Ordonnance
concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération
(OPDC)

¹ La présente or­don­nance règle le traite­ment des don­nées per­son­nelles des can­did­ats à un em­ploi, des em­ployés et des an­ciens em­ployés de l’ad­min­is­tra­tion fédérale visés à l’art. 1, al. 1, de l’or­don­nance du 3 juil­let 2001 sur le per­son­nel de la Con­fédéra­tion⁴, hors do­maine des EPF, ain­si que:

a.

du per­son­nel régi par le code des ob­lig­a­tions⁵ (art. 6, al. 5 et 6, LP­ers);

b.

du per­son­nel du Dé­parte­ment fédéral des af­faires étrangères (DFAE) en­gagé à l’étranger sur la base d’un con­trat de droit privé et non trans­fér­able;

c.

des per­sonnes en form­a­tion, ré­gies par la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la form­a­tion pro­fes­sion­nelle⁶;

d.

du per­son­nel régi par l’or­don­nance du 2 décembre 2005 sur le per­son­nel af­fecté à la pro­mo­tion de la paix, au ren­force­ment des droits de l’homme et à l’aide hu­manitaire⁷.

² Les chapitres 4 et 6 de la présente or­don­nance s’ap­pli­quent en outre aux per­sonnes liées à l’ad­min­is­tra­tion fédérale par un man­dat ou un con­trat de loc­a­tion de ser­vices et aux con­suls hon­o­raires.⁸

³ La présente or­don­nance ne s’ap­plique pas si la loi fédérale du 3 oc­tobre 2008 sur les sys­tèmes d’in­form­a­tion de l’armée et du DDPS (LSIA)⁹ et l’or­don­nance du 16 décembre 2009 sur les sys­tèmes d’in­form­a­tion de l’armée et du DDPS (OSIAr)¹⁰ con­tiennent des dis­pos­i­tions con­cernant le traite­ment des don­nées per­son­nelles de can­did­ats ou d’em­ployés et d’an­ciens em­ployés du Dé­parte­ment fédéral de la défense, de la pro­tec­tion de la pop­u­la­tion et des sports (DDPS).¹¹

Les em­ployés sont in­formés av­ant la mise en ser­vice ou la modi­fic­a­tion d’un sys­tème d’in­form­a­tion ou d’une banque de don­nées.

Les em­ployés peuvent de­mander con­seil aux con­seillers à la pro­tec­tion des don­nées de leur unité ad­min­is­trat­ive ou de leur dé­parte­ment.

¹ Les dossiers ex­ploités manuelle­ment doivent être con­ser­vés sous clé.

² L’Of­fice fédéral du per­son­nel (OFPER) peut édicter des dir­ect­ives pour les sys­tèmes d’in­form­a­tion sou­mis à la présente or­don­nance. Celles-ci règlent not­am­ment les mesur­es or­gan­isa­tion­nelles et tech­niques vis­ant à as­surer la sé­cur­ité des don­nées et le con­trôle du traite­ment des don­nées.

³ Les ser­vices du per­son­nel, les centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel et les supérieurs hiérarchiques des unités ad­min­is­trat­ives prennent, dans leur do­maine d’activ­ité, les mesur­es or­gan­isa­tion­nelles et tech­niques ap­pro­priées pour sé­cur­iser les don­nées per­son­nelles.

¹ Les per­sonnes con­cernées peuvent ex­er­cer leur droit d’ac­cès, de rec­ti­fic­a­tion et d’ef­face­ment des don­nées auprès du ser­vice du per­son­nel con­cerné, de la Con­sulta­tion so­ciale du per­son­nel de l’ad­min­is­tra­tion fédérale (CSPers) et des mé­de­cins désignés par le Dé­parte­ment fédéral des fin­ances. Les art. 15 et 27 sont réser­vés.¹³

² Les don­nées in­cor­rect­es doivent être cor­rigées d’of­fice.

¹ Les dir­ec­teurs des of­fices sont re­spons­ables de l’in­form­a­tion préal­able des em­ployés dont les don­nées liées à l’activ­ité pro­fes­sion­nelle sont pub­liées sur In­tranet, dans un or­gane de pub­lic­a­tion in­terne ou sur un tableau d’af­fichage.

² L’in­form­a­tion porte sur la nature de la pub­lic­a­tion prévue et men­tionne que les em­ployés qui s’op­posent à la pub­lic­a­tion peuvent le sig­ni­fi­er à tout mo­ment par écrit.

³ La pub­lic­a­tion de don­nées sens­ibles re­quiert le con­sente­ment écrit de la per­sonne con­cernée.

¹ Aucune don­née ne peut être com­mu­niquée à des tiers, en par­ticuli­er aux nou­veaux em­ployeurs, in­sti­tuts ban­caires ou in­sti­tuts de crédit et aux bail­leurs, sans le con­sente­ment écrit de la per­sonne con­cernée. La per­sonne qui com­mu­nique des don­nées s’as­sure au préal­able qu’un con­sente­ment con­forme a été don­né.

