Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher

¹Wer buch­füh­rungs­pflich­tig ist, muss ein Haupt­buch und, je nach Art und Um­fang des Ge­schäfts, auch Hilfs­bü­cher füh­ren.

²Das Haupt­buch be­steht aus:

a.

den Kon­ten (sach­lo­gi­sche Glie­de­rung al­ler ver­buch­ten Ge­schäfts­vor­fäl­le), auf de­ren Ba­sis Be­triebs­rech­nung und Bi­lanz er­stellt wer­den;

b.

dem Jour­nal (chro­no­lo­gi­sche Er­fas­sung al­ler ver­buch­ten Ge­schäfts­vor­fäl­le).

³Die Hilfs­bü­cher müs­sen in Er­gän­zung zum Haupt­buch die An­ga­ben ent­hal­ten, die zur Fest­stel­lung der Ver­mö­gens­la­ge des Ge­schäf­tes und der mit dem Ge­schäfts­be­trieb zu­sam­men­hän­gen­den Schuld- und For­de­rungs­ver­hält­nis­se so­wie der Be­triebs­er­geb­nis­se der ein­zel­nen Ge­schäfts­jah­re nö­tig sind. Dar­un­ter fal­len ins­be­son­de­re die Lohn­buch­hal­tung, die De­bi­to­ren- und Kre­di­to­ren­buch­hal­tung so­wie die fort­lau­fen­de Füh­rung der Wa­ren­be­stän­de bzw. der nicht fak­tu­rier­ten Dienst­leis­tun­gen.

¹Bei der Füh­rung der Ge­schäfts­bü­cher und der Er­fas­sung der Bu­chungs­be­le­ge sind die an­er­kann­ten kauf­män­ni­schen Grund­sät­ze ein­zu­hal­ten (ord­nungs­ge­mäs­se Buch­füh­rung).

²Wer­den die Ge­schäfts­bü­cher elek­tro­nisch oder auf ver­gleich­ba­re Wei­se ge­führt und auf­be­wahrt und die Bu­chungs­be­le­ge elek­tro­nisch oder auf ver­gleich­ba­re Wei­se er­fasst und auf­be­wahrt, so sind die Grund­sät­ze der ord­nungs­ge­mäs­sen Da­ten­ver­ar­bei­tung ein­zu­hal­ten.¹

³Die Ord­nungs­mäs­sig­keit der Füh­rung und der Auf­be­wah­rung der Bü­cher rich­tet sich nach den an­er­kann­ten Stan­dards zur Rech­nungs­le­gung, so­fern die Ge­setz­ge­bung, ins­be­son­de­re der 32. Ti­tel des Ob­li­ga­tio­nen­rechts und die­se Ver­ord­nung, nichts an­de­res vor­se­hen.²

Die Ge­schäfts­bü­cher müs­sen so ge­führt und auf­be­wahrt und die Bu­chungs­be­le­ge müs­sen so er­fasst und auf­be­wahrt wer­den, dass sie nicht ge­än­dert wer­den kön­nen, oh­ne dass sich dies fest­stel­len lässt.

¹Je nach Art und Um­fang des Ge­schäfts sind die Or­ga­ni­sa­ti­on, die Zu­stän­dig­kei­ten, die Ab­läu­fe und Ver­fah­ren und die In­fra­struk­tur (Ma­schi­nen und Pro­gram­me), die bei der Füh­rung und Auf­be­wah­rung der Ge­schäfts­bü­cher zur An­wen­dung ge­kom­men sind, in Ar­beits­an­wei­sun­gen so zu do­ku­men­tie­ren, dass die Ge­schäfts­bü­cher und die Bu­chungs­be­le­ge ver­stan­den wer­den kön­nen.¹

²Ar­beits­an­wei­sun­gen sind zu ak­tua­li­sie­ren und nach den glei­chen Grund­sät­zen und gleich lang auf­zu­be­wah­ren wie die Ge­schäfts­bü­cher, die da­nach ge­führt wur­den.

Die Ge­schäfts­bü­cher und die Bu­chungs­be­le­ge sind sorg­fäl­tig, ge­ord­net und vor schäd­li­chen Ein­wir­kun­gen ge­schützt auf­zu­be­wah­ren.

¹Die Ge­schäfts­bü­cher und die Bu­chungs­be­le­ge müs­sen so auf­be­wahrt wer­den, dass sie bis zum En­de der Auf­be­wah­rungs­frist von ei­ner be­rech­tig­ten Per­son in­nert an­ge­mes­se­ner Frist ein­ge­se­hen und ge­prüft wer­den kön­nen.¹

²So­weit es für die Ein­sicht und die Prü­fung er­for­der­lich ist, sind das ent­spre­chen­de Per­so­nal so­wie die Ge­rä­te oder Hilfs­mit­tel ver­füg­bar zu hal­ten.

