Ordonnance du DFJP
sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique
(OAAE-DFJP)

¹ La présente or­don­nance règle les as­pects tech­niques et or­gan­isa­tion­nels de l’éta­blisse­ment des act­es au­then­tiques élec­tro­niques et des légal­isa­tions élec­tro­niques.

² Elle règle en par­ticuli­er:

a.

les ex­i­gences tech­niques im­posées aux in­ter­faces par l’in­ter­mé­di­aire de­squelles les don­nées re­l­at­ives aux of­fi­ci­ers pub­lics proven­ant d’autres sys­tèmes sont livrées au Re­gistre suisse des of­fi­ci­ers pub­lics (RegOP);

b.

l’ét­ab­lisse­ment de doc­u­ments et l’ap­pos­i­tion de for­mules de verb­al­isa­tion;

c.

la re­présent­a­tion de la sig­na­ture qual­i­fiée de l’of­fi­ci­er pub­lic et la procé­dure de sig­na­ture;

d.

la forme et le con­tenu de la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion;

e.

l’ob­ten­tion en ligne et l’in­ser­tion de la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion;

f.

la déliv­rance et l’in­ser­tion du cachet élec­tro­nique du RegOP;

g.

l’in­ser­tion d’un cachet élec­tro­nique can­ton­al sup­plé­mentaire;

h.

l’ob­jet de la véri­fic­a­tion opérée par le sys­tème de val­id­a­tion.

(art. 8, al. 4, et art. 20 OAAE)

Les ex­i­gences tech­niques im­posées aux in­ter­faces par l’in­ter­mé­di­aire de­squelles les don­nées re­l­at­ives aux of­fi­ci­ers pub­lics proven­ant d’autres sys­tèmes sont livrées au RegOP sont in­diquées dans l’an­nexe 1.

(art. 20 OAAE)

La de­mande d’autor­isa­tion pour livrer les don­nées doit con­tenir la preuve que les ex­i­gences tech­niques prévues à l’art. 2 sont re­m­plies.

(art. 11, al. 2, let. a, 12, let. a, 13, let. a, et 15, let. a, OAAE)

Pour la numérisa­tion d’un doc­u­ment sur papi­er, l’of­fi­ci­er pub­lic chois­it les équipe­ments, outils et con­fig­ur­a­tions, y com­pris la résolu­tion, de telle façon:

a.

qu’aucune in­form­a­tion es­sen­ti­elle ne soit per­due ou modi­fiée,

b.

que ne soit sol­li­citée que la ca­pa­cité de mé­m­oire né­ces­saire.

(art. 10, al. 1, let. b, et e, ain­si qu’al. 3, OAAE)

¹ La page de verb­al­isa­tion doit re­specter le format DIN A4 ori­ent­a­tion por­trait.

² Le tiers supérieur de la page de verb­al­isa­tion est des­tiné à la for­mule prévue pour l’ex­pédi­tion ou pour la légal­isa­tion ain­si qu’à la sig­na­ture élec­tro­nique de l’of­fi­ci­er pub­lic. Le deux­ième tiers de cette page est des­tiné à la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion. Le tiers in­férieur est libre pour un cachet can­ton­al sup­plé­mentaire en ap­plic­a­tion de l’art. 10, al. 3, OAAE.

³ L’Of­fice fédéral de la justice (OFJ) peut ét­ab­lir des mod­èles de for­mules de verb­al­isa­tion en col­lab­or­a­tion avec les or­gan­isa­tions pro­fes­sion­nelles d’of­fi­ci­ers pub­lics et les pub­li­er.

(art. 10, al. 1, let. c, OAAE)

Les doc­u­ments élec­tro­niques doivent être ét­ab­lis et sauve­gardés dans un format de fichi­er élec­tro­nique re­con­nu. Les formats de fichi­er re­con­nus sont spé­ci­fiés dans l’an­nexe 2.

¹ La sig­na­ture élec­tro­nique de l’of­fi­ci­er pub­lic peut être reliée à une re­présent­a­tion vis­ible dans le doc­u­ment. Dans ce cas, celle-ci doit con­tenir tous les noms et prénoms de l’of­fi­ci­er pub­lic dans le champ «Com­mon Name» (CN) du cer­ti­ficat. Les po­lices d’écrit­ure util­isées dans ce cadre doivent être in­sérées dans le doc­u­ment.