² Le con­sente­ment de la per­sonne con­cernée est con­sidéré comme don­né si elle cite une autre per­sonne comme référence pour fournir des in­form­a­tions.

³ La com­mu­nic­a­tion se lim­ite aux in­form­a­tions né­ces­saires au but de la de­mande.

⁴ Les dis­pos­i­tions du présent art­icle s’ap­pli­quent aus­si aux em­ployés qui chan­gent d’unité ad­min­is­trat­ive à l’in­térieur de l’ad­min­is­tra­tion fédérale. Les art. 7a, 7b, 22 et 35 sont réser­vés.¹⁴

Les don­nées né­ces­saires à la véri­fic­a­tion du ca­ra­ctère rais­on­nable­ment exi­gible d’un trav­ail ou au trans­fert de rap­ports de trav­ail peuvent être com­mu­niquées à la nou­velle unité ad­min­is­trat­ive pour la pré­par­a­tion et la mise en œuvre de réor­gan­isa­tions ou de re­prises d’ex­ploit­a­tion or­gan­isa­tion­nelle. L’em­ployé con­cerné doit être in­formé de la com­mu­nic­a­tion des don­nées.

La com­mu­nic­a­tion de don­nées entre unités ad­min­is­trat­ives est pos­sible si la fourniture d’une presta­tion fin­an­cière in­due à un em­ployé a été con­statée ou qu’il en ex­iste un soupçon fondé. L’em­ployé con­cerné doit être in­formé de la com­mu­nic­a­tion des don­nées.

¹ Les can­did­ats trans­mettent leur dossier de can­did­ature par voie élec­tro­nique. Ex­cep­tion­nelle­ment, ils peuvent le trans­mettre sur papi­er.¹⁷

² Les unités ad­min­is­trat­ives peuvent saisir élec­tro­nique­ment un dossier de can­did­ature trans­mis sur papi­er.

³ Au lieu de men­er des en­tre­tiens de can­did­ature sur place, les unités ad­min­is­trat­ives peuvent tenir des con­férences au­dio ou vidéo, ou en­core util­iser des en­re­gis­tre­ments réal­isés par le can­did­at. Ces différentes sources doc­u­mentaires font partie du dossier de can­did­ature.¹⁸

¹ Le dossier de can­did­ature peut con­tenir des don­nées per­son­nelles sens­ibles, en par­ticuli­er dans le cur­riculum vitae.¹⁹

² Il peut con­tenir not­am­ment les don­nées énumérées à l’an­nexe 1.

¹ Les ser­vices du per­son­nel, les centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel et les per­sonnes re­spons­ables du choix des can­did­ats trait­ent les don­nées des dossiers de can­did­ature dans leur do­maine pour autant que l’ex­écu­tion de leurs tâches l’ex­ige.

² À l’is­sue de la procé­dure de can­did­ature, les don­nées des per­sonnes en­gagées sont sais­ies dans le dossier du per­son­nel (art. 19 à 23) et dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour la ges­tion des don­nées du per­son­nel (art. 30 à 38). Les sources doc­u­mentaires visées à l’art. 8, al. 3, ne sont pas con­cernées.²⁰

³ Les dossiers de can­did­ature trans­mis sur papi­er sont ren­voyés aux can­did­ats non re­tenus. Les autres don­nées, à l’ex­cep­tion de la lettre de can­did­ature, sont détru­ites au plus tard dans les trois mois suivant la clôture de la procé­dure de can­did­ature. Sont réser­vés les ac­cords spé­ci­aux con­clus avec les can­did­ats. Le délai de con­ser­va­tion d’un dossier peut être pro­longé si ce derni­er est né­ces­saire au traite­ment de re­cours selon l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égal­ité²¹.

¹ L’ac­cord ex­près des can­did­ats est re­quis pour les cla­ri­fic­a­tions suivantes:

a.

l’ex­écu­tion de tests de per­son­nal­ité;

b.

la recher­che de références;

c.

le re­cours à une ex­pert­ise graph­o­lo­gique.

² Les can­did­ats doivent être in­formés av­ant l’ex­écu­tion de tests de per­son­nal­ité:

a.

du but du test;

b.

de l’us­age qui sera fait des ré­sultats du test, et

c.

du cercle des per­sonnes qui sont in­formées des ré­sultats du test.

Le sys­tème d’in­form­a­tion pour le re­crute­ment des col­lab­or­at­eurs (sys­tème d’in­form­a­tion E‑Re­crute­ment) sert à mettre au con­cours les postes et à sim­pli­fi­er la procé­dure de re­crute­ment.

