Ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données

¹Toute per­sonne qui de­mande au maître du fichi­er si des don­nées la con­cernant sont traitées (art. 8 LPD) doit en règle générale le faire par écrit et jus­ti­fi­er de son iden­tité.

²La de­mande d'ac­cès et la com­mu­nic­a­tion des ren­sei­gne­ments de­mandés peuvent être faites par voie élec­tro­nique, pour autant que le maître du fichi­er le pré­voie ex­pressé­ment et qu'il pren­ne des mesur­es adéquates afin:

a.

d'as­surer l'iden­ti­fic­a­tion de la per­sonne con­cernée, et

b.

de protéger les don­nées de la per­sonne con­cernée de tout ac­cès de tiers non autor­isés lors de la com­mu­nic­a­tion des ren­sei­gne­ments.¹

³D'en­tente avec le maître du fichi­er ou sur pro­pos­i­tion de ce­lui-ci, la per­sonne con­cernée peut égale­ment con­sul­ter ses don­nées sur place. Si elle y a con­senti et qu'elle a été iden­ti­fiée, les ren­sei­gne­ments peuvent égale­ment lui être fournis or­ale­ment.

⁴Les ren­sei­gne­ments sont fournis dans les 30 jours suivant ré­cep­tion de la de­mande. Il en va de même d'une dé­cision re­streignant le droit d'ac­cès (art. 9 et 10 LPD); celle-ci doit être motivée. Si les ren­sei­gne­ments ne peuvent être don­nés dans les 30 jours, le maître du fichi­er en aver­tit le re­quérant en lui in­di­quant le délai dans le­quel in­ter­viendra la ré­ponse.

⁵Si plusieurs maîtres de fichi­er gèrent en com­mun un ou plusieurs fichiers, le droit d'ac­cès peut être ex­er­cé auprès de chacun d'eux, à moins que l'un d'eux soit re­spons­able du traite­ment de l'en­semble des de­mandes de ren­sei­gne­ments. Si le maître de fichi­er n'est pas autor­isé à com­mu­niquer le ren­sei­gne­ment de­mandé, il trans­met la re­quête à qui de droit.

⁶Si le traite­ment des don­nées fais­ant l'ob­jet d'une de­mande d'ac­cès est ef­fec­tué par un tiers pour le compte du maître de fichi­er et que ce derni­er n'est pas en mesure de fournir le ren­sei­gne­ment de­mandé, il trans­met la de­mande au tiers pour qu'il y donne suite.²

⁷La con­sulta­tion des don­nées d'une per­sonne décédée est ac­cordée lor­sque le re­quérant jus­ti­fie d'un in­térêt à la con­sulta­tion et qu'aucun in­térêt pré­pondérant de proches de la per­sonne décédée ou de tiers ne s'y op­pose. Un in­térêt est ét­abli en cas de proche par­enté ou de mariage avec la per­sonne décédée.

¹Une par­ti­cip­a­tion équit­able aux frais peut ex­cep­tion­nelle­ment être de­mandée lor­sque:

a.

les ren­sei­gne­ments désirés ont déjà été com­mu­niqués au re­quérant dans les douze mois précéd­ant la de­mande, et que ce derni­er ne peut jus­ti­fi­er d'un in­térêt lé­git­ime, telle la modi­fic­a­tion non an­non­cée des don­nées le con­cernant;

b.

la com­mu­nic­a­tion des ren­sei­gne­ments de­mandés oc­ca­sionne un volume de trav­ail con­sidér­able.

²Le mont­ant prélevé s'élève à 300 francs au max­im­um. Le re­quérant est préal­able­ment in­formé du mont­ant et peut re­tirer sa re­quête dans les dix jours.

¹Les fichiers (art. 11a, al. 3, LPD) sont déclarés au Pré­posé fédéral à la pro­tec­tion des don­nées et à la trans­par­ence (pré­posé) av­ant d'être opéra­tion­nels.¹ La déclar­a­tion con­tient les in­form­a­tions suivantes:

a.

les nom et ad­resse du maître du fichi­er;

b.

le nom et la dé­nom­in­a­tion com­plète du fichi­er;

c.

la per­sonne auprès de laquelle peut être ex­er­cé le droit d'ac­cès;

d.

le but du fichi­er;

e.

les catégor­ies de don­nées per­son­nelles traitées;

f.

les catégor­ies de des­tinataires des don­nées;

g.

les catégor­ies de par­ti­cipants au fichi­er, c'est-à-dire les tiers qui sont en droit d'in­troduire des don­nées dans le fichi­er ou d'y procéder à des muta­tions.