² La sig­na­ture doit être in­sérée dans le doc­u­ment de telle man­ière que le cachet élec­tro­nique fais­ant partie de la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion puisse être ajouté par la suite.

(art. 10, al. 2, OAAE)

¹ Le RegOP fait ap­par­aître les élé­ments vis­ibles de la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion en tant qu'im­age graph­ique.

² Le cachet élec­tro­nique du RegOP con­tient, dans la déclar­a­tion de sig­na­ture, le numéro de série du cer­ti­ficat que l’of­fi­ci­er pub­lic a util­isé pour sign­er.

(art. 7, al. 1, let. i, 10, al. 1, let. e, et 20 OAAE)

¹ L’of­fi­ci­er pub­lic ob­tient en ligne la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion auprès du RegOP au moy­en d’un pro­gramme mis à dis­pos­i­tion par l’OFJ ou par l’in­ter­mé­di­aire d’un tiers autor­isé par l’OFJ.

² Il s’iden­ti­fie au moy­en d’un in­stru­ment d’iden­ti­fic­a­tion con­formé­ment à l’art. 7, al. 1, let. i, OAAE basé sur des cer­ti­ficats délivrés par un fourn­is­seur re­con­nu au sens de la loi du 18 mars 2016 sur la sig­na­ture élec­tro­nique (SC­SE)² ou par l’in­ter­mé­di­aire d’une procé­dure d’iden­ti­fic­a­tion re­con­nue au sens de la SC­SE.

³ Le pro­gramme util­isé véri­fie:

a.

si le doc­u­ment cor­res­pond à un format de fichi­er re­con­nu con­formé­ment à l’art. 6,

b.

si la page de verb­al­isa­tion re­specte le format DIN A4 (210 mm en largeur × 297 mm en hauteur) avec une marge d’er­reur de ± 10 mm en largeur et ± 20 mm en hauteur, et

c.

si la sig­na­ture de l’of­fi­ci­er pub­lic in­sérée dans le doc­u­ment est val­able.

⁴ Il trans­met en­suite à l’UP­Reg unique­ment les in­form­a­tions suivantes:

a.

la sig­na­ture ex­traite du doc­u­ment avec le timbre horod­ateur;

b.

le cer­ti­ficat de l’of­fi­ci­er pub­lic à l’ori­gine de la sig­na­ture;

c.

les don­nées né­ces­saires à l’au­then­ti­fic­a­tion de l’of­fi­ci­er pub­lic.

(art. 10, al. 4, et 20 OAAE)

¹ Les ex­i­gences tech­niques pour trans­mettre les re­quêtes en ligne au RegOP sont spé­ci­fiées à l’an­nexe 3.

² La de­mande de tiers les autor­is­ant à trans­mettre les re­quêtes en ligne au RegOP con­tient les in­dic­a­tions per­met­tant d’ap­pré­ci­er si les ex­i­gences de l’an­nexe 3 sont re­m­plies.

Le RegOP ne délivre la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion que si les con­di­tions suivantes sont re­m­plies:

a.

l’of­fi­ci­er pub­lic est com­pétent au mo­ment de l’ob­ten­tion de la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion con­formé­ment au RegOP pour ét­ab­lir des act­es au­then­tiques élec­tro­niques ou des légal­isa­tions élec­tro­niques;

b.

la per­sonne s’iden­ti­fie auprès du RegOP;

c.

la per­sonne iden­ti­fiée est identique à celle pour la sig­na­ture de laquelle la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion doit être ob­tenue.

Le RegOP délivre la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion en tant qu’im­age graph­ique ain­si que sous une forme lis­ible par une ma­chine.

(art. 10, al. 1, let. e, OAAE)

¹ Le pro­gramme util­isé par l’of­fi­ci­er pub­lic in­sère l’im­age graph­ique délivrée par le RegOP.

² Il in­sère la partie de la sig­na­ture lis­ible par une ma­chine de la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion dans le cachet élec­tro­nique du RegOP.

³ Il ét­ablit un chif­fre de con­trôle cryp­to­graph­ique uni­voque pour le doc­u­ment et le trans­met au RegOP.

