Verordnung
über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals
(BPDV)

¹ Die­se Ver­ord­nung re­gelt die Be­ar­bei­tung der Per­so­nen­da­ten von Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­bern so­wie von An­ge­stell­ten und ehe­ma­li­gen An­ge­stell­ten der Bun­des­ver­wal­tung nach Ar­ti­kel 1 Ab­satz 1 der Bun­des­per­so­nal­ver­ord­nung vom 3. Ju­li 2001⁴, mit Aus­nah­me des ETH-Be­reichs, so­wie von:

a.

dem Ob­li­ga­tio­nen­recht⁵ un­ter­stell­tem Per­so­nal (Art. 6 Abs. 5 und 6 BPG);

b.

im Aus­land pri­vat­recht­lich an­ge­stell­tem und nicht ver­setz­ba­rem Per­so­nal des Eid­ge­nös­si­schen De­par­te­ments für aus­wär­ti­ge An­ge­le­gen­hei­ten (EDA);

c.

ler­nen­den Per­so­nen, die dem Be­rufs­bil­dungs­ge­setz vom 13. De­zem­ber 2002⁶ un­ter­ste­hen;

d.

Per­so­nal nach der Ver­ord­nung vom 2. De­zem­ber 2005⁷ über das Per­so­nal für die Frie­dens­för­de­rung, die Stär­kung der Men­schen­rech­te und die hu­ma­ni­täre Hil­fe.

² Das 4. und das 6. Ka­pi­tel die­ser Ver­ord­nung gel­ten zu­sätz­lich für Per­so­nen, die mit der Bun­des­ver­wal­tung in ei­nem Auf­trags­ver­hält­nis oder in ei­nem Per­so­nal­ver­leih­ver­hält­nis ste­hen, so­wie für Ho­no­rar­kon­su­lin­nen und Ho­no­rar­kon­su­le.⁸

³ Die­se Ver­ord­nung gilt nicht, so­weit das Bun­des­ge­setz vom 3. Ok­to­ber 2008⁹ über mi­li­tä­ri­sche und an­de­re In­for­ma­ti­ons­sys­te­me im VBS (MIG) und die Ver­ord­nung vom 16. De­zem­ber 2009¹⁰ über mi­li­tä­ri­sche und an­de­re In­for­ma­ti­ons­sys­te­me im VBS (MIV) Re­ge­lun­gen ent­hal­ten über die Be­ar­bei­tung der Per­so­nen­da­ten von Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­bern oder von An­ge­stell­ten und ehe­ma­li­gen An­ge­stell­ten des Eid­ge­nös­si­schen De­par­te­ments für Ver­tei­di­gung, Be­völ­ke­rungs­schutz und Sport (VBS).¹¹

Vor der Ein­füh­rung oder Än­de­rung ei­nes In­for­ma­ti­ons­sys­tems oder ei­ner Da­ten­bank wer­den die An­ge­stell­ten in­for­miert.

Die An­ge­stell­ten kön­nen die Da­ten­schutz­be­ra­te­rin­nen und -be­ra­ter ih­rer Ver­wal­tungs­ein­heit oder ih­res De­par­te­ments um Be­ra­tung an­ge­hen.

¹ Die in Pa­pier­form ge­sam­mel­ten Da­ten sind un­ter Ver­schluss zu hal­ten.

² Für die In­for­ma­ti­ons­sys­te­me nach die­ser Ver­ord­nung kann das Eid­ge­nös­si­sche Per­so­nal­amt (EPA) Wei­sun­gen er­las­sen. Die­se re­geln na­ment­lich die or­ga­ni­sa­to­ri­schen und die tech­ni­schen Mass­nah­men zur Ge­währ­leis­tung der Da­ten­si­cher­heit so­wie die Kon­trol­le der Da­ten­be­ar­bei­tung.

³ Die Per­so­nal­diens­te, die Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal und die Vor­ge­setz­ten der Ver­wal­tungs­ein­hei­ten tref­fen in ih­rem Be­reich die an­ge­mes­se­nen or­ga­ni­sa­to­ri­schen und tech­ni­schen Mass­nah­men zur Si­che­rung der Per­so­nen­da­ten.

¹ Die be­trof­fe­nen Per­so­nen kön­nen ihr Aus­kunfts-, Be­rich­ti­gungs- und Lö­schungs­recht beim je­wei­li­gen Per­so­nal­dienst, bei der Per­so­nal- und So­zi­al­be­ra­tung der Bun­des­ver­wal­tung (PSB) so­wie bei den durch das Eid­ge­nös­si­sche Fi­nanz­de­par­te­ment be­zeich­ne­ten Ärz­tin­nen und Ärz­ten gel­tend ma­chen. Vor­be­hal­ten blei­ben die Ar­ti­kel 15 und 27.¹³

² Un­rich­ti­ge Da­ten sind von Am­tes we­gen zu be­rich­ti­gen.

¹ Die Amts­di­rek­to­rin­nen und Amts­di­rek­to­ren sind ver­ant­wort­lich für die vor­gän­gi­ge In­for­ma­ti­on der An­ge­stell­ten, de­ren Da­ten im Zu­sam­men­hang mit der be­ruf­li­chen Tä­tig­keit im In­tra­net, in ei­nem in­ter­nen Pu­bli­ka­ti­ons­or­gan oder am An­schlag­brett ver­öf­fent­licht wer­den sol­len.

² Die In­for­ma­ti­on um­fasst die vor­ge­se­he­ne Pu­bli­ka­ti­ons­form und den Hin­weis, dass An­ge­stell­te, die mit der Ver­öf­fent­li­chung nicht ein­ver­stan­den sind, dies je­der­zeit schrift­lich mit­tei­len kön­nen.

³ Die Ver­öf­fent­li­chung be­son­ders schüt­zens­wer­ter Per­so­nen­da­ten be­darf der schrift­li­chen Ein­wil­li­gung der be­trof­fe­nen Per­son.

