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Verordnung des EJPD
über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen
(EÖBV-EJPD)

vom 8. Dezember 2017 (Stand am 15. März 2022)

Das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement (EJPD),

gestützt auf die Artikel 10 Absatz 5, 19 Absatz 3, 20 Absatz 2 und 26 der Verordnung vom 8. Dezember 20171 über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV),

verordnet:

1 SR 211.435.1

1. Abschnitt: Gegenstand

Art. 1  

1 Die­se Ver­ord­nung re­gelt die tech­ni­schen und or­ga­ni­sa­to­ri­schen Aspek­te der Er­stel­lung elek­tro­ni­scher öf­fent­li­cher Ur­kun­den und elek­tro­ni­scher Be­glau­bi­gun­gen.

2 Sie re­gelt ins­be­son­de­re:

a.
die tech­ni­schen An­for­de­run­gen an Schnitt­stel­len, über die Da­ten über Ur­kunds­per­so­nen aus an­de­ren Sys­te­men an das Schwei­ze­ri­sche Re­gis­ter der Ur­kunds­per­so­nen (UPReg) ge­lie­fert wer­den;
b.
das Er­stel­len elek­tro­ni­scher Do­ku­men­te und das An­brin­gen von Ver­ba­len;
c.
die Dar­stel­lung der elek­tro­ni­schen Si­gna­tur der Ur­kunds­per­son und den Si­gnier­vor­gang;
d.
die Form und den In­halt der Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung;
e.
das Ab­ru­fen und An­brin­gen der Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung;
f.
die Aus­ga­be und das An­brin­gen des elek­tro­ni­schen Sie­gels des UPReg;
g.
das An­brin­gen des all­fäl­li­gen zu­sätz­li­chen kan­to­na­len elek­tro­ni­schen Sie­gels;
h.
den Ge­gen­stand der Prü­fung, die das Va­li­da­tor­sys­tem durch­führt.

2. Abschnitt: Lieferung der Daten über Urkundspersonen aus anderen Systemen über eine Schnittstelle an das UPReg

Art. 2 Technische Anforderungen  

(Art. 8 Abs. 4 und Art. 20 EÖBV)

Die tech­ni­schen An­for­de­run­gen an Schnitt­stel­len zum UPReg, über die Da­ten über Ur­kunds­per­so­nen aus an­de­ren Sys­te­men ge­lie­fert wer­den, sind im An­hang 1 auf­ge­führt.
Art. 3 Gesuch um Bewilligung, Daten zu liefern  

(Art. 20 EÖBV)

Das Ge­such um Be­wil­li­gung, Da­ten zu lie­fern, muss den Nach­weis ent­hal­ten, dass die tech­ni­schen An­for­de­run­gen nach Ar­ti­kel 2 er­füllt sind.

3. Abschnitt: Erstellen elektronischer Dokumente und Verbale

Art. 4 Einlesen eines Papierdokuments  

(Art. 11 Abs. 2 Bst. a, Art. 12 Bst. a, Art. 13 Bst. a und Art. 15 Bst. a EÖBV)

Beim Ein­le­sen ei­nes Pa­pier­do­ku­ments wählt die Ur­kunds­per­son die Ein­rich­tun­gen, Hilfs­mit­tel und Ein­stel­lun­gen, ein­sch­liess­lich der Auf­lö­sung, so, dass:

a.
kei­ne we­sent­li­chen In­for­ma­tio­nen ver­lo­ren­ge­hen oder ver­än­dert wer­den;
b.
nur so viel Spei­cher­platz wie nö­tig be­an­sprucht wird.
Art. 5 Verbalseite und Verbal  

(Art. 10 Abs. 1 Bst. b und e so­wie Abs. 3 EÖBV)

1 Die Ver­bal­sei­te muss das Sei­ten­for­mat DIN A4 hoch auf­wei­sen.

2 Der obe­re Drit­tel der Ver­bal­sei­te ist für das Aus­fer­ti­gungs- oder Be­glau­bi­gungs­ver­bal und für die elek­tro­ni­sche Si­gna­tur der Ur­kunds­per­son be­stimmt. Der mitt­le­re Drit­tel der Ver­bal­sei­te bleibt frei für die Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung. Der un­te­re Drit­tel der Ver­bal­sei­te bleibt frei für das all­fäl­li­ge kan­to­na­le elek­tro­ni­sche Sie­gel nach Ar­ti­kel 10 Ab­satz 3 EÖBV.

