Ordonnance
sur les systèmes d’information dans le domaine de la formation professionnelle et des hautes écoles
(OSFPrHE)

¹ La présente or­don­nance ré­git le traite­ment des don­nées dans les sys­tèmes d’in­for­ma­tion suivants du Secrétari­at d’État à la form­a­tion, à la recher­che et à l’in­nov­a­tion (SE­FRI):

a.

le sys­tème d’in­form­a­tion selon l’art. 56b LF­Pr pour les sub­ven­tions ver­sées selon l’art. 56a LF­Praux per­sonnes ay­ant suivi des cours pré­par­atoires aux ex­a­mens pro­fes­sion­nels fédéraux et aux ex­a­mens pro­fes­sion­nels fédéraux supérieurs (cours pré­par­atoires);

b.

le sys­tème d’in­form­a­tion pour la liste des cours pré­par­atoires visée à l’art. 66g de l’or­don­nance du 19 novembre 2003 sur la form­a­tion pro­fes­sion­nelle (OF­Pr)⁵ (liste des cours pré­par­atoires);

c.

le sys­tème d’in­form­a­tion pour la re­con­nais­sance des diplômes et des cer­ti­ficats étrangers (ap­plic­a­tion spé­cial­isée Re­con­nais­sance des diplômes);

d.

le sys­tème d’in­form­a­tion pour la liste des titres protégés de la form­a­tion pro­fes­sion­nelle ini­tiale et de la form­a­tion pro­fes­sion­nelle supérieure (liste des pro­fes­sions) visée à l’art. 38, al. 1, OF­Pr;

e.⁶

le sys­tème d’in­form­a­tion pour les bourses at­tribuées à des cher­ch­eurs et ar­tistes étrangers en Suisse.

² Les sys­tèmes d’in­form­a­tion men­tion­nés à l’al. 1, let. a à d, sont des sous-sys­tèmes du sys­tème cent­ral «Berufs­b­ildung­sCom­pet­enz-Cen­ter (BeCC)».⁷

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour:

a.

con­trôler le verse­ment des sub­ven­tions aux per­sonnes ay­ant suivi des cours pré­par­atoires (art. 56aLF­Pr);

b.

ét­ab­lir et ana­lys­er des stat­istiques sur le verse­ment de sub­ven­tions au sens de la let. a.

Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.

don­nées per­son­nelles:

1.

nom, prénom,

2.

ad­resse, dom­i­cile fisc­al, ad­resse élec­tro­nique et numéro de télé­phone,

3.

date de nais­sance, sexe et lieu d’ori­gine,

4.

numéro AVS,

5.

diplômes,

6.

nombre d’an­nées d’ex­péri­ence pro­fes­sion­nelle dans le do­maine cor­res­pond­ant,

7.

co­or­don­nées ban­caires;

b.

don­nées sur les cours pré­par­atoires:

1.

cours fréquentés avec in­dic­a­tion du numéro de cours,

2.

prestataires;

c.

doc­u­ments liés à la de­mande:

1.

dé­cision con­cernant la réus­site ou l’échec à l’ex­a­men qui a été passé (art. 66b, let. d, OF­Pr⁸),

2.

at­test­a­tion de paiement des frais de cours pris en con­sidéra­tion (art. 66b, let. c, OF­Pr),

3.

at­test­a­tion du dom­i­cile fisc­al en Suisse (art. 66c, let. a, OF­Pr),

4.

pour les de­mandes de sub­ven­tions parti­elles au sens de l’art. 66d OF­Pr:

–

tax­a­tion fisc­ale de l’im­pôt fédéral dir­ect du re­quérant au sens de l’art. 66d, al. 1, let. e, OF­Pr

–

en­gage­ment au sens de l’art. 66d, al. 1, let. b, OF­Pr;

d.

dé­cision de sub­ven­tion­nement.

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion sont traitées par:

a.

les per­sonnes ay­ant suivi des cours pré­par­atoires et qui re­courent au sys­tème de déclar­a­tion ac­cess­ible sur la plate­forme in­ter­net du SE­FRI pour saisir les don­nées men­tion­nées à l’art. 3, let. a, b et c;

b.

les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes.