¹ An Drit­te, ins­be­son­de­re an neue Ar­beit­ge­ber, an Bank- und Kre­dit­in­sti­tu­te oder an Ver­mie­te­rin­nen und Ver­mie­ter, dür­fen Da­ten nur mit schrift­li­cher Ein­wil­li­gung der be­trof­fe­nen Per­son wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Wer Da­ten wei­ter­gibt, muss über­prü­fen, ob ei­ne ent­spre­chen­de Ein­wil­li­gung vor­liegt.

² Die Ein­wil­li­gung der be­trof­fe­nen Per­son gilt als ge­ge­ben, wenn sie ei­ne an­de­re Per­son als Re­fe­renz­per­son für die Aus­kunft­s­er­tei­lung be­zeich­net hat.

³ Die Da­ten­wei­ter­ga­be be­schränkt sich auf die für den Zweck der An­fra­ge not­wen­di­gen In­for­ma­tio­nen.

⁴ Die Be­stim­mun­gen die­ses Ar­ti­kels gel­ten auch für An­ge­stell­te, die in­ner­halb der Bun­des­ver­wal­tung die Ver­wal­tungs­ein­heit wech­seln. Vor­be­hal­ten blei­ben die Ar­ti­kel 7a, 7b, 22 und 35.¹⁴

Für die Vor­be­rei­tung und Um­set­zung von Re­or­ga­ni­sa­tio­nen und or­ga­ni­sa­to­ri­schen Be­triebs­über­nah­men kön­nen Da­ten an die neue Ver­wal­tungs­ein­heit wei­ter­ge­ge­ben wer­den, wel­che für die Über­prü­fung der Zu­mut­bar­keit ei­ner Stel­le oder die Über­nah­me der Ar­beits­ver­hält­nis­se not­wen­dig sind. Die be­trof­fe­ne an­ge­stell­te Per­son ist über die Da­ten­wei­ter­ga­be zu in­for­mie­ren.

Da­ten­wei­ter­ga­ben zwi­schen Ver­wal­tungs­ein­hei­ten sind mög­lich, wenn zu­guns­ten ei­ner an­ge­stell­ten Per­son ei­ne un­ge­recht­fer­tig­te fi­nan­zi­el­le Leis­tung fest­ge­stellt wur­de oder ein be­grün­de­ter Ver­dacht auf ei­ne sol­che be­steht. Die be­trof­fe­ne an­ge­stell­te Per­son ist über die Da­ten­wei­ter­ga­be zu in­for­mie­ren.

¹ Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­ber rei­chen ihr Be­wer­bungs­dos­sier in elek­tro­ni­scher Form ein. Aus­nahms­wei­se kön­nen sie das Be­wer­bungs­dos­sier in Pa­pier­form ein­rei­chen.¹⁷

² Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten kön­nen in Pa­pier­form ein­ge­reich­te Be­wer­bungs­dos­siers ein­le­sen.

³ Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten kön­nen an­stel­le des Be­wer­bungs­ge­sprä­ches vor Ort ei­ne Au­dio- oder Vi­deo­kon­fe­renz durch­füh­ren oder von der Be­wer­be­rin oder dem Be­wer­ber er­stell­te Auf­nah­men nut­zen. Die Auf­zeich­nun­gen sind Teil des Be­wer­bungs­dos­siers.¹⁸

¹ Das Be­wer­bungs­dos­sier kann be­son­ders schüt­zens­wer­te Per­so­nen­da­ten ent­hal­ten, ins­be­son­de­re im Le­bens­lauf.¹⁹

² Es kann ins­be­son­de­re die in An­hang 1 auf­ge­führ­ten Da­ten ent­hal­ten.

¹ Die Per­so­nal­diens­te, die Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal und die für die Aus­wahl ver­ant­wort­li­chen Per­so­nen be­ar­bei­ten die Da­ten der Be­wer­bungs­dos­siers in ih­rem Be­reich, so­weit es für die Er­fül­lung ih­rer Auf­ga­ben not­wen­dig ist.

² Am En­de des Be­wer­bungs­ver­fah­rens wer­den die Da­ten der Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­ber, die an­ge­stellt wer­den, in das Per­so­nal­dos­sier (Art. 19–23) und in das In­for­ma­ti­ons­sys­tem für das Per­so­nal­da­ten­ma­na­ge­ment (Art. 30–38) über­tra­gen. Aus­ge­nom­men da­von sind die Auf­zeich­nun­gen nach Ar­ti­kel 8 Ab­satz 3.²⁰

³ Den ab­ge­wie­se­nen Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­bern wer­den die in Pa­pier­form ein­ge­reich­ten Be­wer­bungs­dos­siers zu­rück­ge­sen­det. Die üb­ri­gen Da­ten wer­den, mit Aus­nah­me des Be­wer­bungs­schrei­bens, spä­tes­tens drei Mo­na­te nach Ab­schluss des Be­wer­bungs­ver­fah­rens ver­nich­tet. Be­son­de­re Ver­ein­ba­run­gen mit den Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­bern blei­ben vor­be­hal­ten. Die Auf­be­wah­rungs­frist ei­nes Dos­siers kann ver­län­gert wer­den, wenn die­ses für die Be­hand­lung von Be­schwer­den nach Ar­ti­kel 13 Ab­satz 2 des Gleich­stel­lungs­ge­set­zes vom 24. März 1995²¹ be­nö­tigt wird.

¹ Für fol­gen­de Ab­klä­run­gen ist das aus­drück­li­che Ein­ver­ständ­nis der Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­ber er­for­der­lich:

a.

die Durch­füh­rung von Per­sön­lich­keits­tests;

b.

das Ein­ho­len von Re­fe­ren­zen;

c.

das Ein­ho­len von gra­fo­lo­gi­schen Gut­ach­ten.

² Die Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­ber müs­sen vor der Durch­füh­rung von Per­sön­lich­keits­tests in­for­miert wer­den über:

a.

den Zweck der Tests;

b.

die Ver­wen­dung der Tes­t­er­geb­nis­se; und

c.

den Per­so­nen­kreis, der über die Tes­t­er­geb­nis­se in­for­miert wird.