¹ Le sys­tème d’in­form­a­tion E-Re­crute­ment com­prend l’ap­plic­a­tion E-Dis­pos­i­tion et un mod­ule de ges­tion des can­did­atures.

² L’ap­plic­a­tion E-Dis­pos­i­tion sert à créer et à pub­li­er les of­fres d’em­ploi.

³ Le mod­ule de ges­tion des can­did­atures sert à en­re­gis­trer les postes à mettre au con­cours avec les in­form­a­tions né­ces­saires et à traiter les don­nées des can­did­ats.

¹ La per­sonne re­spons­able au sein du dé­parte­ment oc­troie à la de­mande des unités ad­min­is­trat­ives les droits d’ac­cès aux ser­vices du per­son­nel et aux centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel.

² Les ser­vices du per­son­nel et les ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel oc­troi­ent, dans chaque cas d’es­pèce, les droits d’ac­cès aux per­sonnes re­spons­ables du choix des can­did­ats.

En cas de can­did­ature élec­tro­nique, le can­did­at peut ex­er­cer lui-même dans le sys­tème d’in­form­a­tion E‑Re­crute­ment son droit d’ac­cès, de rec­ti­fic­a­tion et d’ef­face­ment.

¹ Les ac­cès au sys­tème d’in­form­a­tion E-Re­crute­ment et les modi­fic­a­tions qui y sont ap­portées font en per­man­ence l’ob­jet d’un procès-verbal.

² Les procès-verbaux de journ­al­isa­tion sont con­ser­vés pendant un an par l’OFPER, sé­paré­ment du sys­tème dans le­quel les don­nées per­son­nelles sont traitées.²²

³ Ils peuvent être ana­lysés par le ser­vice com­pétent de l’OFPER afin de véri­fi­er le re­spect des pre­scrip­tions en matière de pro­tec­tion des don­nées.

¹ L’OFPER est re­spons­able du sys­tème d’in­form­a­tion E-Re­crute­ment.

² Les unités ad­min­is­trat­ives sont re­spons­ables du traite­ment des don­nées dans leur do­maine; la re­sponsab­il­ité des dé­parte­ments quant à leurs centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel est réser­vée.

Les ser­vices du per­son­nel et les centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel détruis­ent les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion E-Re­crute­ment au plus tard trois mois après la clôture de la procé­dure de can­did­ature. L’art. 10, al. 2 et 3, est réser­vé.

¹ Les dossiers du per­son­nel peuvent con­tenir les don­nées sens­ibles suivantes:

a.

don­nées re­l­at­ives à la per­sonne, à sa fa­mille et à ses proches;

b.

in­form­a­tions tirées du dossier de can­did­ature;

c.²³

don­nées re­l­at­ives à la santé en li­en avec les rap­ports de trav­ail, not­am­ment cer­ti­ficats médi­caux et ab­sences con­séc­ut­ives à une mal­ad­ie ou un ac­ci­dent, ex­pert­ises médicales, évalu­ations de l’aptitude au trav­ail et don­nées de la ges­tion des cas;

d.

don­nées re­l­at­ives aux presta­tions, aux com­pétences et au po­ten­tiel;

e.

cer­ti­ficats de trav­ail;

f.

act­es de procé­dure et dé­cisions des autor­ités, not­am­ment sais­ies de salaire, dé­cisions du ser­vice char­gé des con­trôles de sé­cur­ité re­latifs aux per­sonnes, ex­traits de juge­ments en vue de déter­miner les ay­ants droit aux al­loc­a­tions fa­miliales, act­es con­cernant des lit­iges liés aux rap­ports de trav­ail et act­es con­cernant des en­quêtes dis­cip­lin­aires;

g.

déclar­a­tions à l’as­sur­ance-vie­il­lesse et sur­vivants (AVS), à l’as­sur­ance-in­valid­ité (AI), à l’as­sur­ance pour les al­loc­a­tions pour perte de gain (APG), aux al­loc­a­tions fa­miliales, à l’as­sur­ance-chômage (AC), à la CNA ou à une autre as­sur­ance-ac­ci­dents, à Pub­lica et à l’as­sur­ance milit­aire (as­sur­ances so­ciales), et dé­cisions de ces as­sur­ances;

h.

pour les em­ployés du DFAE sou­mis à la dis­cip­line des trans­ferts et pour le per­son­nel af­fecté à l’étranger et leurs proches: ap­par­ten­ance re­li­gieuse et don­nées re­l­at­ives à la santé.

² Les don­nées con­tenues dans le dossier du per­son­nel sont énumérées à l’an­nexe 2.

Les ser­vices suivants trait­ent les don­nées des dossiers du per­son­nel pour autant que l’ex­écu­tion de leurs tâches l’ex­ige:

a.

les ser­vices du per­son­nel;

b.

les centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel;

c.

les supérieurs hiérarchiques;

d.

les do­maines spé­cial­isés de l’OFPER;

e.

les ser­vices jur­idiques.