²Chaque maître de fichi­er tient ces in­form­a­tions à jour. ...²

¹Ne sont pas sou­mis à déclar­a­tion les fichiers couverts par l'art. 11a, al. 5, let. a et c à f, LPD, ain­si que les fichiers suivants (art. 11a, al. 5, let. b, LPD):

a.

les fichiers de fourn­is­seurs ou de cli­ents, dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité;

b.

les fichiers dont les don­nées sont traitées unique­ment à des fins ne se rap­port­ant pas aux per­sonnes con­cernées, not­am­ment dans le cadre de la recher­che, de la plani­fic­a­tion ou de la stat­istique;

c.

les fichiers qui sont archivés et dont les don­nées ne sont con­ser­vées qu'à des fins his­toriques ou sci­en­ti­fiques;

d.

les fichiers con­ten­ant ex­clus­ive­ment des don­nées qui ont été pub­liées ou qui ont été ren­dues ac­cess­ibles au pub­lic par la per­sonne con­cernée sans que cette dernière se soit formelle­ment op­posée au traite­ment;

e.

les fichiers dont les don­nées sont traitées unique­ment aux fins de réal­iser les ex­i­gences prévues à l'art. 10;

f.

les pièces compt­ables;

g.

les fichiers aux­ili­aires con­cernant la ges­tion du per­son­nel du maître du fichi­er dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité.

²Le maître du fichi­er prend les mesur­es né­ces­saires afin de pouvoir com­mu­niquer, sur de­mande, au pré­posé ou aux per­sonnes con­cernées les in­form­a­tions re­l­at­ives aux fichiers qui ne sont pas sou­mis à déclar­a­tion (art. 3, al. 1).

La pub­lic­a­tion de don­nées per­son­nelles au moy­en de ser­vices d'in­form­a­tion et de com­mu­nic­a­tion auto­mat­isés afin d'in­form­er le pub­lic n'est pas as­similée à une com­mu­nic­a­tion à l'étranger.

¹Le maître du fichi­er in­forme le pré­posé, av­ant la com­mu­nic­a­tion à l'étranger, des garanties et des règles de pro­tec­tion des don­nées visées à l'art. 6, al. 2, let. a et g, LPD. S'il n'est pas en mesure d'in­form­er préal­able­ment le pré­posé, l'in­form­a­tion a lieu im­mé­di­ate­ment après la com­mu­nic­a­tion.

²Une fois les garanties et les règles de pro­tec­tion des don­nées an­non­cées au pré­posé, le devoir d'in­form­a­tion du maître du fichi­er est réputé égale­ment re­m­pli pour toutes les com­mu­nic­a­tions:

a.

qui se basent sur les mêmes garanties, pour autant que les catégor­ies de des­tinataires, les fi­nal­ités du traite­ment et les catégor­ies de don­nées com­mu­niquées soi­ent sim­il­aires, ou

b.

qui sont ef­fec­tuées au sein d'une même per­sonne mor­ale ou so­ciété ou entre des per­sonnes mor­ales ou so­ciétés réunies sous une dir­ec­tion unique, aus­si longtemps que les règles de pro­tec­tion des don­nées fournies per­mettent de garantir une pro­tec­tion adéquate.

³Le devoir d'in­form­a­tion est égale­ment réputé re­m­pli lor­sque des don­nées sont com­mu­niquées au moy­en de con­trats-mod­èles ou de clauses stand­ards ét­ab­lis ou re­con­nus par le pré­posé et que le maître du fichi­er in­forme le pré­posé qu'il re­court à ces con­trats-mod­èles ou à ces clauses stand­ards. Le pré­posé pub­lie une liste des con­trats-mod­èles ou des clauses stand­ards ét­ab­lis ou re­con­nus par lui.

⁴Le maître du fichi­er prend les mesur­es adéquates pour s'as­surer que le des­tinataire re­specte les garanties et les règles de pro­tec­tion des don­nées con­cernées.

⁵Le pré­posé ex­am­ine les garanties et les règles de pro­tec­tion des don­nées qui lui sont an­non­cées (art. 31, al. 1, let. e, LPD) et com­mu­nique le ré­sultat de son ex­a­men au maître du fichi­er dans un délai de 30 jours à compt­er de la date de leur an­nonce.

Le pré­posé pub­lie une liste des Etats qui dis­posent d'une lé­gis­la­tion as­sur­ant un niveau de pro­tec­tion adéquat.