Das In­for­ma­ti­ons­sys­tem für die Re­kru­tie­rung von Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern (In­for­ma­ti­ons­sys­tem E‑Re­kru­tie­rung) dient da­zu, Stel­len aus­zu­schrei­ben und den Be­wer­bungs­pro­zess zu ver­ein­fa­chen.

¹ Das In­for­ma­ti­ons­sys­tem E-Re­kru­tie­rung be­steht aus den Kom­po­nen­ten E-Dis­po­si­ti­ons­an­wen­dung und Be­wer­bungs­ma­na­ge­ment.

² Mit der E-Dis­po­si­ti­ons­an­wen­dung wer­den die Stel­len­in­se­ra­te er­stellt und pu­bli­ziert.

³ Im Be­wer­bungs­ma­na­ge­ment wer­den aus­zu­schrei­ben­de Stel­len mit den not­wen­di­gen In­for­ma­tio­nen er­fasst und die Da­ten der Be­wer­be­rin­nen und Be­wer­ber be­ar­bei­tet.

¹ Die im De­par­te­ment ver­ant­wort­li­che Per­son er­teilt auf An­trag der Ver­wal­tungs­ein­hei­ten de­ren Per­so­nal­diens­ten und den Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal die Zu­griffs­rech­te.

² Die Per­so­nal­diens­te und die Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal er­tei­len im Ein­zel­fall den für die Aus­wahl ver­ant­wort­li­chen Per­so­nen die Zu­griffs­rech­te.

Bei ei­ner elek­tro­ni­schen Be­wer­bung kann die Be­wer­be­rin oder der Be­wer­ber das Aus­kunfts-, Be­rich­ti­gungs- und Lö­schungs­recht im In­for­ma­ti­ons­sys­tem E-Re­kru­tie­rung sel­ber wahr­neh­men.

¹ Die Zu­grif­fe und die Än­de­run­gen im In­for­ma­ti­ons­sys­tem E-Re­kru­tie­rung wer­den lau­fend pro­to­kol­liert.

² Die Pro­to­kol­le wer­den vom EPA wäh­rend ei­nem Jahr ge­trennt vom Sys­tem, in wel­chem die Per­so­nen­da­ten be­ar­bei­tet wer­den, auf­be­wahrt.²²

³ Sie kön­nen zwecks Über­prü­fung, ob die Da­ten­schutz­vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten wer­den, von der für die Über­wa­chung die­ser Vor­schrif­ten zu­stän­di­gen Stel­le des EPA aus­ge­wer­tet wer­den.

¹ Das EPA ist für das In­for­ma­ti­ons­sys­tem E-Re­kru­tie­rung ver­ant­wort­lich.

² Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten sind für die Da­ten­be­ar­bei­tung in ih­rem Be­reich ver­ant­wort­lich; vor­be­hal­ten bleibt die Ver­ant­wor­tung der De­par­te­men­te für ih­re Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal.

Die Per­so­nal­diens­te und die Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal ver­nich­ten die Da­ten des In­for­ma­ti­ons­sys­tems E-Re­kru­tie­rung spä­tes­tens drei Mo­na­te nach Ab­schluss des Be­wer­bungs­ver­fah­rens. Vor­be­hal­ten bleibt Ar­ti­kel 10 Ab­sät­ze 2 und 3.

¹ Das Per­so­nal­dos­sier kann fol­gen­de Ka­te­go­ri­en be­son­ders schüt­zens­wer­ter Per­so­nen­da­ten ent­hal­ten:

a.

An­ga­ben zur Per­son, ih­rer Fa­mi­lie und ih­ren An­ge­hö­ri­gen;

b.

In­for­ma­tio­nen aus den Be­wer­bungs­un­ter­la­gen;

c.²³

Da­ten über die Ge­sund­heit in Be­zug auf das Ar­beits­ver­hält­nis, ins­be­son­de­re Arzt­zeug­nis­se so­wie Ab­sen­zen in­fol­ge von Krank­heit und Un­fall, me­di­zi­ni­sche Ex­per­ti­sen, Eig­nungs­be­ur­tei­lun­gen und Da­ten des Ca­se Ma­na­ge­ment;

d.

An­ga­ben zu Leis­tun­gen, Kom­pe­ten­zen und Po­ten­zi­al;

e.

Ar­beits­zeug­nis­se;

f.

Ver­fah­rens­ak­ten und Ent­schei­de von Be­hör­den, ins­be­son­de­re Lohn­pfän­dun­gen, Ver­fü­gun­gen der Fach­stel­le für Per­so­nen­si­cher­heits­prü­fun­gen, Aus­zü­ge aus Ge­richts­ur­tei­len zwecks Fest­le­gung der An­spruchs­be­rech­ti­gung für Fa­mi­li­en­zu­la­gen, Ak­ten be­tref­fend Strei­tig­kei­ten aus dem Ar­beits­ver­hält­nis so­wie Ak­ten be­tref­fend Dis­zi­pli­nar­un­ter­su­chun­gen;

g.

Mel­dun­gen an die die Al­ters- und Hin­ter­las­se­nen­ver­si­che­rung (AHV), die In­va­li­den­ver­si­che­rung (IV), die Er­w­erb­ser­satz­ord­nung (EO), die Fa­mi­li­en­zu­la­gen, die Ar­beits­lo­sen­ver­si­che­rung, die SU­VA oder ei­ne an­de­re Un­fall­ver­si­che­rung, die Pu­bli­ca und die Mi­li­tär­ver­si­che­rung (So­zi­al­ver­si­che­run­gen) und Ent­schei­de die­ser Ver­si­che­run­gen;

h.

für ver­set­zungs­pflich­ti­ge und für im Aus­land ein­ge­setz­te An­ge­stell­te des EDA und ih­re An­ge­hö­ri­gen: Re­li­gi­ons­zu­ge­hö­rig­keit und Ge­sund­heits­da­ten.