¹ Le RegOP signe le chif­fre de con­trôle cryp­to­graph­ique, y in­sère un timbre horod­ateur qual­i­fié con­formé­ment à l’art. 2, let. j, SC­SE³, et le restitue au pro­gramme re­quérant.

² Le cachet du RegOP re­pose sur un cer­ti­ficat ét­abli au nom de l’or­gan­isa­tion proven­ant d’un fourn­is­seur re­con­nu de ser­vices de cer­ti­fic­a­tion au sens de la SC­SE; le champ «Com­mon Name» doit port­er l’in­dic­a­tion «Swiss Re­gister of Not­ar­ies» en tant qu’or­gan­isa­tion.

Le pro­gramme util­isé par l’of­fi­ci­er pub­lic in­sère le cachet du RegOP dans le doc­u­ment et l’en­re­gistre de cette façon.

L’autor­ité com­pétente re­met au RegOP les cer­ti­ficats régle­mentés qui sont ou ont été util­isés pour l’ét­ab­lisse­ment des cachets can­tonaux con­formé­ment à l’art. 10, al. 3, OAAE.

Le sys­tème de val­id­a­tion véri­fie les pro­priétés tech­niques suivantes des act­es au­then­tiques élec­tro­niques et des légal­isa­tions élec­tro­niques en ap­plic­a­tion des art. 10 à 16 OAAE:

a.

le doc­u­ment est signé val­able­ment par l’of­fi­ci­er pub­lic, con­formé­ment à l’art. 10, al. 1, let. d, OAAE; d’éven­tuelles sig­na­tures ap­posées précé­dem­ment ne sont pas prises en compte;

b.

le doc­u­ment con­tient un cachet élec­tro­nique val­able du RegOP, con­formé­ment à l’art. 10, al. 2, let. b, OAAE;

c.

le cachet élec­tro­nique du RegOP con­tient, dans la déclar­a­tion de sig­na­ture, le numéro de série du cer­ti­ficat qual­i­fié de l’of­fi­ci­er pub­lic;

d.

le doc­u­ment n’a plus été signé ou modi­fié depuis l’in­ser­tion de la con­firm­a­tion d’ad­mis­sion. L’éven­tuelle in­ser­tion d’un cachet can­ton­al, con­formé­ment à l’art. 10, al. 3, OAAE, est ex­ceptée;

e.

les éven­tuels cachets can­tonaux, con­formé­ment à l’art. 10, al. 3, OAAE, sont val­ables et re­posent sur un cer­ti­ficat du can­ton dé­posé auprès du RegOP.

(art. 26 OAAE)

¹ Pour les act­es au­then­tiques élec­tro­niques et les légal­isa­tions élec­tro­niques qui ont été ét­ab­lis sans con­firm­a­tion d’ad­mis­sion entre le 1^eraoût 2013 et le 31 décembre 2013, les of­fices du re­gistre du com­merce et les of­fices du re­gistre fon­ci­er véri­fi­ent la valid­ité de la sig­na­ture élec­tro­nique et la présence d’un timbre horod­ateur val­able au moy­en du sys­tème de val­id­a­tion.

² En outre, ils véri­fi­ent visuelle­ment si:

a.

la sig­na­ture auto­graphe ain­si que le sceau ou le timbre sont re­produits de man­ière re­con­naiss­able sur le doc­u­ment élec­tro­nique;

b.

le nom de l’of­fi­ci­er pub­lic vis­ible sur le doc­u­ment élec­tro­nique con­corde avec ce­lui fig­ur­ant sur la sig­na­ture élec­tro­nique.

³ Si l’of­fice com­pétent char­gé de la tenue du re­gistre a des doutes quant au droit de l’of­fi­ci­er pub­lic à dress­er des act­es au­then­tiques, il véri­fie lui-même ce droit ou ex­ige de l’of­fi­ci­er pub­lic qu’il le prouve sur la base d’un réper­toire can­ton­al ay­ant un ca­ra­ctère ob­lig­atoire ou d’une at­test­a­tion délivrée par l’autor­ité d’ad­mis­sion.

L’or­don­nance du DFJP du 25 juin 2013 sur l’acte au­then­tique élec­tro­nique⁵ est ab­ro­gée.

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1^er fév­ri­er 2018.