3 Das Bun­des­amt für Jus­tiz (BJ) kann in Zu­sam­men­ar­beit mit den Be­rufs­ver­bän­den der Ur­kunds­per­so­nen Mus­ter­ver­ba­le er­stel­len und ver­öf­fent­li­chen.
Art. 6 Dateiformate der elektronischen Dokumente  

(Art. 10 Abs. 1 Bst. c EÖBV)

Elek­tro­ni­sche Do­ku­men­te müs­sen in ei­nem an­er­kann­ten elek­tro­ni­schen Da­tei­for­mat er­stellt und ge­spei­chert wer­den. Die an­er­kann­ten Da­tei­for­ma­te sind im An­hang 2 auf­ge­führt.

4. Abschnitt: Sichtbare Darstellung der Signatur der Urkundsperson und Signiervorgang

Art. 7  

1 Die elek­tro­ni­sche Si­gna­tur der Ur­kunds­per­son kann mit ei­ner im Do­ku­ment sicht­ba­ren Dar­stel­lung ver­knüpft wer­den. In die­sem Fall muss die­se al­le im Feld «Com­mon Na­me» (CN) des Zer­ti­fi­kats ent­hal­te­nen Na­men und Vor­na­men der Ur­kunds­per­son ent­hal­ten. Die da­bei ver­wen­de­ten Schrif­ten müs­sen in das Do­ku­ment ein­ge­fügt wer­den.

2 Die Si­gna­tur muss so in das Do­ku­ment ein­ge­fügt wer­den, dass das zur Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung ge­hö­ren­de elek­tro­ni­sche Sie­gel des UPReg in ei­nem nach­fol­gen­den Schritt hin­zu­ge­fügt wer­den kann.

5. Abschnitt: Form und Inhalt der Zulassungsbestätigung

Art. 8 Form und technischer Inhalt der Zulassungsbestätigung  

(Art. 10 Abs. 2 EÖBV)

1 Das UPReg gibt die sicht­ba­ren Ele­men­te der Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung als Gra­fik aus.

2 Das elek­tro­ni­sche Sie­gel des UPReg ent­hält in der Si­gna­tur­er­klä­rung die Se­ri­en­num­mer des Zer­ti­fi­kats, das die Ur­kunds­per­son zum Si­gnie­ren ver­wen­det hat.

6. Abschnitt: Abrufen und Anbringen der Zulassungsbestätigung

Art. 9 Abrufen der Zulassungsbestätigung  

(Art. 7 Abs. 1 Bst. i, Art. 10 Abs. 1 Bst. e und Art. 20 EÖBV)

1 Die Ur­kunds­per­son ruft die Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung über ein Pro­gramm oder über einen vom BJ zu­ge­las­se­nen Drit­ten beim UPReg ab.

2 Sie iden­ti­fi­ziert sich da­bei mit­tels ei­nes Iden­ti­fi­ka­ti­ons­mit­tels nach Ar­ti­kel 7 Ab­satz 1 Buch­sta­be i EÖBV, ba­sie­rend auf Zer­ti­fi­ka­ten von ei­ner nach dem Bun­des­ge­setz vom 18. März 20162 über die elek­tro­ni­sche Si­gna­tur (Zer­tES) an­er­kann­ten An­bie­te­rin oder auf ei­nem nach Zer­tES an­er­kann­ten Iden­ti­fi­ka­ti­ons­ver­fah­ren.

