Verordnung
über die elektronische Geschäftsverwaltung
in der Bundesverwaltung
(GEVER-Verordnung)

¹ Die­se Ver­ord­nung gilt für:

a.

die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten der zen­tra­len Bun­des­ver­wal­tung nach Ar­ti­kel 7 der Re­gie­rungs- und Ver­wal­tungs­or­ga­ni­sa­ti­ons­ver­ord­nung vom 25. No­vem­ber 1998² (RVOV);

b.

die Stel­len, die sich ge­mä­ss Ar­ti­kel 2 Ab­satz 2 der Ver­ord­nung vom 25. No­vem­ber 2020³ über die di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on und die In­for­ma­tik (VD­TI) da­zu ver­pflich­ten, sie ein­zu­hal­ten.⁴

² Die De­par­te­men­te und die Bun­des­kanz­lei kön­nen die ih­nen zu­ge­ord­ne­ten Ver­wal­tungs­ein­hei­ten der de­zen­tra­len Bun­des­ver­wal­tung nach Ar­ti­kel 7a RVOV mit ei­ner Ver­ord­nung der vor­lie­gen­den Ver­ord­nung un­ter­stel­len, so­weit die de­zen­tra­len Ein­hei­ten nicht er­mäch­tigt sind, selbst­stän­dig zu ar­chi­vie­ren.

³ Die Be­stim­mun­gen die­ser Ver­ord­nung über die Zu­stän­dig­kei­ten in der Bun­des­ver­wal­tung (4. Ab­schnitt) gel­ten nur, so­weit das vom IKT-Stan­dard­dienst GE­VER be­reit­ge­stell­te Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­tem (stan­dar­di­sier­tes GE­VER) ge­nutzt wird.

⁴ Die­se Ver­ord­nung gilt nicht, so­weit die Ge­setz­ge­bung für ein Sys­tem ab­wei­chen­de Re­ge­lun­gen auf­stellt.

¹ Die Bun­des­ver­wal­tung be­ar­bei­tet ih­re ge­schäfts­re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen in elek­tro­ni­schen Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­te­men.

² Ge­schäfts­re­le­vant sind In­for­ma­tio­nen, die für den Nach­weis der Ge­schäftstä­tig­keit im Sin­ne von Ar­ti­kel 22 RVOV⁵ not­wen­dig sind.

³ Als Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­tem gilt ein In­for­ma­tik­sys­tem, das im Sin­ne von Ar­ti­kel 57h RVOG der Re­gis­trie­rung, Ver­wal­tung, In­de­xie­rung und Kon­trol­le von Schrift­ver­kehr und Ge­schäf­ten dient.

¹ Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten der zen­tra­len Bun­des­ver­wal­tung nut­zen das stan­dar­di­sier­te GE­VER.

² Sie kön­nen zu­dem für spe­zi­fi­sche Auf­ga­ben ein nicht stan­dar­di­sier­tes Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­tem nach die­ser Ver­ord­nung nut­zen, wenn die fol­gen­den Vor­aus­set­zun­gen er­füllt sind:

a.

Die Er­fül­lung der Auf­ga­ben kann mit dem stan­dar­di­sier­ten GE­VER nicht ad­äquat un­ter­stützt wer­den, und die Be­schaf­fung, Ent­wick­lung und der Be­trieb des nicht stan­dar­di­sier­ten Sys­tems ist da­her un­ter Be­rück­sich­ti­gung al­ler Kos­ten für den Bund ins­ge­samt güns­ti­ger.

b.

Die Vor­aus­set­zung nach Buch­sta­be a ist auf­grund ei­ner do­ku­men­tier­ten Prü­fung nach­ge­wie­sen.

c.

Das zu­stän­di­ge De­par­te­ment be­zie­hungs­wei­se die Bun­des­kanz­lei ha­ben ihr Ein­ver­ständ­nis er­klärt.

¹ Ge­schäfts­re­le­van­te In­for­ma­tio­nen dür­fen nicht in meh­re­ren Sys­te­men par­al­lel be­wirt­schaf­tet wer­den.