¹La per­sonne privée qui traite des don­nées per­son­nelles ou qui met à dis­pos­i­tion un réseau télématique as­sure la con­fid­en­ti­al­ité, la dispon­ib­il­ité et l'in­té­grité des don­nées afin de garantir de man­ière ap­pro­priée la pro­tec­tion des don­nées.¹ Elle protège les sys­tèmes not­am­ment contre les risques de:

a.

de­struc­tion ac­ci­den­telle ou non autor­isée;

b.

perte ac­ci­den­telle;

c.

er­reurs tech­niques;

d.

falsi­fic­a­tion, vol ou util­isa­tion il­li­cite;

e.

modi­fic­a­tion, copie, ac­cès ou autre traite­ment non autor­isés.

²Les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles sont ap­pro­priées. Elles tiennent compte en par­ticuli­er des critères suivants:

a.

but du traite­ment de don­nées;

b.

nature et éten­due du traite­ment de don­nées;

c.

évalu­ation des risques po­ten­tiels pour les per­sonnes con­cernées;

d.

dévelop­pe­ment tech­nique.

³Ces mesur­es font l'ob­jet d'un réexa­men péri­od­ique.

⁴…²

¹Le maître du fichi­er prend, en par­ticuli­er lors de traite­ments auto­mat­isés de don­nées per­son­nelles, des mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles pro­pres à réal­iser not­am­ment les ob­jec­tifs suivants:

a.

con­trôle des in­stall­a­tions à l'en­trée: les per­sonnes non autor­isées n'ont pas ac­cès aux lo­c­aux et aux in­stall­a­tions util­isées pour le traite­ment de don­nées per­son­nelles;

b.

con­trôle des sup­ports de don­nées per­son­nelles: les per­sonnes non autor­isées ne peuvent pas lire, copi­er, mod­i­fi­er ou éloign­er des sup­ports de don­nées;

c.

con­trôle du trans­port: les per­sonnes non autor­isées ne peuvent pas lire, copi­er, mod­i­fi­er ou ef­facer des don­nées per­son­nelles lors de leur com­mu­nic­a­tion ou lors du trans­port de sup­ports de don­nées;

d.

con­trôle de com­mu­nic­a­tion: les des­tinataires auxquels des don­nées per­son­nelles sont com­mu­niquées à l'aide d'in­stall­a­tions de trans­mis­sion peuvent être iden­ti­fiés;

e.

con­trôle de mé­m­oire: les per­sonnes non autor­isées ne peuvent ni in­troduire de don­nées per­son­nelles dans la mé­m­oire ni pren­dre con­nais­sance des don­nées mé­mor­isées, les mod­i­fi­er ou les ef­facer;

f.

con­trôle d'util­isa­tion: les per­sonnes non autor­isées ne peuvent pas util­iser les sys­tèmes de traite­ment auto­mat­isé de don­nées per­son­nelles au moy­en d'in­stall­a­tions de trans­mis­sion;

g.

con­trôle d'ac­cès: les per­sonnes autor­isées ont ac­cès unique­ment aux don­nées per­son­nelles dont elles ont be­soin pour ac­com­plir leurs tâches;

h.

con­trôle de l'in­tro­duc­tion: l'iden­tité des per­sonnes in­troduis­ant des don­nées per­son­nelles dans le sys­tème, ain­si que les don­nées in­troduites et le mo­ment de leur in­tro­duc­tion peuvent être véri­fiés a pos­teri­ori.

²Les fichiers doivent être or­gan­isés de man­ière à per­mettre à la per­sonne con­cernée d'ex­er­cer ses droits d'ac­cès et de rec­ti­fic­a­tion.

¹Le maître du fichi­er journ­al­ise les traite­ments auto­mat­isés de don­nées sens­ibles ou de pro­fils de la per­son­nal­ité lor­sque les mesur­es prévent­ives ne suf­fis­ent pas à garantir la pro­tec­tion des don­nées. Une journ­al­isa­tion est not­am­ment né­ces­saire, lor­sque, sans cette mesure, il ne serait pas pos­sible de véri­fi­er a pos­teri­ori que les don­nées ont été traitées con­formé­ment aux fi­nal­ités pour lesquelles elles ont été col­lectées ou com­mu­niquées. Le pré­posé peut re­com­mand­er la journ­al­isa­tion pour d'autres traite­ments.²

²Les procès-verbaux de journ­al­isa­tion sont con­ser­vés dur­ant une an­née et sous une forme ré­pond­ant aux ex­i­gences de la ré­vi­sion. Ils sont ac­cess­ibles aux seuls or­ganes ou per­sonnes char­gés de véri­fi­er l'ap­plic­a­tion des dis­pos­i­tions de pro­tec­tion des don­nées per­son­nelles, et ils ne sont util­isés qu'à cette fin.