3 Das ein­ge­setz­te Pro­gramm über­prüft, ob:

a.
das Do­ku­ment ein an­er­kann­tes Da­tei­for­mat nach Ar­ti­kel 6 auf­weist;
b.
die Ver­bal­sei­te das Sei­ten­for­mat DIN A4 (210 mm breit × 297 mm hoch) mit zu­läs­si­gen Ab­wei­chun­gen von ± 10 mm Brei­te und ± 20 mm Hö­he auf­weist; und
c.
die im Do­ku­ment an­ge­brach­te Si­gna­tur der Ur­kunds­per­son gül­tig ist.

4 Es über­mit­telt dem UPReg da­nach nur die fol­gen­den In­for­ma­tio­nen:

a.
die aus dem Do­ku­ment ex­tra­hier­te Si­gna­tur mit Zeit­stem­pel;
b.
das der Si­gna­tur zu­grun­de lie­gen­de Zer­ti­fi­kat der Ur­kunds­per­son;
c.
die zur Au­then­ti­fi­zie­rung der Ur­kunds­per­son not­wen­di­gen Da­ten.

2 SR 943.03
Art. 10 Vermittlung des Zugriffs auf das UPReg durch Dritte  

(Art. 10 Abs. 4 und Art. 20 EÖBV)

1 Die tech­ni­schen An­for­de­run­gen für die Ver­mitt­lung des Zu­griffs auf das UPReg sind im An­hang 3 auf­ge­führt.

2 Das Ge­such von Drit­ten um Be­wil­li­gung, den Zu­griff auf das UPReg zu ver­mit­teln, ent­hält An­ga­ben, wie die Vor­ga­ben ge­mä­ss An­hang 3 er­füllt sind.
Art. 11 Voraussetzungen für die Ausgabe der Zulassungsbestätigung  

Das UPReg gibt die Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung nur aus, wenn die fol­gen­den Be­din­gun­gen er­füllt sind:

a.
Die Ur­kunds­per­son ist im Zeit­punkt des Be­zugs der Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung ge­mä­ss dem UPReg be­fugt, elek­tro­ni­sche öf­fent­li­che Ur­kun­den oder elek­tro­ni­sche Be­glau­bi­gun­gen zu er­stel­len.
b.
Die Per­son iden­ti­fi­ziert sich ge­gen­über dem UPReg.
c.
Die iden­ti­fi­zier­te Per­son ist iden­tisch mit der Per­son, für de­ren Si­gna­tur die Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung be­zo­gen wer­den soll.
Art. 12 Ausgabe der Zulassungsbestätigung  

Das UPReg gibt die Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung als Gra­fik so­wie in ma­schi­nen­les­ba­rer Form aus.
Art. 13 Anbringen der Zulassungsbestätigung  

(Art. 10 Abs. 1 Bst. e EÖBV)

1 Das von der Ur­kunds­per­son ein­ge­setz­te Pro­gramm fügt die vom UPReg aus­ge­ge­be­ne Gra­fik ein.

2 Es fügt den ma­schi­nen­les­ba­ren Teil der Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung in das elek­tro­ni­sche Sie­gel des UPReg ein.

3 Es er­stellt ei­ne neue ein­deu­ti­ge kryp­to­gra­fi­sche Prüf­sum­me für das Do­ku­ment und über­mit­telt die­se an das UPReg.

7. Abschnitt: Ausgabe und Anbringen des elektronischen Siegels des UPReg

Art. 14 Ausgabe des Siegels  

1 Das UPReg si­gniert die kryp­to­gra­fi­sche Prüf­sum­me, fügt ihr einen qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Zeit­stem­pel nach Ar­ti­kel 2 Buch­sta­be j Zer­tES3 bei und gibt sie an das auf­ru­fen­de Pro­gramm zu­rück.