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion men­tion­nées ci-après peuvent être trans­mises aux ser­vices suivants:

a.

l’Of­fice fédéral de la stat­istique: date de nais­sance, sexe, numéro AVS, dom­i­cile fisc­al, ad­resse élec­tro­nique, diplômes, nombre d’an­nées d’ex­pé­ri­ence pro­fes­sion­nelle dans le do­maine cor­res­pond­ant, cours fréquentés avec in­dic­a­tion du numéro de cours, prestataires, frais de cours pris en con­sidéra­tion, ex­a­men passé, oc­troi des sub­ven­tions av­ant ou après l’ad­mis­sion à l’ex­a­men, mont­ant des sub­ven­tions al­louées;

b.

les autor­ités fisc­ales can­tonales: nom, prénom, ad­resse, date de nais­sance, numéro AVS, dom­i­cile fisc­al et lieu d’ori­gine des per­sonnes ay­ant suivi des cours pré­par­atoires ain­si que le mont­ant des sub­ven­tions al­louées.

¹ La dé­cision con­cernant la réus­site ou l’échec à l’ex­a­men, la dé­cision de sub­ven­tion­nement et le numéro AVS sont con­ser­vés dur­ant 25 ans à des fins de con­trôle de la lim­ite supérieure des frais de cours pris en con­sidéra­tion men­tion­née à l’art. 66f, al. 2, OF­Pr⁹.

² Les autres don­nées sont ren­dues an­onymes ou ef­facées dix ans après le verse­ment de la sub­ven­tion. Les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion re­l­at­ive à l’archiv­age sont réser­vées.

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour la liste des cours pré­par­atoires visée à l’art. 66g OF­Pr¹⁰.

Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées des prestataires de cours pré­par­atoires men­tion­nées ci-après:

a.

nom, ad­resse, per­sonne de con­tact, ad­resse élec­tro­nique, site in­ter­net;

b.

preuve du siège en Suisse;

c.

numéro d’en­tre­prise (numéro d’iden­ti­fic­a­tion des en­tre­prises IDE) ou numéro du re­gistre du com­merce;

d.

of­fre de cours pré­par­atoires;

e.

con­di­tions générales;

f.

dé­cision pro­nonçant l’in­scrip­tion d’un cours sur la liste, le re­trait d’un cours de la liste ou la sus­pen­sion d’un prestataire.

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion sont traitées par:

a.

les prestataires de cours pré­par­atoires qui re­courent au sys­tème de déclar­a­tion ac­cess­ible sur la plate­forme in­ter­net du SE­FRI pour saisir et ac­tu­al­iser les don­nées men­tion­nées à l’art. 8, let. a à d, et con­firmer chaque an­née les cours qui sont re­con­duits;

b.

les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes.

Le nom, l’ad­resse et le numéro d’en­tre­prise (numéro d’iden­ti­fic­a­tion des en­tre­prises IDE) ou le numéro du re­gistre du com­merce des prestataires, ain­si que les don­nées re­l­at­ives aux cours pré­par­atoires qu’ils ont fournies, peuvent être trans­mis à l’Of­fice fédéral de la stat­istique.

Les don­nées sont con­ser­vées dur­ant 25 ans à des fins d’as­sur­ance de la qual­ité et d’évalu­ation his­torique des cours dis­pensés en Suisse pour pré­parer à un ex­a­men fédéral et elles sont en­suite ef­facées. Les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion re­l­at­ive à l’archiv­age sont réser­vées.

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour:

a.

traiter les de­mandes de re­con­nais­sance ou d’at­test­a­tion de niveau des diplômes et des cer­ti­ficats étrangers en vertu des dis­pos­i­tions suivantes:

1.

an­nexe III de l’Ac­cord du 21 juin 1999 entre la Con­fédéra­tion suisse, d’une part, et la Com­mun­auté européenne et ses États membres, d’autre part, sur la libre cir­cu­la­tion des per­sonnes¹¹,

2.

an­nexe K, ap­pen­dice 3, de la Con­ven­tion du 4 jan­vi­er 1960 in­stitu­ant l’As­so­ci­ation Européenne de Libre-Échange (AELE)¹²,

3.

art. 68, al. 1, LF­Pr, dans le do­maine de la form­a­tion pro­fes­sion­nelle,

4.¹³

art. 70 LEHE, dans le do­maine des hautes écoles;

b.

ét­ab­lir et ana­lys­er des stat­istiques sur les activ­ités men­tion­nées à la let. a.

Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.

don­nées per­son­nelles:

1.

titre, nom, prénom, nom de nais­sance,

2.

ad­resse, dom­i­cile, ad­resse élec­tro­nique, numéro de télé­phone, case postale,

3.

date de nais­sance, lieu d’ori­gine, na­tion­al­ité,

4.

langue ma­ter­nelle, con­nais­sances lin­guistiques,

5.

cursus scol­aire et pro­fes­sion­nel;

b.

doc­u­ments liés à la de­mande:

1.

titres/diplômes/qual­i­fic­a­tions et écoles/in­sti­tu­tions de form­a­tion,

2.

copie du per­mis de sé­jour, copie du passe­port,

3.

jus­ti­fic­a­tions d’em­ploidélivrées par les an­ciens em­ployeurs;

c.

noms et ad­resses des an­ciens em­ployeurs;

d.

dé­cision de re­con­nais­sance, dé­cision de re­con­nais­sance as­sortie de mesur­es com­pensatoires, re­com­manda­tion de re­con­nais­sance, at­test­a­tion de niveau.