² Die im Per­so­nal­dos­sier ent­hal­te­nen Da­ten sind in An­hang 2 auf­ge­führt.

Die fol­gen­den Stel­len be­ar­bei­ten die Da­ten der Per­so­nal­dos­siers, so­weit es für die Er­fül­lung ih­rer Auf­ga­ben not­wen­dig ist:

a.

die Per­so­nal­diens­te;

b.

die Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal;

c.

die Vor­ge­setz­ten;

d.

die Fach­be­rei­che EPA;

e.

die Rechts­diens­te.

Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten sind ver­ant­wort­lich für den Schutz der Da­ten; vor­be­hal­ten ist die Ver­ant­wor­tung der De­par­te­men­te, de­ren Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal Zu­griff auf die Per­so­nal­dos­siers ha­ben.

¹ Tritt ei­ne an­ge­stell­te Per­son in ei­ne an­de­re Ver­wal­tungs­ein­heit über, so wird das Per­so­nal­dos­sier nicht an die neue Ver­wal­tungs­ein­heit über­ge­ben. Je­de Ab­wei­chung wird mit der an­ge­stell­ten Per­son ver­ein­bart.

² Tritt ei­ne an­ge­stell­te Per­son in­fol­ge ei­ner or­ga­ni­sa­to­ri­schen Be­triebs­über­nah­me in ei­ne an­de­re Ver­wal­tungs­ein­heit über, so wird das Per­so­nal­dos­sier an die neue Ver­wal­tungs­ein­heit über­ge­ben.

³ Im Ein­ver­neh­men mit der an­ge­stell­ten Per­son kann die neue Ver­wal­tungs­ein­heit von der al­ten Ver­wal­tungs­ein­heit die Un­ter­la­gen an­for­dern, die die an­ge­stell­te Per­son bei der al­ten Ver­wal­tungs­ein­heit be­reits ein­ge­reicht hat.

¹ Die Da­ten des Per­so­nal­dos­siers wer­den nach Be­en­di­gung des Ar­beits­ver­hält­nis­ses wäh­rend zehn Jah­ren auf­be­wahrt. Nach Ab­lauf der Auf­be­wah­rungs­frist wer­den sie dem Bun­de­sar­chiv zur Über­nah­me an­ge­bo­ten. Die vom Bun­de­sar­chiv als nicht ar­chiv­wür­dig be­zeich­ne­ten Da­ten wer­den ver­nich­tet.

² Die Er­geb­nis­se von Per­sön­lich­keits­tests und Po­ten­zi­al­be­ur­tei­lun­gen wer­den wäh­rend fünf Jah­ren auf­be­wahrt und an­sch­lies­send ver­nich­tet.

³ Die Leis­tungs­be­ur­tei­lun­gen und die Ent­schei­de, die auf ei­ner Be­ur­tei­lung be­ru­hen, wer­den wäh­rend fünf Jah­ren auf­be­wahrt. Sie kön­nen aus­nahms­wei­se län­ger auf­be­wahrt wer­den, wenn ein Rechtss­treit über An­sprü­che aus dem Ar­beits­ver­hält­nis dies recht­fer­tigt. In sol­chen Fäl­len wer­den sie längs­tens bis zum Ab­schluss des Ver­fah­rens auf­be­wahrt und an­sch­lies­send ver­nich­tet.

Das In­for­ma­ti­ons­sys­tem für die Per­so­nal­dos­siers (In­for­ma­ti­ons­sys­tem E‑Per­so­nal­dos­sier) dient der elek­tro­ni­schen Ver­wal­tung, Be­wirt­schaf­tung und Ab­la­ge von Per­so­nen­da­ten der An­ge­stell­ten.

Nicht be­son­ders schüt­zens­wer­te Da­ten kön­nen aus dem In­for­ma­ti­ons­sys­tem für das Per­so­nal­da­ten­ma­na­ge­ment über­nom­men wer­den.

¹ Die im De­par­te­ment ver­ant­wort­li­chen Per­so­nen er­tei­len auf An­trag der Ver­wal­tungs­ein­hei­ten de­ren Per­so­nal­diens­ten und den Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal die Zu­griffs­rech­te.

²Die Per­so­nal­diens­te und die Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal kön­nen den Vor­ge­setz­ten, dem je­wei­li­gen Rechts­dienst so­wie den Fach­be­rei­chen EPA bei Be­darf ein Zu­griffs­recht er­tei­len.²⁶

Die Per­so­nal­diens­te ge­wäh­ren den An­ge­stell­ten, die Ein­sicht in ihr Per­so­nal­dos­sier ver­lan­gen, einen Zu­griff auf ih­re Da­ten im In­for­ma­ti­ons­sys­tem E-Per­so­nal­dos­sier.

¹ Die Zu­grif­fe und Än­de­run­gen im In­for­ma­ti­ons­sys­tem E-Per­so­nal­dos­sier wer­den lau­fend pro­to­kol­liert.

² Die Pro­to­kol­le wer­den vom EPA wäh­rend ei­nem Jahr ge­trennt vom Sys­tem, in wel­chem die Per­so­nen­da­ten be­ar­bei­tet wer­den, auf­be­wahrt.²⁷

³ Sie kön­nen zwecks Über­prü­fung, ob die Da­ten­schutz­vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten wer­den, von der für die Über­wa­chung die­ser Vor­schrif­ten zu­stän­di­gen Stel­le des EPA aus­ge­wer­tet wer­den.

¹ Das EPA ist für das In­for­ma­ti­ons­sys­tem E-Per­so­nal­dos­sier ver­ant­wort­lich.

² Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten sind für die Da­ten­be­ar­bei­tung in ih­rem Be­reich ver­ant­wort­lich; vor­be­hal­ten bleibt die Ver­ant­wor­tung der De­par­te­men­te für ih­re Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal. Die ver­ant­wort­li­chen Stel­len sor­gen für die Rich­tig­keit der Da­ten.