¹Le maître d'un fichi­er auto­mat­isé sou­mis à déclar­a­tion (art. 11a, al. 3, LPD) qui n'en est pas ex­empté en vertu de l'art. 11a, al. 5, let. b à d, LPD élabore un règle­ment de traite­ment décrivant en par­ticuli­er l'or­gan­isa­tion in­terne et les procé­dures de traite­ment et de con­trôle des don­nées, et com­pren­ant les doc­u­ments re­latifs à la plani­fic­a­tion, à l'élab­or­a­tion et à la ges­tion du fichi­er et des moy­ens in­form­atiques.

²Le maître du fichi­er met régulière­ment à jour le règle­ment de traite­ment. Il le met, sur de­mande, à la dis­pos­i­tion du pré­posé ou du con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées au sens de l'art. 11a, al. 5, let. e, LPD sous une forme qui lui est in­tel­li­gible.

Le maître du fichi­er in­dique au des­tinataire l'ac­tu­al­ité et la fiab­il­ité des don­nées per­son­nelles qu'il com­mu­nique, dans la mesure où ces in­form­a­tions ne ressortent pas des don­nées elles-mêmes ou des cir­con­stances.

¹Lor­sque le maître du fichi­er en­tend être délié de son devoir de déclar­a­tion en vertu de l'art. 11a, al. 5, let. e, LPD, il est tenu:

a.

de désign­er un con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées qui re­m­plit les con­di­tions de l'al. 2 et de l'art. 12b, et

b.

d'en in­form­er le pré­posé.

²Le maître du fichi­er peut désign­er un col­lab­or­at­eur ou un tiers en qual­ité de con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées. Ce­lui-ci ne doit pas ex­er­cer d'activ­ités in­com­pat­ibles avec ses tâches de con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées et doit avoir les con­nais­sances pro­fes­sion­nelles né­ces­saires.

¹Le con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées a not­am­ment pour tâches:

a.

de con­trôler les traite­ments de don­nées per­son­nelles et de pro­poser des mesur­es s'il ap­par­aît que des pre­scrip­tions sur la pro­tec­tion des don­nées ont été vi­ol­ées;

b.

de dress­er l'in­ventaire des fichiers gérés par le maître du fichi­er men­tion­né à l'art. 11a, al. 3, LPD et de le tenir à la dis­pos­i­tion du pré­posé ou des per­sonnes con­cernées qui en font la de­mande.

²Le con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées:

a.

ex­erce sa fonc­tion de man­ière in­dépend­ante et sans re­ce­voir d'in­struc­tions de la part du maître du fichi­er;

b.

dis­pose des res­sources né­ces­saires à l'ac­com­p­lisse­ment de sa tâche;

c.

a ac­cès aux fichiers, aux traite­ments et aux in­form­a­tions né­ces­saires à l'ac­com­p­lisse­ment de sa tâche.

Les art. 1 et 2 de la présente or­don­nance s'ap­pli­quent par ana­lo­gie aux de­mandes de ren­sei­gne­ments ad­ressées à des or­ganes fédéraux.

¹Les re­présent­a­tions suisses à l'étranger ain­si que les mis­sions auprès des Com­mun­autés européennes et auprès des or­gan­isa­tions in­ter­na­tionales trans­mettent les re­quêtes qui leur sont ad­ressées au ser­vice com­pétent du Dé­parte­ment fédéral des af­faires étrangères. Le dé­parte­ment règle les com­pétences.¹

²L'or­don­nance du 10 décembre 2004 sur les con­trôles milit­aires² s'ap­plique aux de­mandes de ren­sei­gne­ments re­l­at­ives aux con­trôles milit­aires à l'étranger.³

¹Les or­ganes fédéraux re­spons­ables (art. 16 LPD) déclar­ent tous leurs fichiers au pré­posé² av­ant qu'ils ne soi­ent opéra­tion­nels. La déclar­a­tion con­tient les in­form­a­tions suivantes:

a.

les nom et ad­resse de l'or­gane fédéral re­spons­able;

b.

le nom et la dé­nom­in­a­tion com­plète du fichi­er;

c.

l'or­gane auprès duquel peut être ex­er­cé le droit d'ac­cès;

d.

la base jur­idique et le but du fichi­er;

e.

les catégor­ies de don­nées per­son­nelles traitées;

f.

