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Art. 20 Contenu, forme et langue 38
1 Les pièces justificatives doivent être produites dans leur forme originale, sous forme de copie papier légalisée ou sous forme électronique. 2 Les pièces justificatives doivent être signées conformément aux exigences légales. Les pièces justificatives sous forme électronique doivent être munies d’une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié au sens de l’art. 2, let. e et j, SCSE39. 3 Les actes authentiques électroniques, les légalisations électroniques et les copies papier légalisées de documents électroniques doivent répondre aux exigences de l’OAAE40. 4 Lorsque des pièces justificatives sont produites dans une langue qui n’est pas une langue officielle du canton, l’office du registre du commerce peut exiger une traduction si celle-ci est nécessaire pour l’examen ou pour la consultation par les tiers; il peut, en cas de besoin, désigner un traducteur. La traduction est également considérée comme une pièce justificative. 38 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 4 de l’O du 8 déc. 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique, en vigueur depuis le 1er fév. 2018 (RO 2018 89). 39 RS 943.03 40 RS 211.435.1
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Art. 21 Signatures
1 Lorsque l’inscription au registre du commerce d’une personne habilitée à représenter l’entité juridique est requise, cette dernière doit déposer sa signature manuscrite auprès de l’office du registre du commerce, conformément à l’une des modalités suivantes: - a.
- elle signe auprès de l’office du registre du commerce.
- b.
- elle dépose sa signature comme pièce justificative auprès de l’office du registre du commerce:
- 1.
- sur papier, légalisée par un officier public,
- 2.
- numérisée électroniquement et légalisée par un officier public ou
- 3.
- numérisée électroniquement et attestée par elle-même.41
2 Lorsqu’elle signe auprès de l’office du registre du commerce, elle doit établir son identité au moyen d’un passeport, d’une carte d’identité ou d’un titre de séjour suisse valables. L’office du registre du commerce légalise la signature.42 3 Pour confirmer elle-même que la signature numérisée électroniquement est la sienne, la personne habilitée à représenter l’entité juridique joint une attestation la reconnaissant comme étant la sienne, qu’elle signe au moyen d’une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié au sens de l’art. 2, let. e et j, SCSE43.44 41 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 1 de l’O du 23 sept. 2011 sur le registre foncier, en vigueur depuis le 1er janv. 2012 (RO 2011 4659). 42 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 6 mars 2020, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 971). 43 RS 943.03 44 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 4 de l’O du 23 nov. 2016 sur la signature électronique, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 4667).
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Art. 22 Statuts et actes de fondation
1 La date des statuts inscrite au registre du commerce est celle du jour où ils ont été: - a.
- adoptés par les fondateurs, ou
- b.
- modifiés pour la dernière fois par l’organe compétent de la société.
2 La date de l’acte de fondation inscrite au registre du commerce est celle du jour où: - a.
- l’acte authentique concernant la constitution de la fondation a été établi;
- b.
- la disposition pour cause de mort a été faite, ou
- c.
- l’acte de fondation a été modifié par le tribunal ou une autorité.
3 Lorsque les statuts ou l’acte de fondation ont été modifiés ou adaptés, une nouvelle version complète doit être remise au registre du commerce. 4 Les documents suivants doivent être attestés conformes par un officier public: - a.
- les statuts:
- 1.
- d’une société anonyme,
- 2.
- d’une société en commandite par actions,
- 3.
- d’une société à responsabilité limitée,
- 4.
- d’une société coopérative,
- 5.
- d’une société d’investissement à capital fixe,
- 6.
- d’une société d’investissement à capital variable;
- b.
- les actes de fondation.45
5 Les statuts d’une association doivent être signés par un membre de la direction.46 45 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 2 fév. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 114). 46 Introduit par le ch. I de l’O du 2 fév. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 114).
