Ordonnance
sur le système d’information E-VERA
(O E-VERA)

La présente or­don­nance règle l’ex­ploit­a­tion et l’util­isa­tion du sys­tème d’in­form­a­tion E-VERA (E-VERA) du Dé­parte­ment fédéral des af­faires étrangères (DFAE).

E-VERA per­met au DFAE de re­m­p­lir ses tâches con­su­laires au sein des re­présent­a­tions suisses à l’étranger (re­présent­a­tions) et de la Dir­ec­tion con­su­laire (DC), en par­ticuli­er pour:

a.

la tenue du re­gistre des Suisses de l’étranger;

b.

la com­mu­nic­a­tion avec les Suisses de l’étranger;

c.

la ges­tion et l’en­voi de pub­lic­a­tions;

d.

l’ét­ab­lisse­ment de relevés et de stat­istiques;

e

la ges­tion de crises et de cata­strophes;

f.

le con­cours prêté à la Caisse suisse de com­pens­a­tion (CSC) dans le cadre de l’as­sur­ance fac­ultat­ive con­formé­ment à l’art. 2 de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’as­sur­ance-vie­il­lesse et sur­vivants (LAVS)⁴ et à l’art. 3 de l’or­don­nance du 26 mai 1961 con­cernant l’as­sur­ance-vie­il­lesse, sur­vivants et in­valid­ité fac­ultat­ive (OAF)⁵.

La DC est re­spons­able d’E-VERA.

E-VERA con­siste en une base de don­nées et un guichet en ligne.

¹ Sont traitées dans E-VERA les don­nées re­l­at­ives aux per­son­nnes ci‑après:

a.

Suisses de l’étranger;

b.

époux et partenaires en­re­gis­trés de per­sonnes visées à la let. a;

c.

en­fants de per­sonnes visées aux let. a et b;

d.

par­ents étrangers de Suisses de l’étranger mineurs;

e.

per­sonnes et leurs proches pour lesquels la Suisse as­sume des fonc­tions de pro­tec­tion ou pour lesquels elle as­sure la pro­tec­tion d’in­térêts étrangers.

² Le traite­ment des don­nées s’ef­fec­tue con­formé­ment à l’an­nexe 1.

¹ Toutes les don­nées sont sais­ies dans E-VERA par les re­présent­a­tions. Le sys­tème at­tribue auto­matique­ment un numéro à toute per­sonne qui y est sais­ie.

^1bis Les com­munes suisses peuvent trans­mettre sous forme élec­tro­nique à E-VERA les an­nonces des per­sonnes visées à l’art. 5, let. a à d, qui partent à l’étranger (art. 12, al. 4, LSEtr) ou qui ren­trent en Suisse (art. 13, al. 3, LSEtr). Les don­nées re­l­at­ives au re­tour en Suisse sont re­prises dans E-VERA.⁶

^1ter E-VERA véri­fie si les don­nées re­l­at­ives à l’iden­tité de la per­sonne sais­ies dans le sys­tème cor­res­pond­ent à celles qui fig­urent dans le re­gistre de l’état civil (art. 39 CC⁷). Les don­nées sais­ies dans E-VERA de man­ière er­ronée y sont cor­rigées et, le cas échéant, com­plétées.⁸

² Les numéros AVS sais­is dans E-VERA sont véri­fiés con­formé­ment aux art. 133^bis et 134^quater du règle­ment du 31 oc­tobre 1947 sur l’as­sur­ance-vie­il­lesse et sur­vivants⁹ et, le cas échéant, cor­rigés. La Cent­rale de com­pens­a­tion (CdC) at­tribue un numéro AVS aux per­sonnes qui n’en ont pas.¹⁰

³ E-VERA véri­fie par con­sulta­tion en ligne si les per­sonnes qui y sont sais­ies sont in­scrites dans le sys­tème de recherches in­form­at­isées de po­lice (RI­POL) en rais­on d’un crime ou d’un délit. Le ré­sultat de la con­sulta­tion n’est pas en­re­gis­tré dans E‑VERA.

