Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1, arrête: |
Section 1 Dispositions générales |
Art. 1 Champ d’application
1 La présente ordonnance s’applique:
2 Les départements et la Chancellerie fédérale peuvent, par ordonnance, soumettre à la présente ordonnance les unités de l’administration fédérale décentralisée au sens de l’art. 7a OLOGA qui leur sont rattachées si celles-ci ne sont pas autorisées à archiver elles-mêmes leurs documents. 3 Les dispositions de la présente ordonnance relatives aux compétences dans l’administration fédérale (section 4) ne s’appliquent qu’en cas d’utilisation du système de gestion des affaires proposé par le service TIC standardisé GEVER (GEVER standardisé). 4 La présente ordonnance ne s’applique pas lorsqu’un système est soumis à une législation prévoyant des règles différentes. 4 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). |
Art. 2 Contenu et but des systèmes de gestion des affaires
1 L’administration fédérale traite les informations importantes pour les affaires au moyen de systèmes de gestion électronique des affaires. 2 Sont considérées comme importantes pour les affaires les informations nécessaires à la consignation de l’activité de l’administration fédérale au sens de l’art. 22 OLOGA5. 3 Par système de gestion des affaires, on entend un système informatique visant à enregistrer, gérer, indexer et contrôler la correspondance et les dossiers au sens de l’art. 57h LOGA. |
Art. 3 Utilisation de GEVER standardisé et de systèmes de gestion des affaires non standardisés
1 Les unités de l’administration fédérale centrale utilisent GEVER standardisé. 2 Elles peuvent en outre utiliser un système de gestion des affaires non standardisé, au sens de la présente ordonnance, pour remplir des tâches spécifiques si les conditions suivantes sont réunies:
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Art. 4 Interdiction des traitements parallèles
1 Les informations importantes pour les affaires ne doivent pas être traitées parallèlement dans plusieurs systèmes. 2 Elles peuvent être traitées provisoirement hors d’un système de gestion des affaires, notamment en cas de collaboration avec des services externes à l’administration fédérale. Une fois le travail hors du système terminé, elles doivent être replacées dans leurs systèmes respectifs. |
Section 3 Protection des informations et des données |
Art. 11 Traitement d’informations classifiées
1 Les informations classifiées CONFIDENTIEL en vertu de l’art. 6 de l’ordonnance du 4 juillet 2007 concernant la protection des informations (OPrI)6 sont chiffrées dans les systèmes de gestion des affaires. 2 Les informations classifiées SECRET en vertu de l’OPrI ne doivent pas être traitées dans les systèmes de gestion des affaires. |
Section 4 Stratégie GEVER et compétences dans l’administration fédérale 7
7 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). |
Art. 15 Stratégie GEVER 8
1 Le chancelier de la Confédération, sur proposition du secteur Transformation numérique et gouvernance de l’informatique de la Chancellerie fédérale (secteur TNI de la ChF) et après avoir entendu la Conférence des secrétaires généraux (CSG), définit la stratégie de la Confédération en matière de gestion des affaires de l’administration fédérale (stratégie GEVER). 2 L’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie GEVER sont coordonnées par le secteur TNI de la ChF. 8 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). |
Art. 169
9 Abrogé par l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, avec effet au 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). |
Art. 17 Groupe spécialisé GEVER Confédération
1 Le Groupe spécialisé GEVER Confédération est composé d’un représentant du Service GEVER Confédération et d’un représentant de chaque département et de la Chancellerie fédérale. Le représentant du Service GEVER Confédération préside le groupe.10 2 Les représentants des départements et de la Chancellerie fédérale doivent:
3 Chaque membre du groupe dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante. 4 Un représentant des Archives fédérales suisses et un représentant du Centre de services informatiques du Département fédéral de l’économie, de la formation et de la recherche participent aux séances à titre consultatif. D’autres personnes peuvent être invitées à y participer ponctuellement à titre consultatif.11 5 Le Groupe spécialisé GEVER Confédération aide le Service GEVER Confédération à:
6 Il prépare les décisions du secteur TNI de la ChF relatives à GEVER standardisé, notamment les décisions relatives à la configuration spécialisée et à l’ordre de priorité des exigences relatives aux affaires.12 10 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). 11 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). 12 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). |
Art. 18 Service GEVER Confédération
1 Le Service GEVER Confédération est rattaché à la Chancellerie fédérale. 2 Ses tâches sont notamment les suivantes:13
3 Le Service GEVER Confédération collabore avec des organisations et des partenaires dans le domaine de la gestion électronique des affaires et représente la Confédération auprès de ces organisations. 4 Il peut constituer des groupes de travail temporaires pour exécuter ses tâches. Les départements et la Chancellerie fédérale nomment leurs représentants. 13 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). 14 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). 15 Abrogées par l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, avec effet au 1er janv. 2021 (RO 2020 5871). |
Section 5 Dispositions finales |
Art. 19 Abrogation d’autres actes
Sont abrogées:
16 [RO 2012 6669, 2014 723] 17 [FF 1999 4988] |
Art. 20 Modification d’autres actes
Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit: …18 18 Les mod. peuvent être consultées au RO 20191311. |
Art. 21 Dispositions transitoires
1 Les systèmes de gestion des affaires non standardisés qui ne remplissent pas les conditions de l’art. 3, al. 2, peuvent être exploités jusqu’à la fin de leur cycle de vie si, à l’entrée en vigueur de la présente ordonnance:
2 L’al. 1 n’est pas applicable aux systèmes qui doivent être remplacés par GEVER standardisé dans le cadre du programme GENOVA. |