³Im Rah­men des Ein­sichts­rechts muss die Mög­lich­keit be­ste­hen, die Ge­schäfts­bü­cher auf Be­geh­ren ei­ner be­rech­tig­ten Per­son auch oh­ne Hilfs­mit­tel les­bar zu ma­chen.

¹Ar­chi­vier­te In­for­ma­tio­nen sind von ak­tu­el­len In­for­ma­tio­nen zu tren­nen bzw. so zu kenn­zeich­nen, dass ei­ne Un­ter­schei­dung mög­lich ist. Die Ver­ant­wor­tung für die ar­chi­vier­ten In­for­ma­tio­nen ist klar zu re­geln und zu do­ku­men­tie­ren.

²Auf ar­chi­vier­te Da­ten muss in­nert nütz­li­cher Frist zu­ge­grif­fen wer­den kön­nen.

Die In­for­ma­tio­nen sind sys­te­ma­tisch zu in­ven­ta­ri­sie­ren und vor un­be­fug­tem Zu­griff zu schüt­zen. Zu­grif­fe und Zu­trit­te sind auf­zu­zeich­nen. Die­se Auf­zeich­nun­gen un­ter­lie­gen der­sel­ben Auf­be­wah­rungs­pflicht wie die Da­ten­trä­ger.

¹Zur Auf­be­wah­rung von Un­ter­la­gen sind zu­läs­sig:

a.

un­ver­än­der­ba­re In­for­ma­ti­ons­trä­ger, na­ment­lich Pa­pier, Bild­trä­ger und un­ver­än­der­ba­re Da­ten­trä­ger;

b.

ver­än­der­ba­re In­for­ma­ti­ons­trä­ger, wenn:

1.

tech­ni­sche Ver­fah­ren zur An­wen­dung kom­men, wel­che die In­te­gri­tät der ge­spei­cher­ten In­for­ma­tio­nen ge­währ­leis­ten (z.B. di­gi­ta­le Si­gna­tur­ver­fah­ren),

2.

der Zeit­punkt der Spei­che­rung der In­for­ma­tio­nen un­ver­fälsch­bar nach­weis­bar ist (z. B. durch «Zeit­stem­pel»),

3.

die zum Zeit­punkt der Spei­che­rung be­ste­hen­den wei­te­ren Vor­schrif­ten über den Ein­satz der be­tref­fen­den tech­ni­schen Ver­fah­ren ein­ge­hal­ten wer­den, und

4.

die Ab­läu­fe und Ver­fah­ren zu de­ren Ein­satz fest­ge­legt und do­ku­men­tiert so­wie die ent­spre­chen­den Hilfs­in­for­ma­tio­nen (wie Pro­to­kol­le und Log fi­les) eben­falls auf­be­wahrt wer­den.

²In­for­ma­ti­ons­trä­ger gel­ten als ver­än­der­bar, wenn die auf ih­nen ge­spei­cher­ten In­for­ma­tio­nen ge­än­dert oder ge­löscht wer­den kön­nen, oh­ne dass die Än­de­rung oder Lö­schung auf dem Da­ten­trä­ger nach­weis­bar ist (wie Ma­gnet­bän­der, ma­gne­ti­sche oder ma­gne­to­op­ti­sche Dis­ket­ten, Fest- oder Wech­sel­plat­ten, so­lid state-Spei­cher).

¹Die In­for­ma­ti­ons­trä­ger sind re­gel­mäs­sig auf ih­re In­te­gri­tät und Les­bar­keit zu prü­fen.

²Die Da­ten kön­nen in an­de­re For­ma­te oder auf an­de­re In­for­ma­ti­ons­trä­ger über­tra­gen wer­den (Da­ten­mi­gra­ti­on), wenn si­cher­ge­stellt wird, dass:

a.

die Voll­stän­dig­keit und die Rich­tig­keit der In­for­ma­tio­nen ge­währ­leis­tet blei­ben; und

b.

die Ver­füg­bar­keit und die Les­bar­keit den ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen wei­ter­hin ge­nü­gen.

³Die Über­tra­gung von Da­ten von ei­nem In­for­ma­ti­ons­trä­ger auf einen an­de­ren ist zu pro­to­kol­lie­ren. Das Pro­to­koll ist zu­sam­men mit den In­for­ma­tio­nen auf­zu­be­wah­ren.

Die Ver­ord­nung vom 2. Ju­ni 1976¹ über die Auf­zeich­nung von auf­zu­be­wah­ren­den Un­ter­la­gen wird auf­ge­ho­ben.

Die­se Ver­ord­nung tritt am 1. Ju­ni 2002 in Kraft.