu­men­ta­ti sot­to for­ma di istru­zio­ni di la­vo­ro in un mo­do che per­met­ta la com­pren­sio­ne dei li­bri di com­mer­cio e dei do­cu­men­ti con­ta­bi­li.¹

²Le istru­zio­ni di la­vo­ro so­no ag­gior­na­te e con­ser­va­te se­con­do gli stes­si prin­ci­pi e per lo stes­so las­so di tem­po pre­vi­sti per i li­bri di com­mer­cio te­nu­ti con­for­me­men­te a det­te istru­zio­ni.

I li­bri di com­mer­cio e i do­cu­men­ti con­ta­bi­li de­vo­no es­se­re con­ser­va­ti con cu­ra, in mo­do or­di­na­to e pro­tet­ti da in­fluen­ze dan­no­se.

¹I li­bri di com­mer­cio e i do­cu­men­ti con­ta­bi­li de­vo­no es­se­re con­ser­va­ti in mo­do che la per­so­na au­to­riz­za­ta pos­sa con­sul­tar­li e ve­ri­fi­car­li en­tro un ter­mi­ne ade­gua­to, fi­no al­la fi­ne del pe­rio­do di con­ser­va­zio­ne.¹

² Il per­so­na­le, gli ap­pa­rec­chi e i mez­zi au­si­lia­ri so­no mes­si a di­spo­si­zio­ne se ne­ces­sa­rio per la con­sul­ta­zio­ne e la ve­ri­fi­ca.

³Nel qua­dro del di­rit­to di con­sul­ta­zio­ne è re­sa pos­si­bi­le al­la per­so­na au­to­riz­za­ta che lo chie­da la let­tu­ra dei li­bri di com­mer­cio an­che sen­za mez­zi au­si­lia­ri.

¹Le in­for­ma­zio­ni ar­chi­via­te so­no se­pa­ra­te da quel­le at­tua­li op­pu­re con­tras­se­gna­te in mo­do ta­le da per­met­ter­ne la di­stin­zio­ne. La re­spon­sa­bi­li­tà per le in­for­ma­zio­ni ar­chi­via­te è di­sci­pli­na­ta e do­cu­men­ta­ta in mo­do chia­ro.

²È ga­ran­ti­to l'ac­ces­so en­tro un ter­mi­ne ade­gua­to ai da­ti ar­chi­via­ti.

Le in­for­ma­zio­ni so­no in­ven­ta­ria­te si­ste­ma­ti­ca­men­te e pro­tet­te da ac­ces­si non au­to­riz­za­ti. Gli ac­ces­si e le con­sul­ta­zio­ni so­no re­gi­stra­ti. Ta­li re­gi­stra­zio­ni sog­giac­cio­no al­lo stes­so ob­bli­go di con­ser­va­zio­ne dei sup­por­ti di da­ti.

¹So­no am­mes­si per la con­ser­va­zio­ne di do­cu­men­ti:

a.

i sup­por­ti d'in­for­ma­zio­ne inal­te­ra­bi­li, se­gna­ta­men­te la car­ta, i sup­por­ti d'im­ma­gi­ni e i sup­por­ti di da­ti inal­te­ra­bi­li;

b.

i sup­por­ti d'in­for­ma­zio­ne al­te­ra­bi­li quan­do:

1.

so­no ap­pli­ca­ti pro­ce­di­men­ti tec­ni­ci che ga­ran­ti­sco­no l'in­te­gri­tà del­le in­for­ma­zio­ni re­gi­stra­te (ad es. fir­ma di­gi­ta­le);

2.

è pos­si­bi­le pro­va­re in mo­do ine­qui­vo­ca­bi­le il mo­men­to del­la me­mo­riz­za­zio­ne del­le in­for­ma­zio­ni (ad es. per mez­zo del­la mar­ca­tu­ra ora­ria);

3.

so­no ri­spet­ta­te le ul­te­rio­ri pre­scri­zio­ni con­cer­nen­ti l'im­pie­go dei re­la­ti­vi pro­ce­di­men­ti tec­ni­ci in vi­go­re al mo­men­to del­la me­mo­riz­za­zio­ne; e

4.

so­no sta­bi­li­ti e do­cu­men­ta­ti gli svol­gi­men­ti e i pro­ce­di­men­ti at­ti al lo­ro im­pie­go co­me pu­re con­ser­va­te le in­for­ma­zio­ni ne­ces­sa­rie (ver­ba­li e log fi­les).

²I sup­por­ti d'in­for­ma­zio­ne so­no con­si­de­ra­ti al­te­ra­bi­li quan­do le in­for­ma­zio­ni me­mo­riz­za­te su di es­si pos­so­no es­se­re mo­di­fi­ca­te o can­cel­la­te sen­za che sia pos­si­bi­le pro­var­ne la mo­di­fi­ca o la can­cel­la­zio­ne sul sup­por­to di da­ti (na­stri ma­gne­ti­ci, di­schet­ti ma­gne­ti­ci o ma­gne­to ot­ti­ci, di­schi ri­gi­di o amo­vi­bi­li, sup­por­to so­lid sta­te).

¹L'in­te­gri­tà e leg­gi­bi­li­tà dei sup­por­ti d'in­for­ma­zio­ne so­no esa­mi­na­te re­go­lar­men­te.

²I da­ti pos­so­no es­se­re tra­sfe­ri­ti in al­tri for­ma­ti o su al­tri sup­por­ti d'in­for­ma­zio­ne (mi­gra­zio­ne di da­ti) quan­do è ga­ran­ti­to che:

a.

le in­for­ma­zio­ni ri­man­go­no com­ple­te ed esat­te;

b.

la di­spo­ni­bi­li­tà e la leg­gi­bi­li­tà con­ti­nua­no a sod­di­sfa­re le esi­gen­ze le­ga­li.

³La mi­gra­zio­ne di da­ti da un sup­por­to d'in­for­ma­zio­ne a un al­tro è iscrit­ta a ver­ba­le. Que­st'ul­ti­mo è con­ser­va­to as­sie­me al­le in­for­ma­zio­ni.

L'or­di­nan­za del 2 giu­gno 1976¹ con­cer­nen­te la re­gi­stra­zio­ne di do­cu­men­ti da con­ser­va­re è abro­ga­ta.

La pre­sen­te or­di­nan­za en­tra in vi­go­re il 1° giu­gno 2002.