Das In­for­ma­ti­ons­sys­tem für das Per­so­nal­da­ten­ma­na­ge­ment (IPDM) dient der Er­fül­lung fol­gen­der Auf­ga­ben:

a.

der zen­tra­len Ver­wal­tung der Per­so­nen­da­ten über die An­ge­stell­ten und der Be­wirt­schaf­tung die­ser Da­ten durch die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten;

b.

der Be­ar­bei­tung der Lohn­da­ten und der Durch­füh­rung von Eva­lua­tio­nen, Bud­get­si­mu­la­tio­nen und Per­so­nal­kos­ten­pla­nun­gen;

c.

der Ver­wal­tung von für die Ka­der­för­de­rung und die Ma­na­ge­ment­ent­wick­lung re­le­van­ten Da­ten.

¹ Das IPDM kann fol­gen­de Ka­te­go­ri­en be­son­ders schüt­zens­wer­ter Per­so­nen­da­ten ent­hal­ten:

a.

An­ga­ben zur Per­son, ih­rer Fa­mi­lie und ih­ren An­ge­hö­ri­gen, ins­be­son­de­re Per­so­na­li­en, Mit­glied­schaf­ten bei Ar­beit­neh­mer­or­ga­ni­sa­tio­nen für das In­kas­so des Mit­glie­der­bei­trags, be­wil­li­gungs­pflich­ti­ge Ne­ben­be­schäf­ti­gun­gen und öf­fent­li­che Äm­ter;

b.

Da­ten über die Ge­sund­heit in Be­zug auf das Ar­beits­ver­hält­nis, ins­be­son­de­re Ab­sen­zen in­fol­ge von Krank­heit und Un­fall;

c.

An­ga­ben zu Leis­tun­gen, Kom­pe­ten­zen und Po­ten­zi­al, ins­be­son­de­re zur Be­ur­tei­lungs­stu­fe und zu den Sprach­kom­pe­ten­zen;

d.

An­ga­ben aus Ver­fah­rens­ak­ten und Ent­schei­den von Be­hör­den, ins­be­son­de­re Lohn­pfän­dun­gen, Fa­mi­li­en­zu­la­gen, Lohn­for­de­run­gen, Ab­gangs­ent­schä­di­gun­gen;

e.

An­ga­ben aus Ent­schei­den der So­zi­al­ver­si­che­run­gen, ins­be­son­de­re Ab­rech­nun­gen und An­ga­ben zu ei­ner ver­min­der­ten Er­werbs­fä­hig­keit.

² Die im IPDM ent­hal­te­nen Da­ten sind in An­hang 3 auf­ge­führt.

Das IPDM be­steht aus fol­gen­den Kom­po­nen­ten:

a.

Or­ga­ni­sa­ti­ons­ma­na­ge­ment für die Ab­bil­dung der or­ga­ni­sa­to­ri­schen und der funk­tio­nel­len Per­so­nal­struk­tur;

b.

Per­so­nal­ad­mi­nis­tra­ti­on für die Ver­wal­tung der Per­so­nen­da­ten der An­ge­stell­ten;

c.

Per­so­nal­abrech­nung für die Ab­rech­nung und die Über­wei­sung der Löh­ne der An­ge­stell­ten;

d.

Per­so­nal­zeit­wirt­schaft für die Ver­wal­tung der Zeit­da­ten;

e.

Per­so­nal­kos­ten­ma­na­ge­ment für die Pla­nung und das Con­trol­ling der Per­so­nal­kos­ten;

f.

Per­so­nal­ent­wick­lung für die Lauf­bahn­pla­nung und die Ent­wick­lungs­pla­nung der An­ge­stell­ten;

g.

Rei­se­ma­na­ge­ment für die Er­fas­sung und die Ab­rech­nung von Rei­sen, ein­sch­liess­lich Rei­se­kos­ten und Spe­sen;

h.²⁸

Per­so­nal­ein­ar­bei­tung für die Ver­wal­tung der Per­so­nen­da­ten von neu­en An­ge­stell­ten;

i.²⁹

Grund­da­ten für die Er­stel­lung von Ar­beits­zeug­nis­sen;

j.³⁰

Ma­na­ge­ment der Ab­sen­zen in­fol­ge von Krank­heit und Un­fall.

¹ Die Per­so­nal­diens­te, die Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal, die Fi­nanz­diens­te, die für den Sup­port ver­ant­wort­li­chen Dienst­stel­len und die Fach­be­rei­che des EPA be­ar­bei­ten die Da­ten des IPDM, so­weit dies für die Er­fül­lung ih­rer Auf­ga­ben not­wen­dig ist.

² Die An­ge­stell­ten kön­nen ih­re ei­ge­nen Da­ten, na­ment­lich Per­so­na­li­en, Zeit­da­ten, Spe­sen, Bank­ver­bin­dun­gen und Kom­pe­ten­zen, be­ar­bei­ten, so­weit ih­nen ein Zu­griffs­recht zu­steht.

³ Die Vor­ge­setz­ten kön­nen die Da­ten ih­rer Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter, na­ment­lich Zeit­da­ten, Spe­sen und Kom­pe­ten­zen, ein­se­hen und ge­neh­mi­gen, so­weit ih­nen ein Zu­griffs­recht zu­steht.

⁴ Der Um­fang der Be­ar­bei­tungs­rech­te ist in An­hang 3 ge­re­gelt.

¹ Da­ten, ein­sch­liess­lich be­son­ders schüt­zens­wer­ter Per­so­nen­da­ten, aus dem IPDM kön­nen an­de­ren In­for­ma­ti­ons­sys­te­men be­kannt­ge­ge­ben wer­den, so­fern:

a.

für das an­de­re In­for­ma­ti­ons­sys­tem ei­ne ge­setz­li­che Grund­la­ge für die Be­kannt­ga­be der Da­ten und ei­ne for­mell-ge­setz­li­che Grund­la­ge für die Be­kannt­ga­be der be­son­ders schüt­zens­wer­ten Per­so­nen­da­ten be­steht;

b.³¹

das In­for­ma­ti­ons­sys­tem dem Eid­ge­nös­si­schen Da­ten­schutz- und Öf­fent­lich­keits­be­auf­trag­ten nach Ar­ti­kel 12 Ab­satz 4 des Da­ten­schutz­ge­set­zes vom 25. Sep­tem­ber 2020³² ge­mel­det wur­de;

c.

für das In­for­ma­ti­ons­sys­tem ein Be­ar­bei­tungs­re­gle­ment be­steht;

d.

kei­ne er­höh­ten Si­cher­heits­an­for­de­run­gen an die Da­ten der An­ge­stell­ten vor­lie­gen.