les catégor­ies de des­tinataires des don­nées;

g.

les catégor­ies de par­ti­cipants au fichi­er, c'est-à-dire les tiers qui sont en droit d'in­troduire des don­nées dans le fichi­er ou d'y procéder à des muta­tions;

h.³

…

²Chaque or­gane fédéral re­spons­able tient ces in­form­a­tions à jour.⁴

¹Ne sont pas sou­mis à déclar­a­tion les fichiers suivants, dans la mesure où ils sont util­isés ex­clus­ive­ment à des fins ad­min­is­trat­ives in­ternes:

a.

les fichiers usuels d'en­re­gis­trement de la cor­res­pond­ance;

b.

les fichiers de fourn­is­seurs ou de cli­ents, dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité;

c.

les fichiers d'ad­resses ser­vant unique­ment à l'en­voi de cor­res­pond­ance, dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité;

d.

les listes des­tinées au paiement des in­dem­nités;

e.

les pièces compt­ables;

f.

les fichiers aux­ili­aires con­cernant la ges­tion du per­son­nel de la Con­fédéra­tion, dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité;

g.

les fichiers des bib­lio­thèques (cata­logues, listes de prêts et d'util­isateurs).

²Ne sont pas non plus sou­mis à déclar­a­tion:

a.

les fichiers dé­posés aux Archives fédérales;

b.

les fichiers ren­dus ac­cess­ibles au pub­lic sous forme d'an­nuaires;

c.

les fichiers dont les don­nées sont traitées unique­ment à des fins ne se rap­port­ant pas aux per­sonnes con­cernées, not­am­ment dans le cadre de la recher­che, de la plani­fic­a­tion ou de la stat­istique.

³L'or­gane fédéral re­spons­able prend les mesur­es né­ces­saires afin de pouvoir com­mu­niquer, sur de­mande, au pré­posé ou aux per­sonnes con­cernées les in­form­a­tions re­l­at­ives aux fichiers qui ne sont pas sou­mis à déclar­a­tion (art. 16, al. 1).

Lor­squ'un or­gane fédéral com­mu­nique des don­nées à l'étranger et qu'il se fonde sur l'art. 6, al. 2, let. a, LPD, l'art. 6 s'ap­plique.

¹Les or­ganes fédéraux re­spons­ables prennent, con­formé­ment aux art. 8 à 10, les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles pro­pres à protéger la per­son­nal­ité et les droits fon­da­men­taux des per­sonnes dont les don­nées sont traitées. Ils col­laborent avec l'Unité de straté­gie in­form­atique de la Con­fédéra­tion (USIC) lor­sque le traite­ment des don­nées est auto­mat­isé.

²Ils an­non­cent, dès le début, au con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées au sens de l'art. 11a, al. 5, let. e, LPD ou, à dé­faut, au pré­posé tout pro­jet de traite­ment auto­mat­isé de don­nées per­son­nelles, afin que les ex­i­gences de la pro­tec­tion des don­nées soi­ent im­mé­di­ate­ment prises en con­sidéra­tion. L'an­nonce au pré­posé a lieu par l'in­ter­mé­di­aire de l'USIC lor­squ'un pro­jet doit égale­ment être an­non­cé à cette unité.²

³Le pré­posé et l'USIC col­laborent dans le cadre de leurs activ­ités re­l­at­ives aux mesur­es tech­niques. Le pré­posé prend l'avis de l'USIC av­ant de re­com­mand­er de tell­es mesur­es.

⁴Au de­meur­ant, les in­struc­tions édictées par les or­ganes fédéraux en vertu de l'or­don­nance du 26 septembre 2003 sur l'in­form­atique dans l'ad­min­is­tra­tion fédérale (OIAF)³ sont ap­plic­ables.⁴

¹Les or­ganes fédéraux re­spons­ables ét­ab­lis­sent un règle­ment de traite­ment pour les fichiers auto­mat­isés qui ré­pond­ent à l'un des critères suivants:

a.

con­tenir des don­nées per­son­nelles sens­ibles ou des pro­fils de la per­son­nal­ité;

b.

être util­isés par plusieurs or­ganes fédéraux;

c.

être ac­cess­ibles aux can­tons, à des autor­ités étrangères, à des or­gan­isa­tions in­ter­na­tionales ou à des per­sonnes privées;

d.

être con­nectés à d'autres fichiers.