2 Das elek­tro­ni­sche Sie­gel des UPReg be­ruht auf ei­nem auf die Or­ga­ni­sa­ti­on lau­ten­den Zer­ti­fi­kat ei­ner nach Zer­tES an­er­kann­ten An­bie­te­rin von Zer­ti­fi­zie­rungs­diens­ten; als Or­ga­ni­sa­ti­on ist im Feld Com­mon Na­me «Swiss Con­fe­de­ra­ti­on – Swiss Re­gis­ter of No­ta­ri­es» an­zu­ge­ben.

3 SR 943.03
Art. 15 Anbringen des Siegels an das Dokument  

Das von der Ur­kunds­per­son ein­ge­setz­te Pro­gramm fügt das Sie­gel des UPReg in das Do­ku­ment ein und spei­chert die­ses so ab.

8. Abschnitt: Kantonale Zertifikate

Art. 16  

Die zu­stän­di­ge Be­hör­de stellt dem UPReg die ge­re­gel­ten Zer­ti­fi­ka­te zu, die zum Er­stel­len kan­to­na­ler elek­tro­ni­scher Sie­gel nach Ar­ti­kel 10 Ab­satz 3 EÖBV ver­wen­det wer­den oder wur­den.

9. Abschnitt: Gegenstand der Prüfung, die das Validatorsystem durchführt

Art. 17  

Das Va­li­da­tor­sys­tem prüft fol­gen­de tech­ni­sche Ei­gen­schaf­ten elek­tro­ni­scher öf­fent­li­cher Ur­kun­den und elek­tro­ni­scher Be­glau­bi­gun­gen nach den Ar­ti­keln 10–16 EÖBV:

a.
Das Do­ku­ment ist von der Ur­kunds­per­son gül­tig nach Ar­ti­kel 10 Ab­satz 1 Buch­sta­be d EÖBV si­gniert; all­fäl­lig vor­gän­gig an­ge­brach­te Si­gna­tu­ren wer­den da­bei nicht be­ach­tet.
b.
Das Do­ku­ment trägt ein gül­ti­ges elek­tro­ni­sches Sie­gel des UPReg nach Ar­ti­kel 10 Ab­satz 2 Buch­sta­be b EÖBV.
c.
Das Sie­gel des UPReg ent­hält in der Si­gna­tur­er­klä­rung die Se­ri­en­num­mer des qua­li­fi­zier­ten Zer­ti­fi­kats der Ur­kunds­per­son.
d.
Das Do­ku­ment ist seit dem An­brin­gen der Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung nicht mehr ver­än­dert oder si­gniert wor­den. Aus­ge­nom­men sind all­fäl­lig an­ge­brach­te kan­to­na­le Sie­gel nach Ar­ti­kel 10 Ab­satz 3 EÖBV.
e.
All­fäl­li­ge kan­to­na­le Sie­gel nach Ar­ti­kel 10 Ab­satz 3 EÖBV sind gül­tig und be­ru­hen auf dem beim UPReg hin­ter­leg­ten Zer­ti­fi­kat des Kan­tons.

10. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 184  

4 Auf­ge­ho­ben durch Ziff. I der V des EJPD vom 14. Fe­br. 2022, mit Wir­kung seit 15. März 2022 (AS 2022 154).
Art. 19 Übergangsbestimmung für die Überprüfung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen ohne elektronische Zulassungsbestätigung  

(Art. 26 EÖBV)

1 Bei elek­tro­ni­schen öf­fent­li­chen Ur­kun­den und elek­tro­ni­schen Be­glau­bi­gun­gen oh­ne elek­tro­ni­sche Zu­las­sungs­be­stä­ti­gung, die zwi­schen dem 1. Au­gust 2013 und dem 31. De­zem­ber 2013 er­stellt wor­den sind, prü­fen die Han­dels­re­gis­ter- und die Grund­buchäm­ter mit dem Va­li­da­tor­sys­tem die Gül­tig­keit der elek­tro­ni­schen Si­gna­tur und das Vor­han­den­sein ei­nes gül­ti­gen Zeit­stem­pels.