² Sie dür­fen vor­über­ge­hend aus­ser­halb von Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­te­men be­ar­bei­tet wer­den, ins­be­son­de­re um die Zu­sam­men­ar­beit mit bun­desex­ter­nen Stel­len zu er­mög­li­chen. Nach Ab­schluss der Ar­bei­ten sind die ge­schäfts­re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen in das je­wei­li­ge Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­tem zu­rück­zu­füh­ren.

¹ Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten le­sen Do­ku­men­te, die auf Pa­pier oder in an­de­rer phy­si­scher Form ein­ge­hen oder er­stellt wer­den und die ge­schäfts­re­le­van­te In­for­ma­tio­nen ent­hal­ten, elek­tro­nisch ein. Aus­ge­nom­men sind phy­si­sche Do­ku­men­te, die sich aus tech­ni­schen Grün­den nicht da­für eig­nen.

² Das elek­tro­ni­sche Do­ku­ment wird für die Zwe­cke der Ge­schäfts­ver­wal­tung als mass­ge­bli­che Ver­si­on be­han­delt.

³ Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten ver­nich­ten die phy­si­schen Do­ku­men­te drei Mo­na­te nach dem Ein­le­sen. Nicht ver­nich­tet wer­den Do­ku­men­te:

a.

so­lan­ge sie auf­grund ge­setz­li­cher Re­ge­lun­gen auf­zu­be­wah­ren sind;

b.

so­lan­ge sie vor­aus­sicht­lich be­nö­tigt wer­den, um recht­s­er­heb­li­che Sach­ver­hal­te zu be­wei­sen; die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten de­fi­nie­ren hier­zu in den Or­ga­ni­sa­ti­ons­vor­schrif­ten (Art. 10) Ka­te­go­ri­en von Do­ku­men­ten;

c.

so­lan­ge sie für die Er­le­di­gung der Ge­schäf­te noch be­nö­tigt wer­den;

d.

die auf­grund ih­rer his­to­ri­schen oder kul­tu­rel­len Be­deu­tung auf­zu­be­wah­ren sind.

⁴ Im Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­tem wird der Stand­ort von nicht ver­nich­te­ten phy­si­schen Do­ku­men­ten fest­ge­hal­ten.

¹ Die Ge­schäftstä­tig­keit der Ver­wal­tungs­ein­heit stützt sich un­ter an­de­rem auf die ord­nungs­ge­mäs­se Ge­schäfts­ver­wal­tung; die­se be­steht na­ment­lich aus der sys­te­ma­ti­schen Auf­zeich­nung des Ge­schäftspro­zes­ses und aus der Ver­wal­tung der da­bei ent­ste­hen­den In­for­ma­tio­nen.

² Die wäh­rend der Lauf­zeit ei­nes Ge­schäfts re­gis­trier­ten In­for­ma­tio­nen müs­sen das Ge­schäft voll­stän­dig und ver­läss­lich do­ku­men­tie­ren.

¹ Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten füh­ren in ih­ren Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­te­men ein Ord­nungs­sys­tem.

² Die In­for­ma­tio­nen sind in Dos­siers ab­zu­le­gen. Je­des Dos­sier muss ei­ner Po­si­ti­on des Ord­nungs­sys­tems ein­deu­tig zu­ge­ord­net sein.

³ Bei Be­darf kön­nen die Dos­siers wei­ter un­ter­teilt wer­den.

¹ Das Ord­nungs­sys­tem muss nach dem Auf­ga­ben­prin­zip auf­ge­baut sein und al­le Auf­ga­ben der Ver­wal­tungs­ein­heit um­fas­sen. Es muss an­ge­mes­sen de­tail­liert und aus­bau­fä­hig sein so­wie ei­ne ein­heit­li­che Sys­te­ma­tik auf­wei­sen.

² Um ei­ne au­to­ma­ti­siert ge­steu­er­te Be­wirt­schaf­tung der In­for­ma­tio­nen im ge­sam­ten Le­bens­zy­klus zu er­mög­li­chen, wer­den Me­ta­da­ten ver­ge­ben be­tref­fend Fe­der­füh­rung, Auf­be­wah­rungs­frist, Da­ten­schutz, Klas­si­fi­zie­rung, Zu­griffs­recht und Ar­chiv­wür­dig­keit.

