Ordonnance
sur le système d’information relatif au service VIP
(Ordonnance SIVIP)

La présente or­don­nance règle l’ex­ploit­a­tion et l’util­isa­tion du sys­tème d’in­form­a­tion re­latif au ser­vice VIP (SI­VIP) du Pro­to­cole du Dé­parte­ment fédéral des af­faires étrangères (DFAE) au sein du Secrétari­at d’État du DFAE.

¹ Le SI­VIP per­met au Pro­to­cole du DFAE d’as­sumer les tâches qui lui re­vi­ennent en matière d’autor­isa­tion du ser­vice VIP dans les aéro­ports.

² Dans cette op­tique, ce sys­tème of­fre les pos­sib­il­ités suivantes:

a.

les re­présent­a­tions étrangères com­pétentes pour la Suisse peuvent re­m­p­lir en ligne le for­mu­laire de de­mande de ser­vice VIP pour les dig­nitaires;

b.

les re­présent­a­tions étrangères com­pétentes pour la Suisse peuvent trans­mettre la note verbale ac­com­pag­nant la de­mande;

c.

les de­mandes peuvent être traitées par voie élec­tro­nique et trans­mises aux ser­vices con­cernés con­formé­ment à l’art. 7, al. 4;

d.

les de­mandes peuvent être archivées à des fins de véri­fic­a­tion de l’activ­ité;

e.

les de­mandes peuvent être val­idées par timbre élec­tro­nique.

Le Pro­to­cole du DFAE est re­spons­able du SI­VIP.

Sont traitées dans le SI­VIP des don­nées re­l­at­ives aux per­sonnes fig­ur­ant dans l’an­nexe et re­l­at­ives aux re­présent­a­tions étrangères com­pétentes pour la Suisse.

Dans le SI­VIP, les don­nées suivantes sont traitées:

a

au sujet des per­sonnes fig­ur­ant aux ch. 1 à 5 de l’an­nexe:

1.

prénom, nom et titre,

2.

mo­tif de la vis­ite,

3.

dates d’ar­rivée et de dé­part, aéro­port et numéro de vol,

4.

ser­vice ou per­sonne in­vitant à une vis­ite of­fi­ci­elle,

5.

in­dic­a­tions con­cernant la re­présent­a­tion étrangère com­pétente pour la Suisse;

b.

au sujet des per­sonnes fig­ur­ant au ch. 6 de l’an­nexe:

1.

prénom, nom et numéro de passe­port,

2.

dates d’ar­rivée et de dé­part, aéro­port et numéro de vol,

3.

in­dic­a­tions re­l­at­ives à l’arm­ement (marque et cal­ibre des armes à feu et des mu­ni­tions),

4.

in­dic­a­tions con­cernant la re­présent­a­tion étrangère com­pétente pour la Suisse.

Tout doc­u­ment re­latif aux af­faires sais­ies élec­tro­nique­ment peut être en­re­gis­tré dans le SI­VIP.

¹ Les don­nées sont en­re­gis­trées par les re­présent­a­tions étrangères com­pétentes pour la Suisse, qui peuvent les traiter tant que la de­mande n’a ni été ap­prouvée ni re­fusée.

² Dans la mesure où l’ac­com­p­lisse­ment de ses tâches l’ex­ige, l’unité In­form­atique DFAE peut traiter toutes les don­nées dans le SI­VIP.

³ Les col­lab­or­at­eurs com­pétents du Pro­to­cole du DFAE ont le droit de traiter toutes les don­nées dans le SI­VIP.

⁴ Les en­tités suivantes peuvent con­sul­ter toutes les don­nées dans le SI­VIP (droit de lec­ture) pour les mo­tifs énon­cés ci-après:

a.

l’Of­fice fédéral de la po­lice: pour garantir la sé­cur­ité des per­sonnes citées dans l’an­nexe et pour in­stru­ire les corps de po­lice dans les aéro­ports;

b.

les aéro­ports suisses: pour la mise à dis­pos­i­tion du ser­vice VIP;

c.

l’Of­fice fédéral de l’avi­ation civile: pour l’oc­troi d’autor­isa­tions d’at­ter­ris­sage et de dé­col­lage (autor­isa­tions dip­lo­matiques);

d.

les di­vi­sions de la Dir­ec­tion poli­tique du DFAE: pour la col­lecte des noms des membres de délég­a­tion ou d’autres in­form­a­tions per­tin­entes dès lors qu’il s’agit d’une vis­ite of­fi­ci­elle;

e.

l’Of­fice fédéral de la com­mu­nic­a­tion: pour l’at­tri­bu­tion de fréquences ra­dio aux gardes du corps;

f.

l’In­spec­tion des dou­anes de Berne: pour la régle­ment­a­tion des form­al­ités dou­an­ières.

⁵ Le droit de traite­ment des don­nées s’ex­erce par la voie de la procé­dure d’ac­cès en ligne.

¹ La per­sonne re­spons­able de l’ap­plic­a­tion at­tribue les droits d’ac­cès in­di­viduels aux util­isateurs du SI­VIP.

² Elle véri­fie au moins une fois par an si les con­di­tions re­l­at­ives aux droits d’ac­cès sont tou­jours re­m­plies.

¹ L’unité In­form­atique DFAE est re­spons­able de l’ex­ploit­a­tion tech­nique du SI­VIP.

² L’ad­min­is­trat­eur sys­tème gère le sys­tème in­form­atique, la base de don­nées et les ap­plic­a­tions du SI­VIP.

³ La per­sonne re­spons­able de l’ap­plic­a­tion sert d’in­ter­face entre l’ad­min­is­trat­eur sys­tème et les util­isateurs. Elle est em­ployée au Pro­to­cole du DFAE.

¹ Le Pro­to­cole du DFAE veille à ce que les don­nées per­son­nelles dans le SI­VIP soi­ent traitées con­formé­ment aux pre­scrip­tions en vi­gueur.

² Il s’as­sure que les don­nées per­son­nelles sais­ies dans le SI­VIP sont ex­act­es, com­plètes et à jour.

¹ La sé­cur­ité des don­nées et la sé­cur­ité in­form­atique sont ré­gies par:

a.

l’or­don­nance du 14 juin 1993 re­l­at­ive à la loi fédérale sur la pro­tec­tion des don­nées²;

b.

l’or­don­nance du 27 mai 2020 sur les cy­ber­risques³.⁴

² Le Pro­to­cole du DFAE édicte un règle­ment re­latif au traite­ment des don­nées. Ce derni­er défin­it les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles re­quises pour as­surer la sé­cur­ité des don­nées ain­si que le con­trôle du traite­ment des don­nées.

¹ Les don­nées per­son­nelles sais­ies dans le SI­VIP sont détru­ites cinq ans après le derni­er traite­ment.

² Les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion re­l­at­ive à l’archiv­age sont réser­vées.

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1^er jan­vi­er 2016.