La re­sponsab­il­ité de la pro­tec­tion des don­nées in­combe aux unités ad­min­is­trat­ives; la re­sponsab­il­ité des dé­parte­ments est réser­vée lor­sque leurs centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel ont ac­cès aux dossiers du per­son­nel.

¹ En cas de trans­fert dans une autre unité ad­min­is­trat­ive, le dossier du per­son­nel n’est pas trans­mis à celle-ci. Toute dérog­a­tion doit être conv­en­ue avec l’em­ployé con­cerné.

² En cas de trans­fert dans une autre unité ad­min­is­trat­ive con­sécu­tif à une re­prise d’ex­ploit­a­tion or­gan­isa­tion­nelle, le dossier du per­son­nel est trans­mis à la nou­velle unité ad­min­is­trat­ive.

³ En ac­cord avec l’em­ployé con­cerné, la nou­velle unité ad­min­is­trat­ive peut de­mander à l’an­cienne unité ad­min­is­trat­ive de lui fournir les doc­u­ments que l’em­ployé a déjà re­mis à celle-ci.

¹ Les don­nées du dossier du per­son­nel sont con­ser­vées pendant les dix ans qui suivent la fin des rap­ports de trav­ail. À l’ex­pir­a­tion du délai de con­ser­va­tion, elles sont pro­posées aux Archives fédérales. Les don­nées jugées sans valeur archiv­istique par les Archives fédérales sont détru­ites.

² Les ré­sultats des tests de per­son­nal­ité et des évalu­ations des po­ten­tiels sont con­ser­vés pendant cinq ans, puis détru­its.

³ Les évalu­ations de presta­tions et les dé­cisions re­posant sur une évalu­ation sont con­ser­vées pendant cinq ans. Ex­cep­tion­nelle­ment, elles peuvent être con­ser­vées plus longtemps si un lit­ige con­cernant les rap­ports de trav­ail le jus­ti­fie. Le cas échéant, elles sont con­ser­vées au plus tard jusqu’à la fin de la procé­dure, puis détru­ites.

Le sys­tème d’in­form­a­tion con­cernant les dossiers du per­son­nel (sys­tème d’in­form­a­tion E-Dossier per­son­nel) sert à la ges­tion, à l’ex­ploit­a­tion et à l’archiv­age élec­tro­niques des don­nées per­son­nelles des em­ployés.

Les don­nées non sens­ibles peuvent être re­prises du sys­tème d’in­form­a­tion pour la ges­tion des don­nées du per­son­nel.

¹ Les per­sonnes re­spons­ables au sein du dé­parte­ment oc­troi­ent à la de­mande des unités ad­min­is­trat­ives les droits d’ac­cès aux ser­vices du per­son­nel et aux centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel.

² Les ser­vices du per­son­nel et les centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel peuvent oc­troy­er, au be­soin, un droit d’ac­cès aux supérieurs hiérarchiques, au ser­vice jur­idique con­cerné et aux do­maines spé­cial­isés de l’OFPER.²⁶

Les ser­vices du per­son­nel con­fèrent aux em­ployés qui de­mandent à con­sul­ter leur dossier un ac­cès à leurs don­nées dans le sys­tème d’in­form­a­tion E-Dossier per­son­nel.

¹ Les ac­cès au sys­tème d’in­form­a­tion E-Dossier per­son­nel et les modi­fic­a­tions qui y sont ap­portées font en per­man­ence l’ob­jet d’un procès-verbal.

² Les procès-verbaux de journ­al­isa­tion sont con­ser­vés pendant un an par l’OFPER, sé­paré­ment du sys­tème dans le­quel les don­nées per­son­nelles sont traitées.²⁷

³ Ils peuvent être ana­lysés par le ser­vice com­pétent de l’OFPER afin de véri­fi­er le re­spect des pre­scrip­tions en matière de pro­tec­tion des don­nées.

¹ L’OFPER est re­spons­able du sys­tème d’in­form­a­tion E-Dossier per­son­nel.

² Les unités ad­min­is­trat­ives sont re­spons­ables du traite­ment des don­nées dans leur do­maine; la re­sponsab­il­ité des dé­parte­ments quant à leurs centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel est réser­vée. Les ser­vices re­spons­ables veil­lent à ce que ces don­nées soi­ent ex­act­es.

Le sys­tème d’in­form­a­tion pour la ges­tion des don­nées du per­son­nel (IG­DP) sert à l’ex­écu­tion des tâches suivantes:

a.

ges­tion cent­ral­isée des don­nées per­son­nelles re­l­at­ives aux em­ployés et ges­tion de ces don­nées par les unités ad­min­is­trat­ives;

b.

traite­ment des don­nées re­l­at­ives aux salaires et réal­isa­tion d’évalu­ations, de sim­u­la­tions budgétaires et de plani­fic­a­tions des frais de per­son­nel;

c.

ges­tion des don­nées utiles à la form­a­tion et à la relève des cadres et au dévelop­pe­ment des ca­pa­cités de ges­tion.