² Die Da­ten­be­kannt­ga­be er­folgt über den zen­tra­len Iden­ti­täts­spei­cher nach Ar­ti­kel 13 der Ver­ord­nung vom 19. Ok­to­ber 2016³³ über Iden­ti­täts­ver­wal­tungs-Sys­te­me und Ver­zeich­nis­diens­te des Bun­des (IAMV), so­weit die Da­ten ver­füg­bar sind.

³ Die Da­ten­be­kannt­ga­be kann über einen Ver­tei­ler er­fol­gen.

⁴ Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten kön­nen für die Per­so­nal­ad­mi­nis­tra­ti­on in ih­rem Be­reich nicht be­son­ders schüt­zens­wer­te Da­ten ih­rer An­ge­stell­ten aus dem IPDM über­neh­men.

Wech­seln An­ge­stell­te in­ner­halb der Bun­des­ver­wal­tung zu ei­ner an­de­ren Ver­wal­tungs­ein­heit, so wer­den der bis­he­ri­gen Ver­wal­tungs­ein­heit die Be­ar­bei­tungs­rech­te für al­le Da­ten des IPDM, die die­se An­ge­stell­ten be­tref­fen, ent­zo­gen und der neu­en Ver­wal­tungs­ein­heit über­tra­gen.

¹ Die Da­ten der An­ge­stell­ten, die die Bun­des­ver­wal­tung ver­las­sen ha­ben oder ver­stor­ben sind, wer­den wäh­rend zehn Jah­ren im IPDM auf­be­wahrt.

² Nach Ab­lauf die­ser Frist wer­den die Da­ten dem Bun­de­sar­chiv zur Über­nah­me an­ge­bo­ten. Die vom Bun­de­sar­chiv als nicht ar­chiv­wür­dig be­zeich­ne­ten Da­ten wer­den ver­nich­tet.

¹ Die Zu­grif­fe und die Än­de­run­gen im IPDM wer­den lau­fend pro­to­kol­liert.

² Die Pro­to­kol­le wer­den wäh­rend ei­nem Jahr ge­trennt vom Sys­tem, in wel­chem die Per­so­nen­da­ten be­ar­bei­tet wer­den, vom EPA auf­be­wahrt.³⁴

³ Sie kön­nen zwecks Über­prü­fung, ob die Da­ten­schutz­vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten wer­den, von der für die Über­wa­chung die­ser Vor­schrif­ten zu­stän­di­gen Stel­le des EPA aus­ge­wer­tet wer­den.

¹ Das EPA ist für das IPDM ver­ant­wort­lich.

² Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten sind für die Da­ten­be­ar­bei­tung in ih­rem Be­reich ver­ant­wort­lich; vor­be­hal­ten bleibt die Ver­ant­wor­tung der De­par­te­men­te für ih­re Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal. Die ver­ant­wort­li­chen Stel­len sor­gen für die Rich­tig­keit der Da­ten.

Das EPA be­treibt ein In­for­ma­ti­ons­sys­tem für das Per­so­nal­con­trol­ling.

¹ Das In­for­ma­ti­ons­sys­tem Per­so­nal­con­trol­ling ent­hält fol­gen­de Ka­te­go­ri­en be­son­ders schüt­zens­wer­ter Per­so­nen­da­ten:

a.

Da­ten über die Ge­sund­heit in Be­zug auf das Ar­beits­ver­hält­nis, ins­be­son­de­re Ab­sen­zen in­fol­ge von Krank­heit und Un­fall;

b.

An­ga­ben zu Leis­tun­gen und Kom­pe­ten­zen.

² Die Da­ten für das In­for­ma­ti­ons­sys­tem Per­so­nal­con­trol­ling wer­den aus dem IPDM über­nom­men.³⁵

³ Die Da­ten für die Per­so­nal­zeit­wirt­schaft im In­for­ma­ti­ons­sys­tem Per­so­nal­con­trol­ling wer­den zu­sätz­lich über­nom­men aus:

a.

den In­for­ma­ti­ons­sys­te­men für die Ab­wick­lung der Sup­port­pro­zes­se Fi­nan­zen und Lo­gis­tik nach den Ar­ti­keln 42–47 der Fi­nanz­haus­halt­ver­ord­nung vom 5. April 2006³⁶;

b.³⁷

dem In­for­ma­ti­ons­sys­tem in­te­grier­te Res­sour­cen­be­wirt­schaf­tung nach den Ar­ti­keln 179a–179f MIG;

c.³⁸

…

d.

dem In­for­ma­ti­ons­sys­tem über das Per­so­nal der Ver­wal­tungs­ein­hei­ten des VBS aus­ser­halb der Grup­pe Ver­tei­di­gung nach den Ar­ti­keln 72j–72j^se­xies MIV;

e.

dem In­for­ma­ti­ons­sys­tem Pe­ri­zoll nach An­hang 7 der Ver­ord­nung vom 23. Au­gust 2017³⁹ über die Be­ar­bei­tung von Per­so­nen­da­ten im Bun­des­amt für Zoll und Grenz­si­cher­heit⁴⁰.

⁴ Die im In­for­ma­ti­ons­sys­tem Per­so­nal­con­trol­ling ent­hal­te­nen Da­ten sind in An­hang 4 auf­ge­führt.

Das In­for­ma­ti­ons­sys­tem Per­so­nal­con­trol­ling be­steht aus fol­gen­den Kom­po­nen­ten:

a.