²L'or­gane fédéral re­spons­able pré­cise dans le règle­ment de traite­ment son or­gan­isa­tion in­terne. Il y décrit en par­ticuli­er les procé­dures de traite­ment et de con­trôle des don­nées et y in­tè­gre les doc­u­ments re­latifs à la plani­fic­a­tion, à l'élab­or­a­tion et à la ges­tion du fichi­er. Le règle­ment con­tient les in­form­a­tions né­ces­saires à la déclar­a­tion des fichiers (art. 16) et les in­dic­a­tions suivantes:

a.

l'or­gane re­spons­able de la pro­tec­tion et de la sé­cur­ité des don­nées;

b.

la proven­ance des don­nées;

c.

les buts dans lesquels des don­nées sont régulière­ment com­mu­niquées;

d.

les procé­dures de con­trôle et en par­ticuli­er les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles visées à l'art. 20 de la présente or­don­nance;

e.

la de­scrip­tion des champs de don­nées et des unités d'or­gan­isa­tion qui y ont ac­cès;

f.

l'ac­cès des util­isateurs au fichi­er, ain­si que la nature et l'éten­due de cet ac­cès;

g.

les procé­dures de traite­ment des don­nées, not­am­ment les procé­dures de rec­ti­fic­a­tion, de bloc­age, d'an­onymisa­tion, de sauve­garde, de con­ser­va­tion, d'archiv­age ou de de­struc­tion des don­nées;

h.

la con­fig­ur­a­tion des moy­ens in­form­atiques;

i.

la procé­dure d'ex­er­cice du droit d'ac­cès.

³Le règle­ment est régulière­ment mis à jour. Il est mis à la dis­pos­i­tion des or­ganes char­gés du con­trôle sous une forme qui leur est in­tel­li­gible.

¹…¹

²L'or­gane fédéral qui fait traiter des don­nées per­son­nelles par un tiers de­meure re­spons­able de la pro­tec­tion des don­nées. Il veille à ce que les don­nées soi­ent traitées con­formé­ment au man­dat, not­am­ment quant à leur util­isa­tion et à leur com­mu­nic­a­tion.

³Lor­squ'un tiers n'est pas sou­mis à la LPD, l'or­gane re­spons­able veille à ce que d'autres dis­pos­i­tions lé­gales as­surent une pro­tec­tion équi­val­ente ou, à dé­faut, garantit une telle pro­tec­tion par des clauses con­trac­tuelles.

¹La Chan­celler­ie fédérale et chaque dé­parte­ment désignent re­spect­ive­ment et au min­im­um un con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées. Ce con­seiller a pour tâches de:

a.

con­seiller les or­ganes re­spons­ables et les util­isateurs;

b.

promouvoir l'in­form­a­tion et la form­a­tion des col­lab­or­at­eurs;

c.

con­courir à l'ap­plic­a­tion des pre­scrip­tions re­l­at­ives à la pro­tec­tion des don­nées.

²Si les or­ganes fédéraux en­tend­ent être déliés de leur devoir de déclarer leurs fichiers con­formé­ment à l'art. 11a, al. 5, let. e, LPD, les art. 12a et 12b sont ap­plic­ables.

³Ils com­mu­niquent avec le pré­posé par l'in­ter­mé­di­aire de leur con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées.

Si une per­sonne in­ter­ro­g­ée n'est pas tenue de fournir des ren­sei­gne­ments, l'or­gane fédéral qui col­lecte sys­tématique­ment des don­nées per­son­nelles au moy­en de ques­tion­naires doit l'in­form­er du ca­ra­ctère fac­ultatif de sa ré­ponse.

¹L'or­gane fédéral qui in­troduit, pour la ges­tion de ses fichiers, un numéro per­son­nel d'iden­ti­fic­a­tion crée un iden­ti­fi­ant non sig­ni­fi­ant réser­vé à son champ d'activ­ité. Est un iden­ti­fi­ant non sig­ni­fi­ant tout en­semble de ca­ra­ctères at­tribué de man­ière bi­uni­voque à chaque per­sonne en­re­gis­trée dans un fichi­er et qui ne livre par lui-même aucune in­form­a­tion sur la per­sonne.

²L'util­isa­tion d'un numéro per­son­nel d'iden­ti­fic­a­tion par un autre or­gane fédéral ou can­ton­al, ain­si que par une per­sonne privée est sou­mise à l'autor­isa­tion de l'or­gane con­cerné.

³L'or­gane con­cerné peut don­ner son ac­cord si les traite­ments de don­nées prévus sont en re­la­tion étroite avec le do­maine pour le­quel l'iden­ti­fi­ant re­quis a été créé.