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion sont traitées par:

a.

les re­quérants qui re­courent au sys­tème de déclar­a­tion ac­cess­ible sur la plate­forme in­ter­net du SE­FRI pour saisir et ac­tu­al­iser les don­nées men­tion­nées à l’art. 13;

b.

les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes;

c.

les col­lab­or­at­eurs de la Con­férence des rec­teurs des hautes écoles suisses qui trait­ent les de­mandes dé­posées par les tit­u­laires d’un diplôme d’une haute école en vue de l’ex­er­cice de pro­fes­sions non régle­mentées;

d.¹⁴

les col­lab­or­at­eurs de la Con­férence suisse des dir­ec­teurs can­tonaux de l’in­struc­tion pub­lique (CDIP) qui trait­ent les de­mandes de re­con­nais­sance pour les diplômes étrangers d’en­sei­gne­ment, de péd­ago­gie spé­cial­isée, de lo­gopédie et de psy­cho­mo­tri­cité.

¹ La dé­cision pos­it­ive du SE­FRI est con­ser­vée dur­ant 50 ans pour per­mettre l’ét­ab­lisse­ment d’un du­plicata à l’in­ten­tion du re­quérant.

² Les autres don­nées liées à la de­mande sont ren­dues an­onymes ou ef­facées 15 ans après la dé­cision. Les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion re­l­at­ive à l’archiv­age sont réser­vées.

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour la liste des pro­fes­sions visée à l’art. 38, al. 1, OF­Pr¹⁵.

Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.

titre avec in­dic­a­tion du numéro de la pro­fes­sion;

b.

don­nées sur les partenaires de la form­a­tion pro­fes­sion­nelle en li­en avec un titre:

1.

nom,

2.

ad­resse, numéro de télé­phone, ad­resse élec­tro­nique, ad­resse in­ter­net.

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tions sont traitées par les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes.

Les don­nées sont util­isées pour la ges­tion et l’évalu­ation his­torique des pro­fes­sions en Suisse et ne sont pas ef­facées.

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour:

a.

en­re­gis­trer les de­mandes d’oc­troi ou de pro­long­a­tion de bourses en faveur de cher­ch­eurs et ar­tistes étrangers au sens de la loi fédérale du 19 juin 1987 con­cernant l’at­tri­bu­tion de bourses à des étu­di­ants et ar­tistes étrangers en Suisse, procéder à l’ex­a­men et à l’évalu­ation de ces de­mandes et statuer sur ces de­mandes;

b.

gérer les bourses;

c.

ét­ab­lir et ana­lys­er des stat­istiques sur les activ­ités men­tion­nées aux let. a et b.

¹ Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées re­l­at­ives:

a.

au re­quérant;

b.

au pro­fes­seur char­gé de l’en­cadre­ment dans le pays d’ori­gine (per­sonne de référence);

c.

au pro­fes­seur char­gé de l’en­cadre­ment en Suisse;

d.

au pro­jet de recher­che ou au trav­ail artistique;

e.

à l’évalu­ation de la de­mande.

² Con­cernant le re­quérant, le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.

don­nées per­son­nelles:

1.

nom, prénom, titre académique, pho­to­graph­ie, numéro de passe­port, état civil, nombre d’en­fants, em­ployeur,

2.

ad­resse, dom­i­cile, ad­resse élec­tro­nique, numéro de télé­phone, per­sonne de con­tact, caisse-mal­ad­ie,

3.

sexe, date de nais­sance, na­tion­al­ité,

4.

langue ma­ter­nelle, con­nais­sances lin­guistiques,

5.

par­cours scol­aire et pro­fes­sion­nel, diplômes, sé­jours de recher­che, sé­jours à l’étranger, autres con­tri­bu­tions à la form­a­tion,

6.

pro­jets d’avenir;

b.

doc­u­ments:

1.

cop­ies des cer­ti­ficats et diplômes,

2.

lettre de mo­tiv­a­tion,

3.

lettre de sou­tien de la per­sonne de référence: in­form­a­tions sur la per­son­nal­ité et les com­pétences du re­quérant, de­scrip­tion du do­maine de recher­che et de son im­port­ance pour la haute école ou de­scrip­tion du trav­ail artistique et de son im­port­ance pour la car­rière de l’ar­tiste,

4.

pro­jet de recher­che pour les de­mandes éman­ant de cher­ch­eurs ou trav­ail artistique pour les de­mandes éman­ant d’ar­tistes,

5.