Or­ga­ni­sa­ti­ons­ma­na­ge­ment;

b.

Per­so­nal­ad­mi­nis­tra­ti­on;

c.

Per­so­nal­abrech­nung;

d.

Per­so­nal­zeit­wirt­schaft;

e.

Per­so­nal­kos­ten­ma­na­ge­ment;

f.

Per­so­nal­ent­wick­lung;

g.

Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung.

¹ Die Per­so­nal­diens­te, die Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal, die Fi­nanz­diens­te, die Fach­be­rei­che EPA so­wie die für den Sup­port ver­ant­wort­li­chen Dienst­stel­len be­ar­bei­ten die Da­ten, so­weit es für die Er­fül­lung ih­rer Auf­ga­ben not­wen­dig ist.

^1bis Die An­ge­stell­ten kön­nen ih­re ei­ge­nen Da­ten, na­ment­lich Zeit­da­ten, ein­se­hen, so­weit ih­nen ein Zu­griffs­recht zu­steht.⁴¹

^1ter Die Vor­ge­setz­ten kön­nen die Da­ten ih­rer Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter, na­ment­lich Zeit­da­ten, ein­se­hen, so­weit ih­nen ein Zu­griffs­recht zu­steht.⁴²

² Der Um­fang der Be­ar­bei­tungs­rech­te ist in An­hang 4 ge­re­gelt.

Da­ten, ein­sch­liess­lich be­son­ders schüt­zens­wer­ter Per­so­nen­da­ten, aus dem In­for­ma­ti­ons­sys­tem Per­so­nal­con­trol­ling kön­nen an­de­ren In­for­ma­ti­ons­sys­te­men be­kannt­ge­ge­ben wer­den, so­fern:

a.

für das an­de­re In­for­ma­ti­ons­sys­tem ei­ne ge­setz­li­che Grund­la­ge für die Be­kannt­ga­be der Da­ten und ei­ne for­mell-ge­setz­li­che Grund­la­ge für die Be­kannt­ga­be der be­son­ders schüt­zens­wer­ten Per­so­nen­da­ten be­steht;

b.⁴⁴

das In­for­ma­ti­ons­sys­tem dem Eid­ge­nös­si­schen Da­ten­schutz- und Öf­fent­lich­keits­be­auf­trag­ten nach Ar­ti­kel 12 Ab­satz 4 DSG⁴⁵ ge­mel­det wur­de;

c.

für das In­for­ma­ti­ons­sys­tem ein Be­ar­bei­tungs­re­gle­ment be­steht; und

d.

kei­ne er­höh­ten Si­cher­heits­an­for­de­run­gen an die Da­ten der An­ge­stell­ten vor­lie­gen.

¹ Die Da­ten wer­den zehn Jah­re im In­for­ma­ti­ons­sys­tem Per­so­nal­con­trol­ling ge­führt.

² Nach Ab­lauf die­ser Frist wer­den die Da­ten dem Bun­de­sar­chiv zur Über­nah­me an­ge­bo­ten. Die vom Bun­de­sar­chiv als nicht ar­chiv­wür­dig be­zeich­ne­ten Da­ten wer­den ver­nich­tet.

¹ Die Zu­grif­fe im In­for­ma­ti­ons­sys­tem Per­so­nal­con­trol­ling wer­den lau­fend pro­to­kol­liert.

² Die Pro­to­kol­le wer­den vom EPA wäh­rend ei­nem Jahr ge­trennt vom Sys­tem, in wel­chem die Per­so­nen­da­ten be­ar­bei­tet wer­den, auf­be­wahrt.⁴⁶

³ Sie kön­nen zwecks Über­prü­fung, ob die Da­ten­schutz­vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten wer­den, von der für die Über­wa­chung die­ser Vor­schrif­ten zu­stän­di­gen Stel­le des EPA aus­ge­wer­tet wer­den.

¹ Das EPA ist für das In­for­ma­ti­ons­sys­tem Per­so­nal­con­trol­ling ver­ant­wort­lich.

² Die Ver­wal­tungs­ein­hei­ten sind für die Da­ten­be­ar­bei­tung in ih­rem Be­reich ver­ant­wort­lich; vor­be­hal­ten bleibt die Ver­ant­wor­tung der De­par­te­men­te für ih­re Fach­dienst­leis­tungs­zen­tren Per­so­nal.

Das In­for­ma­ti­ons­sys­tem für die Lern­platt­form Bund (LMS Bund) dient der Er­fül­lung fol­gen­der Auf­ga­ben in der Aus- und der Wei­ter­bil­dung:

a.

Er­fas­sung und Pu­bli­ka­ti­on der Aus­bil­dungs­vor­ha­ben;

b.

Pla­nung und Durch­füh­rung der Aus­bil­dung;

c.

Steue­rung der Aus­bil­dungs­pro­zes­se;

d.

Aus­bil­dungs­über­prü­fung;

e.

Kom­pe­tenz­ma­na­ge­ment;

f.

Ab­la­ge von di­gi­ta­len Kurs­un­ter­la­gen (wie Do­ku­men­te, Lern­pro­gram­me, Lern­vi­deo, On­li­ne-Tests);

g.

Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen der Kurs­lei­tung und den Kurs­teil­neh­me­rin­nen und Kurs­teil­neh­mern;

h.

Durch­füh­rung von On­li­ne-Be­fra­gun­gen für Eva­lua­tio­nen.

Die im LMS Bund ent­hal­te­nen Da­ten sind in An­hang 5 auf­ge­führt.

Die Kurs­teil­neh­me­rin­nen und Kurs­teil­neh­mer, die für die Aus­bil­dung und die Füh­rung ver­ant­wort­li­chen Per­so­nen, die Kurs­ver­ant­wort­li­chen, die Kur­sad­mi­nis­tra­to­rin­nen und Kur­sad­mi­nis­tra­to­ren, die für den Sup­port ver­ant­wort­li­chen Per­so­nen so­wie die Kurs­lei­te­rin­nen und Kurs­lei­ter be­ar­bei­ten die Da­ten, so­weit es für die Er­fül­lung ih­rer Auf­ga­ben not­wen­dig ist.