⁴Au de­meur­ant, l'util­isa­tion du numéro AVS est ré­gie par la lé­gis­la­tion sur l'AVS.

L'or­gane fédéral re­spons­able in­dique au des­tinataire l'ac­tu­al­ité et la fiab­il­ité des don­nées per­son­nelles qu'il com­mu­nique, dans la mesure où ces in­form­a­tions ne ressortent pas des don­nées elles-mêmes ou des cir­con­stances.

¹Av­ant de con­sul­ter les unités ad­min­is­trat­ives con­cernées, l'or­gane fédéral re­spons­able de l'es­sai pi­lote com­mu­nique au pré­posé de quelle man­ière il est prévu d'as­surer que les ex­i­gences de l'art. 17a LPD sont re­m­plies et l'in­vite à pren­dre po­s­i­tion.

²Le pré­posé prend po­s­i­tion sur le re­spect des ex­i­gences de l'art. 17a, al. 1 et 2, LPD. A cet ef­fet, l'or­gane fédéral re­spons­able lui re­met tous les doc­u­ments né­ces­saires et en par­ticuli­er:

a.

un de­scrip­tif général de l'es­sai pi­lote;

b.

un rap­port dé­montrant que l'ac­com­p­lisse­ment des tâches lé­gales né­ces­site le traite­ment de don­nées sens­ibles ou de pro­fils de la per­son­nal­ité et rend in­dis­pens­able une phase d'es­sai av­ant l'en­trée en vi­gueur de la loi au sens formel (art. 17a, al. 1, let. c, LPD);

c.

un de­scrip­tif de l'or­gan­isa­tion in­terne et des pro­ces­sus de traite­ment et de con­trôle des don­nées (art. 21);

d.

un de­scrip­tif des mesur­es de sé­cur­ité et de pro­tec­tion des don­nées;

e.

un pro­jet d'or­don­nance réglant les mod­al­ités de traite­ment ou les grandes lignes de cet acte lé­gis­latif;

f.

les in­form­a­tions con­cernant la plani­fic­a­tion des différentes phases de l'es­sai pi­lote.

³Le pré­posé peut ex­i­ger d'autres doc­u­ments et procéder à des véri­fic­a­tions com­plé­mentaires.

⁴L'or­gane fédéral re­spons­able in­forme le pré­posé de toute modi­fic­a­tion es­sen­ti­elle port­ant sur le re­spect des con­di­tions de l'art. 17a LPD. Le cas échéant, le pré­posé prend à nou­veau po­s­i­tion.

⁵La prise de po­s­i­tion du pré­posé est an­nexée à la pro­pos­i­tion ad­ressée au Con­seil fédéral.

L'or­gane fédéral re­spons­able sou­met pour avis au pré­posé le pro­jet de rap­port d'évalu­ation à l'in­ten­tion du Con­seil fédéral (art. 17a, al. 4, LPD). La prise de po­s­i­tion du pré­posé est portée à la con­nais­sance du Con­seil fédéral.

¹Le re­gistre des fichiers géré par le pré­posé con­tient les in­form­a­tions énon­cées aux art. 3 et 16.

²Le re­gistre est ac­cess­ible en ligne au pub­lic. Sur de­mande, le pré­posé com­mu­nique gra­tu­ite­ment des ex­traits du re­gistre.

³Le pré­posé tient une liste des maîtres de fichiers qui sont déliés de leur devoir de déclarer leurs fichiers en vertu de l'art. 11a, al. 5, let. e et f, LPD. Cette liste est ac­cess­ible en ligne au pub­lic.

⁴Si le maître du fichi­er ne déclare pas son fichi­er ou le fait de man­ière in­com­plète, le pré­posé l'in­vite à s'ac­quit­ter de son ob­lig­a­tion dans un délai déter­miné. A l'ex­pir­a­tion du délai et sur la base des in­form­a­tions dont il dis­pose, le pré­posé peut procéder d'of­fice à l'en­re­gis­trement du fichi­er ou re­com­mand­er la ces­sa­tion du traite­ment des don­nées.

¹Le siège du pré­posé et de son secrétari­at est à Berne.

²Les rap­ports de trav­ail du secrétari­at du pré­posé sont ré­gis par la loi du 24 mars 2000 sur le per­son­nel de la Con­fédéra­tion¹ et ses dis­pos­i­tions d'ex­écu­tion.²

³Le budget du pré­posé fig­ure dans une rub­rique spé­ci­fique du budget de la Chan­celler­ie fédérale.³

¹Le pré­posé com­mu­nique avec le Con­seil fédéral par l'in­ter­mé­di­aire du chance­li­er de la Con­fédéra­tion.¹ Ce­lui-ci trans­met au Con­seil fédéral tous les rap­ports et pro­pos­i­tions du pré­posé, même s'il ne peut y ad­hérer.