Nicht ar­chiv­wür­di­ge In­for­ma­tio­nen kön­nen nach Ab­lauf der von der Ver­wal­tungs­ein­heit fest­ge­leg­ten Auf­be­wah­rungs­frist ver­nich­tet wer­den, so­fern nicht auf­grund an­de­rer Er­las­se ei­ne län­ge­re Auf­be­wah­rung vor­ge­schrie­ben ist.

¹ Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten er­las­sen Or­ga­ni­sa­ti­ons­vor­schrif­ten.

² Die Or­ga­ni­sa­ti­ons­vor­schrif­ten re­geln den Auf­bau und den Ab­lauf der Ge­schäfts­ver­wal­tung durch die Zu­wei­sung von Auf­ga­ben, Zu­stän­dig­kei­ten, Ver­fah­ren und Mit­teln.

³ Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten füh­ren ih­re Or­ga­ni­sa­ti­ons­vor­schrif­ten lau­fend nach.

⁴ Sie über­prü­fen re­gel­mäs­sig, ob ih­re Or­ga­ni­sa­ti­ons­vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten wer­den.

¹ In­for­ma­tio­nen, die nach Ar­ti­kel 6 der In­for­ma­ti­ons­schutz­ver­ord­nung vom 4. Ju­li 2007⁶ als VER­TRAU­LICH klas­si­fi­ziert sind, wer­den in Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­te­men ver­schlüs­selt.

² In­for­ma­tio­nen, die nach Ar­ti­kel 5 der In­for­ma­ti­ons­schutz­ver­ord­nung als GE­HEIM klas­si­fi­ziert sind, dür­fen nicht in Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­te­men be­ar­bei­tet wer­den.

Je­de Ver­wal­tungs­ein­heit ist für den Da­ten­schutz in Be­zug auf ihr Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­tem ver­ant­wort­lich.

Die Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­te­me müs­sen Zu­grif­fe auf In­for­ma­tio­nen, Druck und Ver­sand von In­for­ma­tio­nen so­wie Än­de­run­gen an der Klas­si­fi­zie­rung oder an den Zu­griffs­be­rech­ti­gun­gen pro­to­kol­lie­ren.

Die Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­te­me müs­sen es er­mög­li­chen, In­for­ma­tio­nen mit elek­tro­ni­schen Be­stä­ti­gun­gen zu ver­se­hen, ins­be­son­de­re um die Kennt­nis­nah­me zu be­stä­ti­gen oder ei­ne Ge­neh­mi­gung ein­zu­ho­len oder zu er­tei­len.

¹ Die Bun­des­kanz­le­rin oder der Bun­des­kanz­ler be­stimmt auf An­trag des Be­reichs di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on und IKT-Len­kung der Bun­des­kanz­lei (Be­reich DTI der BK) und nach An­hö­rung der Ge­ne­ral­se­kre­tä­ren­kon­fe­renz (GSK) die Stra­te­gie des Bun­des im Be­reich der Ge­schäfts­ver­wal­tung der Bun­des­ver­wal­tung (GE­VER-Stra­te­gie).

² Die Er­ar­bei­tung und die Um­set­zung der GE­VER-Stra­te­gie wer­den vom Be­reich DTI der BK ko­or­di­niert.

¹ Die Fach­grup­pe GE­VER Bund setzt sich zu­sam­men aus ei­ner Ver­tre­te­rin oder ei­nem Ver­tre­ter der Fach­stel­le GE­VER Bund so­wie aus ei­ner Ver­tre­te­rin oder ei­nem Ver­tre­ter je­des De­par­te­ments und der Bun­des­kanz­lei. Die Ver­tre­te­rin oder der Ver­tre­ter der Fach­stel­le GE­VER Bund hat den Vor­sitz.¹⁰

² Die Ver­tre­te­rin­nen und Ver­tre­ter der De­par­te­men­te und der Bun­des­kanz­lei müs­sen:

a.

die ope­ra­ti­ve GE­VER-Ver­ant­wor­tung in ih­rem De­par­te­ment be­zie­hungs­wei­se in der Bun­des­kanz­lei tra­gen;

b.

die Ge­schäfts­sicht ih­res De­par­te­ments be­zie­hungs­wei­se der Bun­des­kanz­lei ver­tre­ten; und

c.

als stän­di­ge Ver­tre­te­rin­nen und Ver­tre­ter be­stimmt wer­den.