2 Zu­sätz­lich prü­fen sie vi­su­ell, ob:

a.
im elek­tro­ni­schen Do­ku­ment die Hand­un­ter­schrift der Ur­kunds­per­son so­wie de­ren Sie­gel oder Stem­pel er­kenn­bar ab­ge­bil­det sind;
b.
der im elek­tro­ni­schen Do­ku­ment sicht­ba­re Na­me der Ur­kunds­per­son mit dem Na­men in der elek­tro­ni­schen Si­gna­tur der Ur­kunds­per­son über­ein­stimmt.

3 Hat das be­tref­fen­de Re­gis­ter­amt Zwei­fel an der Be­rech­ti­gung der Ur­kunds­per­son, Be­ur­kun­dun­gen vor­zu­neh­men, so über­prüft es die Be­rech­ti­gung sel­ber oder ver­langt von der Ur­kunds­per­son einen Nach­weis auf­grund ei­nes ver­bind­li­chen kan­to­na­len Ver­zeich­nis­ses oder ei­ner Be­stä­ti­gung der Zu­las­sungs­be­hör­de.
Art. 20 Aufhebung eines anderen Erlasses  

Die Ver­ord­nung des EJPD vom 25. Ju­ni 20135 über die elek­tro­ni­sche öf­fent­li­che Be­ur­kun­dung wird auf­ge­ho­ben.

5 [AS 2013 2347]
Art. 21 Inkrafttreten  

Die­se Ver­ord­nung tritt am 1. Fe­bru­ar 2018 in Kraft.

Anhang 1 6

6 Fassung gemäss Ziff. II der V des EJPD vom 14. Febr. 2022, in Kraft seit 15. März 2022 (AS 2022 154).

(Art. 2)

Technische Anforderungen an Schnittstellen, über die dem UPReg Daten über Urkundspersonen aus anderen Systemen geliefert werden(Version 2) 7

7 Der Text dieses Anhangs wird weder in der AS noch in der SR veröffentlicht. Die Verordnung einschliesslich des Anhangs kann via Internet unter www.bj.admin.ch > Themen > Wirtschaft > Elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Beglaubigungen konsultiert werden.

Anhang 2

(Art. 6)

Anerkannte elektronische Dateiformate

Bezeichnung des Dateiformats

Zugrunde liegende technische Norm8

PDF/A-1

SN EN ISO 19005-1, 2005, Dokumentenmanagement – Elektronisches Dokumentendateiformat für Langzeitarchivierung – Teil 1: Verwendung von PDF 1.4 (PDF/A-1)

PDF/A-2

SN EN ISO 19005-2, 2011, Dokumenten-Management – Elektronisches Dokumenten-Dateiformat für die Langzeitarchivierung – Teil 2: Anwendung der ISO 32000-1 (PDF/A-2)

8 Die technischen Normen kostenlos eingesehen und gegen Bezahlung bezogen werden bei der Schweizerischen Normen-Vereinigung (SNV), Sulzerallee 70, 8404Winterthur; www.snv.ch oder eingesehen werden beim Bundesamt für Justiz, Bundesrain 20, 3003Bern.

Anhang 3 9

9 Fassung gemäss Ziff. II der V des EJPD vom 14. Febr. 2022, in Kraft seit 15. März 2022 (AS 2022 154).

(Art. 10 Abs. 1)

Technische Anforderungen zur Vermittlung des Zugriffs auf das UPReg (Version 2) 10

10 Der Text dieses Anhangs wird weder in der AS noch in der SR veröffentlicht. Die Verordnung einschliesslich des Anhangs kann via Internet unter www.bj.admin.ch > Themen > Wirtschaft > Elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Beglaubigungen konsultiert werden.

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