¹ L’IG­DP peut con­tenir les catégor­ies de don­nées sens­ibles suivantes:

a.

don­nées re­l­at­ives à la per­sonne, à sa fa­mille et à ses proches, not­am­ment don­nées per­son­nelles, ad­hé­sion à des or­gan­isa­tions syn­dicales pour l’en­caisse­ment des cot­isa­tions, activ­ités ac­cessoires et charges pub­liques sou­mises à autor­isa­tion;

b.

don­nées re­l­at­ives à la santé en li­en avec les rap­ports de trav­ail, not­am­ment ab­sences con­séc­ut­ives à une mal­ad­ie ou un ac­ci­dent;

c.

don­nées re­l­at­ives aux presta­tions, aux com­pétences et au po­ten­tiel, not­am­ment éch­el­on d’évalu­ation et com­pétences lin­guistiques;

d.

don­nées re­l­at­ives aux act­es de procé­dure et aux dé­cisions des autor­ités, not­am­ment sais­ies de salaire, al­loc­a­tions fa­miliales, créances de salaire, in­dem­nités de dé­part;

e.

don­nées re­l­at­ives aux dé­cisions des as­sur­ances so­ciales, not­am­ment dé­comptes et in­form­a­tions con­cernant une ré­duc­tion de la ca­pa­cité de gain.

² Les don­nées con­tenues dans l’IG­DP sont énumérées à l’an­nexe 3.

L’IG­DP com­prend les mod­ules suivants:

a.

ges­tion de l’or­gan­isa­tion, ser­vant à re­présenter la struc­ture or­gan­isa­tion­nelle et fonc­tion­nelle du per­son­nel;

b.

ad­min­is­tra­tion du per­son­nel, pour la ges­tion des don­nées per­son­nelles des em­ployés;

c.

dé­compte du salaire, pour le dé­compte et le verse­ment des salaires des em­ployés;

d.

ges­tion du temps, pour la ges­tion des don­nées re­l­at­ives au temps de trav­ail;

e.

ges­tion des coûts de per­son­nel, pour la plani­fic­a­tion et le con­trôle de ges­tion des coûts de per­son­nel;

f.

dévelop­pe­ment du per­son­nel, pour le plan de car­rière et la plani­fic­a­tion du dévelop­pe­ment des em­ployés;

g.

ges­tion des dé­place­ments, pour la sais­ie et le dé­compte des dé­place­ments, y com­pris les coûts de dé­place­ment et les frais cor­res­pond­ants;

h.²⁸

in­tro­duc­tion du per­son­nel, pour la ges­tion des don­nées per­son­nelles des nou­veaux em­ployés;

i.²⁹

don­nées de base ser­vant à l’ét­ab­lisse­ment des cer­ti­ficats de trav­ail;

j.³⁰

ges­tion des ab­sences con­séc­ut­ives à une mal­ad­ie ou un ac­ci­dent.

¹ Les ser­vices du per­son­nel, les centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel, les ser­vices fin­an­ci­ers, les ser­vices d’as­sist­ance tech­nique et les do­maines spé­cial­isés de l’OFPER trait­ent les don­nées de l’IG­DP pour autant que l’ex­écu­tion de leurs tâches l’ex­ige.

² Les em­ployés peuvent traiter leurs pro­pres don­nées, not­am­ment les don­nées per­son­nelles, les don­nées re­l­at­ives au temps de trav­ail, les frais, les co­or­don­nées ban­caires et les com­pétences, pour autant qu’ils dis­posent d’un droit d’ac­cès.

³ Les supérieurs hiérarchiques peuvent con­sul­ter et ap­prouver les don­nées de leurs col­lab­or­at­eurs, not­am­ment les don­nées re­l­at­ives au temps de trav­ail, les frais et les com­pétences, pour autant qu’ils dis­posent d’un droit d’ac­cès.

⁴ L’éten­due des droits de traite­ment est réglée à l’an­nexe 3.

¹ Les don­nées, y com­pris les don­nées sens­ibles, con­tenues dans l’IG­DP peuvent être com­mu­niquées à d’autres sys­tèmes d’in­form­a­tion:

a.

si pour l’autre sys­tème d’in­form­a­tion il ex­iste une base lé­gale pour la com­mu­nic­a­tion des don­nées et une base lé­gale formelle pour la com­mu­nic­a­tion de don­nées sens­ibles;

b.³¹

si le sys­tème d’in­form­a­tion a été an­non­cé au Pré­posé fédéral à la pro­tec­tion des don­nées et à la trans­par­ence con­formé­ment à l’art. 12, al. 4, de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la pro­tec­tion des don­nées³²;

c.

si un règle­ment de traite­ment a été ét­abli pour ce sys­tème d’in­form­a­tion;

d.

s’il n’ex­iste pas d’ex­i­gence de sé­cur­ité ac­crue pour les don­nées des em­ployés.

