Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes

¹Toute per­sonne as­treinte à tenir des livres doit tenir un grand livre et, selon la nature et la taille de l'en­tre­prise, des livres aux­ili­aires.

²Le grand livre se com­pose:

a.

des comptes (struc­tur­a­tion par re­groupe­ments lo­giques et thématiques de toutes les trans­ac­tions en­re­gis­trées), sur la base de­squels sont ét­ab­lis le compte d'ex­ploit­a­tion et le bil­an;

b.

du journ­al (sais­ie chro­no­lo­gique de toutes les trans­ac­tions en­re­gis­trées).

³Les livres aux­ili­aires doivent con­tenir, en com­plé­ment du grand livre, les don­nées né­ces­saires pour ét­ab­lir la situ­ation fin­an­cière de l'en­tre­prise, l'état des dettes et des créances se rat­tachant à l'ex­ploit­a­tion, et le ré­sultat des ex­er­cices an­nuels. En font partie not­am­ment la compt­ab­il­ité des salaires, la compt­ab­il­ité des débiteurs et des créan­ci­ers, et l'in­ventaire mis à jour en con­tinu des stocks de marchand­ises ou des presta­tions qui n'ont pas en­core été fac­turées.

¹La tenue des livres et la sais­ie des pièces compt­ables doivent être con­formes aux prin­cipes com­mer­ci­aux re­con­nus (compt­ab­il­ité con­forme au prin­cipe de régu­lar­ité).

²Lor­sque les livres sont tenus et con­ser­vés par un moy­en élec­tro­nique ou par un moy­en com­par­able, et lor­sque les pièces compt­ables sont sais­ies et con­ser­vées par un moy­en élec­tro­nique ou par un moy­en com­par­able, le traite­ment des don­nées sera con­forme au prin­cipe de régu­lar­ité.¹

³La régu­lar­ité de la tenue et de la con­ser­va­tion des livres est ré­gie par les normes compt­ables re­con­nues dans la mesure où la lé­gis­la­tion not­am­ment le titre trente-deux­ième du code des ob­lig­a­tions et la présente or­don­nance n'en dis­posent pas autre­ment.²

Le mode de tenue, de sais­ie et de con­ser­va­tion doit garantir que les livres et les pièces compt­ables ne puis­sent être modi­fiés sans que la modi­fic­a­tion soit ap­par­ente.

¹En fonc­tion de la nature et de la taille de l'en­tre­prise, l'or­gan­isa­tion, les com­pétences, les modes de trav­ail et les procé­dures, ain­si que l'in­fra­struc­ture (matéri­el et lo­gi­ciels) util­isés pour la tenue et la con­ser­va­tion des livres sont con­signés dans des in­struc­tions de trav­ail de man­ière à ce que les livres et les pièces compt­ables puis­sent être com­pris.¹

²Les in­struc­tions de trav­ail sont ac­tu­al­isées et con­ser­vées selon les même prin­cipes - et pour une péri­ode équi­val­ente - que les livres qu'elles ont servi à ét­ab­lir.

Les livres et les pièces compt­ables doivent être con­ser­vés avec soin et or­dre, et tenus à l'abri des ef­fets dom­mage­ables.

¹Jusqu'à la fin du délai de con­ser­va­tion, toute per­sonne autor­isée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai rais­on­nable, con­sul­ter et véri­fi­er les livres et les pièces compt­ables.¹

²Le per­son­nel, les ap­par­eils et les in­stru­ments aux­ili­aires sont mis à dis­pos­i­tion en tant qu'ils sont né­ces­saires à la con­sulta­tion et à la véri­fic­a­tion.

³Dans le cadre du droit de con­sulta­tion, la pos­sib­il­ité doit être of­ferte, à la per­sonne autor­isée qui le de­mande, de rendre les livres lis­ibles sans l'aide d'in­stru­ments aux­ili­aires.

¹Les in­form­a­tions archivées sont sé­parées des in­form­a­tions ac­tuelles, ou sont sig­nalées de telle man­ière que la dis­tinc­tion soit pos­sible. La re­sponsab­il­ité des don­nées archivées doit être claire­ment réglée et con­signée dans un doc­u­ment.

²L'ac­cès aux don­nées archivées doit être pos­sible dans un délai rais­on­nable.

Les in­form­a­tions sont in­vent­or­iées sys­tématique­ment et protégées contre les ac­cès non autor­isés. Les con­sulta­tions et les ac­cès sont en­re­gis­trés. Ces en­re­gis­tre­ments sont sou­mis à la même ob­lig­a­tion de con­ser­va­tion que les sup­ports de don­nées.

¹Sont autor­isés pour la con­ser­va­tion de doc­u­ments:

a.

les sup­ports d'in­form­a­tion non modi­fi­ables, not­am­ment le papi­er, les sup­ports d'im­ages et les sup­ports de don­nées non modi­fi­ables;

b.

les sup­ports d'in­form­a­tion modi­fi­ables si:

1.

des procédés tech­niques (p. ex. sig­na­ture élec­tro­nique) sont util­isés, qui garan­tis­sent l'in­té­grité des in­form­a­tions en­re­gis­trées,

2.

le mo­ment où les in­form­a­tions ont été en­re­gis­trées peut être prouvé sans pos­sib­il­ité de falsi­fic­a­tion (p. ex. grâce à un sys­tème d'horodatage),

3.

les autres pre­scrip­tions re­l­at­ives à l'util­isa­tion du procédé en ques­tion qui ex­ist­ent au mo­ment de l'en­re­gis­trement sont re­spectées, et

4.

les procé­dures et les modes d'util­isa­tion de ces sup­ports sont con­signés et les in­form­a­tions né­ces­saires (pro­to­coles, journ­al de bord des con­nex­ions [log files]) sont égale­ment con­ser­vées.

²Les sup­ports d'in­form­a­tion sont réputés modi­fi­ables lor­squ'ils peuvent être modi­fiés ou ef­facés sans que l'opéra­tion soit détect­able sur le sup­port de don­nées lui-même (p. ex. bandes mag­nétiques, dis­quettes mag­nétiques ou op­tico-mag­nétiques, disques durs ou disques amovibles, disques à l'état solide [sol­id-state]).

¹L'in­té­grité et la lis­ib­il­ité des sup­ports d'in­form­a­tion sont régulière­ment con­trôlées.

²Le format des don­nées peut être modi­fié et les don­nées peuvent être trans­férées sur d'autres sup­ports d'in­form­a­tion (mi­gra­tion), s'il est garanti:

a.

que les in­form­a­tions restent com­plètes et ex­act­es, et

b.

que la dispon­ib­il­ité et la lis­ib­il­ité con­tin­u­ent de sat­is­faire aux ex­i­gences lé­gales.

³Le trans­fert des don­nées d'un sup­port d'in­form­a­tion à un autre doit faire l'ob­jet d'un procès-verbal. Ce derni­er est con­ser­vé avec les in­form­a­tions.

L'or­don­nance du 2 juin 1976 con­cernant l'en­re­gis­trement des doc­u­ments à con­serv­er¹ est ab­ro­gée.

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1^er juin 2002.