¹ Les re­présent­a­tions et la DC dis­posent de tous les droits de traite­ment pour l’en­semble des don­nées fig­ur­ant dans E-VERA.

² Les per­sonnes visées à l’art. 5 peuvent con­sul­ter les don­nées men­tion­nées à l’an­nexe 1 qui les con­cernent ou qui con­cernent leurs proches vivant dans le même foy­er con­formé­ment aux droits dont elles dis­posent pour ac­céder au guichet en ligne; ce derni­er leur per­met en outre de re­quérir des presta­tions con­su­laires, de de­mander que des don­nées in­ex­act­es ou périmées soi­ent modi­fiées et de trans­mettre des doc­u­ments par voie élec­tro­nique.¹¹

³ Les ser­vices énumérés ci-après peuvent con­sul­ter en ligne les don­nées men­tion­nées à l’an­nexe 1 pour les mo­tifs suivants:

a.

l’Or­gane pour la pro­tec­tion des don­nées, la trans­par­ence et la sé­cur­ité de l’in­form­a­tion DFAE: pour la fourniture de ren­sei­gne­ments en ré­ponse à des de­mandes con­cernant son do­maine de com­pétence;

b.

l’Audit in­terne DFAE: pour la pré­par­a­tion et la réal­isa­tion d’audits dans les re­présent­a­tions à l’étranger;

c.

le Centre de ges­tion des crises du DFAE: pour la loc­al­isa­tion rap­ide de ressor­tis­sants suisses dans les situ­ations de crise;

d.

le Bur­eau des passe­ports DFAE: pour l’iden­ti­fic­a­tion des tit­u­laires de passe­ports dip­lo­matiques ou de ser­vice à l’étranger;

e.

la CSC: pour l’ac­com­p­lisse­ment des tâches prévues par la loi dans le do­maine de l’AVS/AI;

f.

la CdC: pour l’at­tri­bu­tion du numéro AVS.

⁴ L’unité In­form­atique DFAE dis­pose des droits d’ac­cès né­ces­saires à l’ac­com­p­lisse­ment de ses tâches.

⁵ Les autor­ités re­spons­ables du re­gistre élect­or­al dis­posent des droits né­ces­saires pour ob­tenir, sur le guichet en ligne, les an­nonces re­l­at­ives aux change­ments con­cernant le droit de vote.¹²

¹ Les re­présent­a­tions et la DC peuvent com­mu­niquer à des ser­vices de sauvetage, des re­présent­a­tions étrangères et des autor­ités loc­ales les don­nées sais­ies dans E‑VERA con­cernant des per­sonnes touchées par une crise ou une cata­strophe, si cela est dans l’in­térêt de ces dernières.

² Les don­nées men­tion­nées à l’an­nexe 1 sont trans­mises auto­matique­ment et sous forme chif­frée aux ser­vices énumérés ci-après:

a.

l’Of­fice fédéral de la stat­istique: dans le cadre de l’or­don­nance du 30 juin 1993 sur les relevés stat­istiques¹³ et de l’or­don­nance du 21 novembre 2007 sur l’har­mon­isa­tion des re­gis­tres¹⁴;

b.

la CSC: pour la réal­isa­tion des muta­tions sig­nalées par les re­présent­a­tions et qui con­cernent des dossiers gérés par la CSC;

c.

la CdC: pour la véri­fic­a­tion et l’at­tri­bu­tion du numéro AVS.

³ Les re­présent­a­tions et la DC peuvent égale­ment com­mu­niquer des don­nées sais­ies dans E-VERA à d’autres autor­ités, si ces dernières ont be­soin de ces don­nées pour ac­com­plir leurs tâches.

⁴ Les an­nonces re­l­at­ives aux change­ments con­cernant le droit de vote sont trans­mises de man­ière auto­matique et chif­frée aux autor­ités re­spons­ables du re­gistre élect­or­al, ou mises à leur dis­pos­i­tion au moy­en du guichet en ligne.¹⁵

Les doc­u­ments traités dans E-VERA sont classés dans le sys­tème de ges­tion des af­faires per­tin­ent. Une fois traités, ils sont ef­facés d’E-VERA.