² La com­mu­nic­a­tion des don­nées a lieu par le bi­ais de la base cent­ral­isée des iden­tités visée à l’art. 13 de l’or­don­nance du 19 oc­tobre 2016 sur les sys­tèmes de ges­tion des don­nées d’iden­ti­fic­a­tion et les ser­vices d’an­nuaires de la Con­fédéra­tion (OIAM)³³, pour autant que les don­nées soi­ent dispon­ibles.

³ La com­mu­nic­a­tion des don­nées peut se faire via un dis­trib­uteur.

⁴ Les unités ad­min­is­trat­ives peuvent repren­dre de l’IG­DP les don­nées non sens­ibles de leurs em­ployés pour l’ad­min­is­tra­tion du per­son­nel dans leur do­maine.

Lor­squ’un em­ployé change d’unité ad­min­is­trat­ive à l’in­térieur de l’ad­min­is­tra­tion fédérale, les droits de traite­ment des don­nées de l’IG­DP qui le con­cernent sont supprimés pour l’unité dont il rel­ev­ait et trans­férés à la nou­velle unité.

¹ Les don­nées des em­ployés qui quit­tent l’ad­min­is­tra­tion fédérale ou décèdent sont con­ser­vées pendant dix ans dans l’IG­DP.

² À l’ex­pir­a­tion de ce délai, les don­nées sont pro­posées aux Archives fédérales. Les don­nées jugées sans valeur archiv­istique par les Archives fédérales sont détru­ites.

¹ Les ac­cès à l’IG­DP et les modi­fic­a­tions qui y sont ap­portées font en per­man­ence l’ob­jet d’un procès-verbal.

² Les procès-verbaux de journ­al­isa­tion sont con­ser­vés pendant un an par l’OFPER, sé­paré­ment du sys­tème dans le­quel les don­nées per­son­nelles sont traitées.³⁴

³ Ils peuvent être ana­lysés par le ser­vice com­pétent de l’OFPER afin de véri­fi­er le re­spect des pre­scrip­tions en matière de pro­tec­tion des don­nées.

¹ L’OFPER est re­spons­able de l’IG­DP.

² Les unités ad­min­is­trat­ives sont re­spons­ables du traite­ment des don­nées dans leur do­maine; la re­sponsab­il­ité des dé­parte­ments quant à leurs centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel est réser­vée. Les ser­vices re­spons­ables veil­lent à ce que ces don­nées soi­ent ex­act­es.

L’OFPER ex­ploite un sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel.

¹Le sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel con­tient les don­nées sens­ibles suivantes:

a.

don­nées re­l­at­ives à la santé en li­en avec les rap­ports de trav­ail, not­am­ment ab­sences con­séc­ut­ives à une mal­ad­ie ou un ac­ci­dent;

b.

don­nées re­l­at­ives aux presta­tions et aux com­pétences.

² Les don­nées des­tinées au sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel sont re­prises de l’IG­DP.³⁵

³ Les don­nées re­l­at­ives à la ges­tion du temps dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel sont re­prises égale­ment des sys­tèmes suivants:

a.

sys­tèmes d’in­form­a­tion né­ces­saires aux pro­ces­sus de sou­tien dans les do­maines des fin­ances et de la lo­gistique de l’ad­min­is­tra­tion fédérale, visés aux art. 42 à 47 de l’or­don­nance du 5 av­ril 2006 sur les fin­ances de la Con­fédéra­tion³⁶;

b.³⁷

sys­tème d’in­form­a­tion pour la ges­tion in­té­grée des res­sources, visé aux art. 179a à 179f LSIA;

c.³⁸

…

d.

sys­tème d’in­form­a­tion sur le per­son­nel des unités ad­min­is­trat­ives du DDPS hors du Groupe­ment Défense, visé aux art. 72j à 72j^sex­ies OSIAr;

e.

sys­tème d’in­form­a­tion «Pe­r­i­zoll», visé à l’an­nexe 7 de l’or­don­nance du 23 août 2017 sur le traite­ment des don­nées dans l’Of­fice fédéral de la dou­ane et de la sé­cur­ité des frontières^{39 40}.

⁴Les don­nées con­tenues dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel sont énumérées à l’an­nexe 4.

Le sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel com­prend les mod­ules suivants:

a.

ges­tion de l’or­gan­isa­tion;

b.

ad­min­is­tra­tion du per­son­nel;

c.

dé­compte du salaire;

d.

ges­tion du temps;

e.

ges­tion des coûts de per­son­nel;

f.

dévelop­pe­ment du per­son­nel;

g.

dé­compte des frais de dé­place­ment.