Die zu­stän­di­gen Stel­len be­schaf­fen die Da­ten für das LMS Bund:

a.

bei den Kurs­teil­neh­me­rin­nen und Kurs­teil­neh­mern;

b.⁴⁷

aus dem IPDM.

¹ Die Da­ten von An­ge­stell­ten, die die Bun­des­ver­wal­tung ver­las­sen ha­ben oder ver­stor­ben sind, wer­den wäh­rend zehn Jah­ren im LMS Bund auf­be­wahrt.

² Nach Ab­lauf die­ser Frist wer­den die Da­ten dem Bun­de­sar­chiv zur Über­nah­me an­ge­bo­ten. Die vom Bun­de­sar­chiv als nicht ar­chiv­wür­dig be­zeich­ne­ten Da­ten wer­den ver­nich­tet.

¹ Die Zu­grif­fe und die Än­de­run­gen im LMS Bund wer­den lau­fend pro­to­kol­liert.

² Die Pro­to­kol­le wer­den vom EPA wäh­rend ei­nem Jahr ge­trennt vom Sys­tem, in wel­chem die Per­so­nen­da­ten be­ar­bei­tet wer­den, auf­be­wahrt.⁴⁸

³ Sie kön­nen zwecks Über­prü­fung, ob die Da­ten­schutz­vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten wer­den, von der für die Über­wa­chung die­ser Vor­schrif­ten zu­stän­di­gen Stel­le des EPA aus­ge­wer­tet wer­den.

Das EPA ist für das LMS Bund ver­ant­wort­lich.

Die in den Dos­siers der PSB ent­hal­te­nen Da­ten sind in An­hang 6 auf­ge­führt.

¹ Die Da­ten der Dos­siers wer­den nach Fall­ab­schluss bei der PSB auf­be­wahrt.

² Die Auf­be­wah­rungs­frist be­trägt fünf Jah­re:

a.

bei Be­ra­tun­gen und bei der Un­ter­stüt­zung in den Be­rei­chen Ar­beit, So­zia­les, Ge­sund­heit und Fi­nan­zen;

b.

bei der Fall­füh­rung (Ca­se Ma­na­ge­ment).

³ Sie be­trägt zehn Jah­re:

a.

bei Be­ra­tun­gen und bei der Un­ter­stüt­zung im Be­reich Ein­kom­mens­ver­wal­tung so­wie bei Schul­den­re­gu­lie­run­gen;

b.

bei Ent­schei­den über Leis­tungs­ge­su­che nach der Ver­ord­nung vom 18. De­zem­ber 2002⁴⁹ über den Un­ter­stüt­zungs­fonds für das Bun­des­per­so­nal;

c.

bei Mit­tel­zu­tei­lun­gen für die be­ruf­li­che In­te­gra­ti­on von Men­schen mit Be­hin­de­run­gen in die Bun­des­ver­wal­tung.

⁴ Die An­trä­ge um Mit­tel­zu­tei­lung nach Ab­satz 3 Buch­sta­be c wer­den beim EPA nach Ab­schluss der Mit­tel­zu­tei­lung wäh­rend zehn Jah­ren auf­be­wahrt.

⁵ Nach Ab­lauf der Auf­be­wah­rungs­frist wer­den die Da­ten dem Bun­de­sar­chiv zur Über­nah­me an­ge­bo­ten. Die vom Bun­de­sar­chiv als nicht ar­chiv­wür­dig be­zeich­ne­ten Da­ten wer­den ver­nich­tet.

Das In­for­ma­ti­ons­sys­tem der PSB dient der elek­tro­ni­schen Ver­wal­tung, Be­wirt­schaf­tung und Ab­la­ge von Da­ten der Per­so­nen, die an sie ge­lan­gen.

Die PSB er­teilt im Ein­zel­fall den Per­so­nen und den Stel­len nach Ar­ti­kel 27d Ab­satz 4 BPG ein zeit­lich und in­halt­lich be­schränk­tes Zu­griffs­recht.

¹ Die Zu­grif­fe und die Än­de­run­gen im In­for­ma­ti­ons­sys­tem der PSB wer­den lau­fend pro­to­kol­liert.

² Die Pro­to­kol­le wer­den vom EPA wäh­rend ei­nem Jahr ge­trennt vom Sys­tem, in wel­chem die Per­so­nen­da­ten be­ar­bei­tet wer­den, auf­be­wahrt.⁵⁰

³ Sie kön­nen zwecks Über­prü­fung, ob die Da­ten­schutz­vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten wer­den, von der für die Über­wa­chung die­ser Vor­schrif­ten zu­stän­di­gen Stel­le des EPA aus­ge­wer­tet wer­den.

Die PSB ist für das In­for­ma­ti­ons­sys­tem der PSB ver­ant­wort­lich.

Ärz­tin­nen und Ärz­te, die mit me­di­zi­ni­schen Ex­per­ti­sen be­auf­tragt wor­den sind, dür­fen Ge­sund­heits­da­ten nur an die Ver­wal­tungs­ein­heit oder Drit­te wei­ter­ge­ben, wenn die An­for­de­run­gen nach Ar­ti­kel 28 Ab­sät­ze 2–4 BPG er­füllt sind.

Auf­ge­ho­ben

Die Auf­he­bung und die Än­de­rung an­de­rer Er­las­se wer­den in An­hang 8 ge­re­gelt.

Das EPA be­wahrt die vor dem 1. Ja­nu­ar 2021 ent­stan­de­nen me­di­zi­ni­schen Ak­ten der Be­wer­be­rin­nen, Be­wer­ber und An­ge­stell­ten ab dem Zeit­punkt des In­kraft­tre­tens der Än­de­rung vom 19. Ok­to­ber 2022 noch zehn Jah­re auf.

Die­se Ver­ord­nung tritt am 1. Ja­nu­ar 2018 in Kraft.