^1bisLe pré­posé trans­met les rap­ports des­tinés à l'As­semblée fédérale dir­ecte­ment aux Ser­vices du Par­le­ment.²

²Le pré­posé com­mu­nique dir­ecte­ment avec les autres unités ad­min­is­trat­ives, les tribunaux fédéraux, les autor­ités étrangères de pro­tec­tion des don­nées et toutes les autres autor­ités ou per­sonnes privées sou­mises à la lé­gis­la­tion fédérale sur la pro­tec­tion des don­nées ou à celle sur le prin­cipe de la trans­par­ence dans l'ad­min­is­tra­tion.³

¹Les or­ganes fédéraux com­mu­niquent au pré­posé tous leurs pro­jets lé­gis­latifs con­cernant le traite­ment de don­nées per­son­nelles, la pro­tec­tion des don­nées et l'ac­cès aux doc­u­ments of­fi­ciels.¹ En matière de pro­tec­tion des don­nées, les dé­parte­ments et la Chan­celler­ie fédérale lui com­mu­niquent leurs dé­cisions sous forme an­onyme, ain­si que leurs dir­ect­ives.²

²Le pré­posé doit avoir à sa dis­pos­i­tion la doc­u­ment­a­tion né­ces­saire à son activ­ité. Il gère un sys­tème d'in­form­a­tion autonome pour la doc­u­ment­a­tion, l'en­re­gis­trement, la ges­tion, l'in­dex­a­tion et le con­trôle de la cor­res­pond­ance et des dossiers, ain­si que pour la pub­lic­a­tion en ligne d'in­form­a­tions d'in­térêt général et du re­gistre des fichiers.³

³Le Tribunal ad­min­is­trat­if fédéral a ac­cès à la doc­u­ment­a­tion sci­en­ti­fique du pré­posé.⁴

¹Les avis (art. 28 LPD) du pré­posé sont sou­mis à émolu­ment. L'or­don­nance générale du 8 septembre 2004 sur les émolu­ments¹ est ap­plic­able.²

²Aucun émolu­ment ne peut être prélevé auprès des autor­ités fédérales ou can­tonales.

¹Lor­squ'en ap­plic­a­tion des art. 27 et 29 LPD le pré­posé est amené à éclair­cir les faits, not­am­ment pour ap­pré­ci­er la licéité d'un traite­ment, il peut de­mander au maître du fichi­er des in­form­a­tions re­l­at­ives not­am­ment:

a.

aux mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles prises ou en­visagées (art. 8 à 10 et 20);

b.

aux règles re­l­at­ives à la rec­ti­fic­a­tion, au bloc­age, à l'an­onymisa­tion, à la sauve­garde, à la con­ser­va­tion et à la de­struc­tion des don­nées;

c.

à la con­fig­ur­a­tion des moy­ens in­form­atiques;

d.

aux con­nex­ions de fichiers;

e.

au mode de com­mu­nic­a­tion des don­nées;

f.

à la de­scrip­tion des champs de don­nées et des unités d'or­gan­isa­tion qui y ont ac­cès;

g.

à la nature et à l'éten­due de l'ac­cès des util­isateurs au fichi­er.

²Lor­sque des don­nées sont com­mu­niquées à l'étranger, le pré­posé peut de­mander des in­form­a­tions com­plé­mentaires ay­ant trait not­am­ment aux pos­sib­il­ités de traite­ment des don­nées par le des­tinataire ou aux mesur­es de pro­tec­tion des don­nées.

¹Le Tribunal ad­min­is­trat­if fédéral peut ex­i­ger que des traite­ments de don­nées lui soi­ent présentés.

²Il com­mu­nique ses dé­cisions au pré­posé.

1. et 2. …¹

3. à 8. …²

¹Les fichiers en ex­ploit­a­tion à l'en­trée en vi­gueur de la LPD et de la présente or­don­nance doivent être an­non­cés au pré­posé d'ici au 30 juin 1994.

²Les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles (art. 8 à 11, 20, 21) doivent être prises dans un délai de cinq ans à compt­er de la date de l'en­trée en vi­gueur de la présente or­don­nance pour l'en­semble des traite­ments auto­mat­isés de don­nées et des fichiers existants.

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1^er juil­let 1993.