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Art. 23 Procès-verbaux de décisions
1 Lorsque les faits à inscrire reposent sur des décisions ou des nominations d’organes d’une personne morale qui ne doivent pas revêtir la forme authentique, doit être produit comme pièce justificative soit le procès-verbal ou un extrait du procès-verbal, soit une décision par voie de circulation de cet organe. 2 Le procès-verbal ou l’extrait de procès-verbal est signé par le président de l’organe qui a pris la décision et par la personne qui a rédigé le procès-verbal; la décision par voie de circulation est signée par tous les membres de cet organe. 3 Le procès-verbal ou l’extrait du procès-verbal de l’organe supérieur de direction ou d’administration ne doit pas être produit lorsque tous les membres de cet organe ont signé la réquisition. Le procès-verbal ou l’extrait de procès-verbal de l’assemblée des associés d’une société à responsabilité limitée ne doit pas non plus être produit lorsque la réquisition est signée par tous les associés inscrits au registre du commerce.
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Art. 24 Existence d’entités juridiques
1 Aucune pièce justificative ne doit être produite afin d’établir l’existence d’une entité juridique inscrite au registre du commerce suisse lors de l’inscription d’un fait. L’office du registre du commerce chargé de l’inscription procède aux vérifications relatives à l’existence d’entités juridiques en consultant la banque de données cantonale du registre du commerce.47 2 L’existence d’une entité juridique qui n’est pas inscrite au registre du commerce suisse est établie par un extrait attesté conforme actuel du registre du commerce étranger ou par un document de même valeur. 47 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 6 mars 2020, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 971).
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Art. 24a Identification de personnes physiques 48
1 L’identité des personnes physiques inscrites au registre du commerce doit être vérifiée au moyen d’un passeport, d’une carte d’identité ou d’un titre de séjour suisse valables ou au moyen de la copie d’un tel document. L’office du registre du commerce peut établir une copie du document présenté pour enregistrer les indications nécessaires à l’identification d’une personne selon l’art. 24b. 2 La preuve de l’identité de personnes physiques peut également être fournie dans un acte authentique ou dans une légalisation de signature pour autant que les indications prévues à l’art. 24b y soient contenues. 3 D’éventuelles copies de documents d’identité sont conservées avec la correspondance. Elles peuvent être détruites dès que l’inscription au registre journalier de la personne physique déploie ses effets juridiques. 48 Introduit par l’annexe ch. 1 de l’O du 23 sept. 2011 sur le registre foncier (RO 2011 4659). Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 6 mars 2020, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 971).
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Art. 24b Indications pour l’identification 49
1 Pour identifier les personnes physiques, les indications suivantes sont enregistrées sur la base du document d’identité: - a.
- le nom de famille;
- b.
- le cas échéant, le nom de jeune-fille;
- c.
- tous les prénoms dans le bon ordre;
- d.
- la date de naissance;
- e.
- le sexe;
- f.
- la commune politique du lieu d’origine ou pour les ressortissants étrangers la nationalité;
- g.
- le type, le numéro et le pays d’émission du document d’identité.
2 En outre les indications suivantes sont enregistrées: - a.
- les éventuels prénoms usuels, diminutifs, noms d’artiste, noms d’alliance, noms reçu dans un ordre religieux ou les noms de partenariat;
- b.
- la commune politique du domicile ou, en cas de domicile à l’étranger, le lieu et le nom du pays;
- c.
- le cas échéant, le numéro personnel non signifiant de la base de données centrale des personnes déjà attribué.50
3 La publicité de ces indications est régie par l’art. 119, al. 1. 49 Introduit par l’annexe ch. 1 de l’O du 23 sept. 2011 sur le registre foncier, en vigueur depuis le 1er janv. 2012 (RO 2011 4659). 50 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 6 mars 2020, en vigueur depuis le 1er avr. 2020 (RO 2020 971).
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Art. 25 Actes authentiques et légalisations étrangers
1 Les actes authentiques et les légalisations établis à l’étranger doivent être accompagnés d’une attestation de l’autorité compétente du lieu où ils ont été dressés, certifiant qu’ils l’ont été par un officier public compétent. Sous réserve de dispositions contraires de traités internationaux, une légalisation du gouvernement étranger et de la représentation diplomatique ou consulaire suisse compétente doit y être jointe. 2 Lorsque, en vertu du droit suisse, un acte authentique doit être dressé et déposé comme pièce justificative auprès de l’office du registre du commerce, ce dernier peut exiger la preuve que la procédure d’instrumentation étrangère a la même valeur que la procédure suisse. Il peut exiger une expertise à ce sujet et désigner l’expert.
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