³ Je­des Mit­glied der Fach­grup­pe ver­fügt über ei­ne Stim­me. Bei Stim­men­gleich­heit hat die oder der Vor­sit­zen­de den Sti­chent­scheid.

⁴ Mit be­ra­ten­der Stim­me nimmt je ei­ne Ver­tre­te­rin oder ein Ver­tre­ter des Bun­de­sar­chivs und des In­for­ma­ti­on Ser­vice Cen­ter des Eid­ge­nös­si­schen De­par­te­ments für Wirt­schaft, Bil­dung und For­schung (ISCe­co) an den Sit­zun­gen teil. Fall­wei­se kön­nen wei­te­re Per­so­nen zur Be­ra­tung bei­ge­zo­gen wer­den.¹¹

⁵ Die Fach­grup­pe un­ter­stützt die Fach­stel­le GE­VER Bund bei:

a.

der Um­set­zung der GE­VER-Ge­schäftss­tra­te­gie;

b.

der Ein­schät­zung und Kon­so­li­die­rung der Ge­schäfts­an­for­de­run­gen an das stan­dar­di­sier­te GE­VER;

c.

der Er­stel­lung und Ak­tua­li­sie­rung des GE­VER-Leit­fa­dens.

⁶ Sie be­rei­tet die Ent­schei­de des Be­reichs DTI der BK be­tref­fend das stan­dar­di­sier­te GE­VER vor, na­ment­lich Ent­schei­de über die fach­li­che Kon­fi­gu­ra­ti­on und über die Prio­ri­sie­rung der Ge­schäfts­an­for­de­run­gen.¹²

¹ Die Bun­des­kanz­lei führt die Fach­stel­le GE­VER Bund.

² Die Fach­stel­le hat na­ment­lich fol­gen­de Auf­ga­ben:

a.¹³

Sie be­rei­tet die Ge­schäf­te der Fach­grup­pe GE­VER Bund vor und er­füllt die ihr von der Fach­grup­pe er­teil­ten Auf­trä­ge.

b. und c.¹⁴

...

d.

Sie nimmt Ge­schäfts­an­for­de­run­gen an das stan­dar­di­sier­te GE­VER auf Stu­fe der De­par­te­men­te und der Bun­des­kanz­lei auf, prüft die­se ins­be­son­de­re auf de­ren Bei­trag zur Um­set­zung der GE­VER-Ge­schäftss­tra­te­gie und nimmt ei­ne Kon­so­li­die­rung so­wie Prio­ri­sie­rung der An­for­de­run­gen zu­han­den der Fach­grup­pe GE­VER Bund vor. Sie nimmt die In­ter­es­sen für die Um­set­zung der Ge­schäfts­an­for­de­run­gen im IKT-Stan­dard­dienst GE­VER aus Ge­schäfts­sicht wahr.

e.

Sie in­iti­iert, be­glei­tet und ko­or­di­niert Vor­ha­ben zur Iden­ti­fi­ka­ti­on und Um­set­zung von ver­wal­tungs­ein­heits­über­grei­fen­den Ge­schäftspro­zes­sen und E-Go­ver­n­ment-Vor­ha­ben, die ganz oder teil­wei­se mit dem stan­dar­di­sier­ten GE­VER ab­ge­wi­ckelt wer­den kön­nen. Sie un­ter­stützt die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten bei ent­spre­chen­den Um­set­zungs­vor­ha­ben und stellt ins­be­son­de­re die Ak­tua­li­sie­rung der da­zu not­wen­di­gen Kon­fi­gu­ra­tio­nen des stan­dar­di­sier­ten GE­VER si­cher.

f.

Sie nimmt An­for­de­run­gen an die bun­des­weit gel­ten­de fach­li­che Kon­fi­gu­ra­ti­on des stan­dar­di­sier­ten GE­VER auf Stu­fe der De­par­te­men­te und der Bun­des­kanz­lei auf und stellt zu­han­den der Fach­grup­pe GE­VER Bund Än­de­rungs­an­trä­ge. Sie nimmt die In­ter­es­sen für die Um­set­zung der fach­li­chen Kon­fi­gu­ra­ti­on im stan­dar­di­sier­ten GE­VER wahr.

g.