évalu­ation et com­mentaires de l’ex­pert:

–

pour les cher­ch­eurs: con­cernant la qual­ité sci­en­ti­fique, l’ori­gin­al­ité, la méthod­o­lo­gie et la fais­ab­il­ité du pro­jet, de même que l’adéqua­tion de l’in­sti­tut du do­maine des hautes écoles choisi par le re­quérant

–

pour les ar­tistes: con­cernant l’ori­gin­al­ité, le po­ten­tiel et la qual­ité du trav­ail artistique,

6.

com­mentaires de la re­présent­a­tion dip­lo­matique suisse cor­res­pond­ante dans le réseau ex­térieur du DFAE.

³ Con­cernant le pro­fes­seur char­gé de l’en­cadre­ment en Suisse, le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.

nom, prénom, titre académique, ad­resse élec­tro­nique;

b.

em­ployeur, ad­resse.

⁴ Con­cernant la per­sonne de référence, le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.

nom, prénom, titre académique, ad­resse élec­tro­nique;

b.

em­ployeur, ad­resse;

c.

li­en avec le re­quérant.

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion sont traitées par:

a.

les re­quérants qui re­courent au sys­tème de déclar­a­tion ac­cess­ible sur la plate­forme in­ter­net du SE­FRI pour saisir et ac­tu­al­iser les don­nées re­l­at­ives à leur de­mande au sens de l’art. 19b;

b.

les col­lab­or­at­eurs des re­présent­a­tions dip­lo­matiques suisses du réseau ex­térieur du DFAE char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes;

c.

les col­lab­or­at­eurs de l’Of­fice fédéral de la cul­ture char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes qui re­courent au sys­tème d’évalu­ation en ligne pour ex­am­iner les de­mandes en vue de l’oc­troi ou de la pro­long­a­tion d’une bourse artistique;

d.

les membres de la Com­mis­sion fédérale des bourses pour étu­di­ants étrangers char­gés de l’ex­a­men, de l’évalu­ation et de la sélec­tion des de­mandes de bourse qui re­courent au sys­tème d’évalu­ation en ligne;

e.

les col­lab­or­at­eurs des hautes écoles suisses char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes;

f.

les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes.

Les don­nées suivantes con­cernant les re­quérants peuvent être trans­mises aux of­fices can­tonaux des mi­gra­tions con­cernés si les bour­siers ont dé­posé une de­mande de per­mis de sé­jour:

a.

nom, prénom, titre académique, numéro de passe­port, état civil, nombre d’en­fants;

b.

ad­resse, dom­i­cile, ad­resse élec­tro­nique;

c.

sexe, date de nais­sance, na­tion­al­ité;

d.

langue ma­ter­nelle.

¹ La dé­cision pos­it­ive du SE­FRI est con­ser­vée dur­ant 50 ans pour per­mettre l’ét­ab­lisse­ment d’un du­plicata à l’in­ten­tion du re­quérant.

² Les autres don­nées sont ren­dues an­onymes ou ef­facées 15 ans après la dé­cision. Les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion re­l­at­ive à l’archiv­age sont réser­vées.

Les droits des per­sonnes con­cernées, not­am­ment le droit d’ac­cès et le droit à la rec­ti­fic­a­tion ou à la de­struc­tion de don­nées, sont ré­gis par la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la pro­tec­tion des don­nées¹⁷ et ses dis­pos­i­tions d’ex­écu­tion.

¹ La sé­cur­ité des don­nées et la sé­cur­ité in­form­atique sont ré­gies par:

a.

la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la pro­tec­tion des don­nées¹⁸ et ses dis­pos­i­tions d’ex­écu­tion;

b.

l’or­don­nance du 27 mai 2020 sur les cy­ber­risques¹⁹.²⁰

² Le SE­FRI édicte un concept de rôles et d’ac­cès dans le­quel il défin­it son or­gan­isa­tion in­terne, les procé­dures de traite­ment des don­nées et de con­trôle, et les mesur­es de sé­cur­ité.

³ Il veille à ce que les dis­pos­i­tions ré­gis­sant la sé­cur­ité in­form­atique du sys­tème soi­ent in­té­grées dans les con­ven­tions de presta­tions con­clues avec des tiers.

Les droits d’ac­cès in­di­viduels sont oc­troyés con­formé­ment au concept de rôles et d’ac­cès.

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1^er jan­vi­er 2018.