¹ Les ser­vices du per­son­nel, les centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel, les ser­vices fin­an­ci­ers, les do­maines spé­cial­isés de l’OFPER et les ser­vices d’as­sist­ance tech­nique trait­ent les don­nées pour autant que l’ex­écu­tion de leurs tâches l’ex­ige.

^1bis Les em­ployés peuvent con­sul­ter leurs pro­pres don­nées, not­am­ment les don­nées re­l­at­ives au temps de trav­ail, pour autant qu’ils dis­posent d’un droit d’ac­cès.⁴¹

^1ter Les supérieurs hiérarchiques peuvent con­sul­ter les don­nées de leurs col­lab­or­at­eurs, not­am­ment les don­nées re­l­at­ives au temps de trav­ail, pour autant qu’ils dis­posent d’un droit d’ac­cès.⁴²

² L’éten­due des droits de traite­ment est réglée à l’an­nexe 4.

Les don­nées, y com­pris les don­nées sens­ibles, con­tenues dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel peuvent être com­mu­niquées à d’autres sys­tèmes d’in­form­a­tion:

a.

si pour l’autre sys­tème d’in­form­a­tion il ex­iste une base lé­gale pour la com­mu­nic­a­tion des don­nées et une base lé­gale formelle pour la com­mu­nic­a­tion des don­nées sens­ibles;

b.⁴⁴

si le sys­tème d’in­form­a­tion a été déclaré au Pré­posé fédéral à la pro­tec­tion des don­nées et à la trans­par­ence con­formé­ment à l’art. 12, al. 4, LPD⁴⁵;

c.

si un règle­ment de traite­ment a été ét­abli pour ce sys­tème d’in­form­a­tion, et

d.

s’il n’ex­iste pas d’ex­i­gence de sé­cur­ité ac­crue pour les don­nées des em­ployés.

¹ Les don­nées sont con­ser­vées pendant dix ans dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel.

² À l’ex­pir­a­tion de ce délai, les don­nées sont pro­posées aux Archives fédérales. Les don­nées jugées sans valeur archiv­istique par les Archives fédérales sont détru­ites.

¹ Les ac­cès au sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel font en per­man­ence l’ob­jet d’un procès-verbal.

² Les procès-verbaux de journ­al­isa­tion sont con­ser­vés pendant un an par l’OFPER, sé­paré­ment du sys­tème dans le­quel les don­nées per­son­nelles sont traitées.⁴⁶

³ Ils peuvent être ana­lysés par le ser­vice com­pétent de l’OFPER afin de véri­fi­er le re­spect des pre­scrip­tions en matière de pro­tec­tion des don­nées.

¹ L’OFPER est re­spons­able du sys­tème d’in­form­a­tion pour le con­trôle de ges­tion du per­son­nel.

² Les unités ad­min­is­trat­ives sont re­spons­ables du traite­ment des don­nées dans leur do­maine; la re­sponsab­il­ité des dé­parte­ments quant à leurs centres de ser­vices spé­cial­isés dans la ges­tion du per­son­nel est réser­vée.

Le sys­tème d’in­form­a­tion pour la plate­forme d’ap­pren­tis­sage au sein de la Con­fédéra­tion (LMS de la Con­fédéra­tion) sert à l’ex­écu­tion des tâches suivantes dans le do­maine de la form­a­tion et du per­fec­tion­nement:

a.

sais­ie et pub­lic­a­tion des pro­jets de form­a­tion;

b.

plani­fic­a­tion et mise en œuvre de la form­a­tion;

c.

pi­lot­age des pro­ces­sus de form­a­tion;

d.

véri­fic­a­tion de la form­a­tion;

e.

ges­tion des com­pétences;

f.

archiv­age de matéri­el di­dactique élec­tro­nique (doc­u­ments, di­dacti­ciels, films, tests en ligne);

g.

com­mu­nic­a­tion entre les form­ateurs et les par­ti­cipants aux cours;

h.

mise en oeuvre d’en­quêtes en ligne pour les évalu­ations.

Les don­nées con­tenues dans le LMS de la Con­fédéra­tion sont énumérées à l’an­nexe 5.

Les par­ti­cipants aux cours, les re­spons­ables de la form­a­tion et de l’en­cadre­ment, les re­spons­ables de cours, les ad­min­is­trat­eurs des cours, les re­spons­ables de l’as­sist­ance tech­nique et les form­ateurs trait­ent les don­nées pour autant que l’ex­écu­tion de leurs tâches l’ex­ige.

Les ser­vices re­spons­ables col­lectent les don­nées pour le LMS de la Con­fédéra­tion:

a.

auprès des par­ti­cipants aux cours;

b.⁴⁷

dans l’IG­DP.