Sie nimmt An­for­de­run­gen an die bun­des­weit gel­ten­den Do­ku­ment­vor­la­gen des stan­dar­di­sier­ten GE­VER auf Stu­fe der De­par­te­men­te und der Bun­des­kanz­lei auf, stimmt die­se mit der Fach­stel­le CD Bund und den Fachäm­tern ab und stellt zu­han­den der Fach­grup­pe GE­VER Bund Än­de­rungs­an­trä­ge. Sie or­ga­ni­siert Schu­lun­gen zur Ver­wen­dung der Vor­la­gen, berät und un­ter­stützt die Vor­la­gen­ver­ant­wort­li­chen der De­par­te­men­te und der Bun­des­kanz­lei bei der Um­set­zung spe­zi­fi­scher Vor­la­gen und ver­wal­tet das zen­tra­le Vor­la­gen­ma­na­ge­ment.

h.

Sie er­stellt und pflegt den GE­VER-Leit­fa­den; die­ser gibt den Ver­wal­tungs­ein­hei­ten Emp­feh­lun­gen ab zum Um­gang mit dem stan­dar­di­sier­ten GE­VER und stellt ih­nen Er­fah­run­gen zur Ver­fü­gung.

i.

Sie or­ga­ni­siert An­läs­se zur För­de­rung des Er­fah­rungs­aus­tauschs.

j.

Sie er­stellt und ak­tua­li­siert die ver­wal­tungs­ein­heits­neu­tra­len Schu­lungs­un­ter­la­gen für das stan­dar­di­sier­te GE­VER und stellt die­se al­len Ver­wal­tungs­ein­hei­ten zur Ver­fü­gung.

k.

Sie er­stellt jähr­lich zu­han­den des Bun­des­ra­tes den «Tä­tig­keits­be­richt GE­VER Bund».

³ Sie ar­bei­tet mit Or­ga­ni­sa­tio­nen und Part­nern im Be­reich der elek­tro­ni­schen Ge­schäfts­ver­wal­tung zu­sam­men und ver­tritt den Bund in ent­spre­chen­den Or­ga­ni­sa­tio­nen.

⁴ Sie kann zur Er­fül­lung ih­rer Auf­ga­ben tem­po­rä­re Ar­beits­grup­pen ein­set­zen. Die De­par­te­men­te und die Bun­des­kanz­lei be­nen­nen ih­re Ver­tre­te­rin­nen und Ver­tre­ter.

Es wer­den auf­ge­ho­ben:

a.

die GE­VER-Ver­ord­nung vom 30. No­vem­ber 2012¹⁵;

b.

die Wei­sun­gen des EDI vom 13. Ju­ni 1999¹⁶ über die Ak­ten­füh­rung in der Bun­des­ver­wal­tung.

Die nach­ste­hen­den Er­las­se wer­den wie folgt ge­än­dert:

...¹⁷

¹ Nicht stan­dar­di­sier­te Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­te­me kön­nen bis zum En­de ih­res Le­bens­zy­klus ge­stützt auf die­se Ver­ord­nung ge­nutzt wer­den, auch wenn die Vor­aus­set­zun­gen nach Ar­ti­kel 3 Ab­satz 2 nicht er­füllt sind, so­fern beim In­kraft­tre­ten die­ser Ver­ord­nung:

a.

ihr Be­trieb schon auf­ge­nom­men wor­den ist; oder

b.

ih­re Er­neue­rung oder Be­schaf­fung nur noch mit un­ver­hält­nis­mäs­si­gem Auf­wand ab­ge­bro­chen wer­den kann.

² Ab­satz 1 kann nicht an­ge­ru­fen wer­den für Sys­te­me, die im Rah­men des Pro­gramms GE­NO­VA durch das stan­dar­di­sier­te GE­VER ab­ge­löst wer­den sol­len.

Die­se Ver­ord­nung tritt am 1. April 2020 in Kraft.