¹ Les don­nées re­l­at­ives à une per­sonne sont détru­ites cinq ans après la sais­ie de l’une des in­dic­a­tions énumérées ci-après, mais au plus tard après que la per­sonne con­cernée a at­teint l’âge de 115 ans:¹⁸

a.

dé­part an­non­cé;

b.

per­sonne décédée;

c.

en­fant mort-né;

d.

décès sans acte de décès;

e.

per­sonne dis­parue.

² Sont réser­vées les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion fédérale re­l­at­ive à l’archiv­age.

¹ La per­sonne re­spons­able de l’ap­plic­a­tion at­tribue les droits d’ac­cès in­di­viduels aux util­isateurs d’E-VERA.

² La DC véri­fie chaque an­née si les con­di­tions re­l­at­ives aux droits d’ac­cès sont tou­jours re­m­plies.

¹ L’unité In­form­atique DFAE est re­spons­able de l’ex­ploit­a­tion tech­nique d’E‑VERA.

² L’ad­min­is­trat­eur sys­tème gère le sys­tème in­form­atique, la base de don­nées et les ap­plic­a­tions.

³ La per­sonne re­spons­able de l’ap­plic­a­tion sert d’in­ter­face entre l’ad­min­is­trat­eur sys­tème et les util­isateurs. Elle est rat­tachée à la DC.

¹ E-VERA dis­pose d’une in­ter­face avec le sys­tème d’in­form­a­tion EDAssist+.

² L’an­nexe 2 in­dique les don­nées qui sont trans­mises par E-VERA au sys­tème d’in­form­a­tion EDAssist+ et pré­cise à quelle péri­od­icité elles doivent l’être.

³ Les doc­u­ments visés à l’art. 7, al. 2, sont trans­mis à EDAssist+ au moy­en d’une in­ter­face dans la mesure où le DFAE en a be­soin pour ef­fec­tuer les tâches décrites à l’art. 3 de l’or­don­nance du 18 juin 2021 sur les sys­tèmes d’in­form­a­tion con­su­laires du Dé­parte­ment fédéral des af­faires étrangères²⁰.

⁴ Les don­nées né­ces­saires à la créa­tion de dossiers per­son­nels élec­tro­niques dans le sys­tème stand­ard­isé de ges­tion des af­faires GEVER sont trans­mises au sys­tème au moy­en d’une in­ter­face.

¹ La DC et les re­présent­a­tions veil­lent à ce que les don­nées per­son­nelles soi­ent traitées dans E-VERA con­formé­ment aux pre­scrip­tions en vi­gueur.

² Elles s’as­surent que les don­nées per­son­nelles sais­ies sont ex­act­es, com­plètes et à jour.

¹ La sé­cur­ité des don­nées et la sé­cur­ité de l’in­form­a­tion sont ré­gies par:²¹

a.²²

l’or­don­nance du 31 août 2022 sur la pro­tec­tion des don­nées²³;

b.²⁴

l’or­don­nance du 8 novembre 2023 sur la sé­cur­ité de l’in­form­a­tion²⁵;

c.²⁶

…

² La DC édicte un règle­ment re­latif au traite­ment des don­nées. Ce derni­er défin­it les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles re­quises pour as­surer la sé­cur­ité des don­nées ain­si que le con­trôle du traite­ment des don­nées.

¹ Les ac­cès à E-VERA et les modi­fic­a­tions qui y sont ef­fec­tuées sont journ­al­isés en per­man­ence.

² Les procès-verbaux de journ­al­isa­tion sont con­ser­vés pendant un an, sé­paré­ment du sys­tème dans le­quel les don­nées per­son­nelles sont traitées.²⁷

L’or­don­nance VERA du 7 juin 2004²⁸ est ab­ro­gée.

Les act­es men­tion­nés ci-après sont modi­fiés comme suit:

…²⁹

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1^er septembre 2016.