¹ Les don­nées des em­ployés qui quit­tent l’ad­min­is­tra­tion fédérale ou décèdent sont con­ser­vées pendant dix ans dans le LMS de la Con­fédéra­tion.

² À l’ex­pir­a­tion de ce délai, les don­nées sont pro­posées aux Archives fédérales. Les don­nées jugées sans valeur archiv­istique par les Archives fédérales sont détru­ites.

¹ Les ac­cès au LMS de la Con­fédéra­tion et les modi­fic­a­tions qui y sont ap­portées font en per­man­ence l’ob­jet d’un procès-verbal.

² Les procès-verbaux de journ­al­isa­tion sont con­ser­vés pendant un an par l’OFPER, sé­paré­ment du sys­tème dans le­quel les don­nées per­son­nelles sont traitées.⁴⁸

³ Ils peuvent être ana­lysés par le ser­vice com­pétent de l’OFPER afin de véri­fi­er le re­spect des pre­scrip­tions en matière de pro­tec­tion des don­nées.

L’OFPER est re­spons­able du LMS de la Con­fédéra­tion.

Les don­nées con­tenues dans les dossiers de la CSPers sont énumérées à l’an­nexe 6.

¹ Au ter­me de la clôture d’un cas, les don­nées con­tenues dans les dossiers sont con­ser­vées par la CSPers.

² La durée de con­ser­va­tion est de cinq ans dans les cas suivants:

a.

con­seils et sou­tien dans les do­maines du trav­ail, des ques­tions so­ciales, de la santé et des ques­tions fin­an­cières;

b.

ges­tion de cas.

³ Elle est de dix ans dans les cas suivants:

a.

con­seils et sou­tien dans les do­maines de la ges­tion des revenus et du règle­ment des dettes;

b.

dé­cisions con­cernant les de­mandes de presta­tions au sens de l’or­don­nance du 18 décembre 2002 con­cernant le fonds de secours du per­son­nel de la Con­fédéra­tion⁴⁹;

c.

af­fect­a­tions des moy­ens fin­an­ci­ers des­tinés à l’in­té­gra­tion pro­fes­sion­nelle de per­sonnes han­di­capées dans l’ad­min­is­tra­tion fédérale.

⁴ Les de­mandes d’af­fect­a­tion des moy­ens fin­an­ci­ers au sens de l’al. 3, let. c, sont con­ser­vées par l’OFPER pendant les dix ans qui suivent l’af­fect­a­tion des moy­ens fin­an­ci­ers.

⁵ À l’ex­pir­a­tion du délai de con­ser­va­tion, les don­nées sont pro­posées aux Archives fédérales. Les don­nées jugées sans valeur archiv­istique par les Archives fédérales sont détru­ites.

Le sys­tème d’in­form­a­tion de la CSPers sert à la ges­tion, à l’ex­ploit­a­tion et à l’archiv­age élec­tro­niques des don­nées des per­sonnes fais­ant ap­pel à ses ser­vices.

La CSPers oc­troie dans chaque cas d’es­pèce, aux per­sonnes et aux ser­vices au sens de l’art. 27d, al. 4, LP­ers, un droit d’ac­cès tem­po­raire et lim­ité à une partie du con­tenu.

¹ Les ac­cès au sys­tème d’in­form­a­tion de la CSPers et les modi­fic­a­tions qui y sont ap­portées font en per­man­ence l’ob­jet d’un procès-verbal.

² Les procès-verbaux de journ­al­isa­tion sont con­ser­vés pendant un an par l’OFPER, sé­paré­ment du sys­tème dans le­quel les don­nées per­son­nelles sont traitées.⁵⁰

³ Ils peuvent être ana­lysés par le ser­vice com­pétent de l’OFPER afin de véri­fi­er le re­spect des pre­scrip­tions en matière de pro­tec­tion des don­nées.

La CSPers est re­spons­able de son sys­tème d’in­form­a­tion.

Les mé­de­cins char­gés de réal­iser des ex­pert­ises médicales ne peuvent com­mu­niquer à l’unité ad­min­is­trat­ive ou à des tiers des don­nées re­l­at­ives à la santé que si les ex­i­gences énon­cées à l’art. 28, al. 2 à 4, LP­ers sont re­m­plies.

Ab­ro­gés

L’ab­rog­a­tion et la modi­fic­a­tion d’autres act­es sont réglées à l’an­nexe 8.

L’OFPER con­serve le dossier médic­al des em­ployés et des can­did­ats pendant dix ans à compt­er de l’en­trée en vi­gueur de la modi­fic­a­tion du 19 oc­tobre 2022, pour autant que ce dossier ait été créé av­ant le 1^er jan­vi­er 2021.

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1^er jan­vi­er 2018.