Ordonnance
sur les systèmes d’information de la Confédération dans le domaine du sport
(OSIS)

La présente or­don­nance règle le traite­ment des don­nées per­son­nelles:

a.

dans le sys­tème d’in­form­a­tion na­tion­al pour le sport;

b.

dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour les don­nées médicales;

c.

dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour les ré­sultats du dia­gnost­ic de per­form­ance;

d.

dans le sous-sys­tème d’in­form­a­tion pour les don­nées an­thro­pométriques;

e.

dans le sys­tème d’in­form­a­tion de la Haute école fédérale de sport de Ma­colin (HEF­SM);

f.

dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour l’évalu­ation des cours;

g.

dans le sys­tème d’in­form­a­tion de l’agence na­tionale de lutte contre le dopage;

h.

dans la banque d’ad­resses cent­ral­isée de l’Of­fice fédéral du sport (OF­SPO);

i.

dans les sys­tèmes d’in­form­a­tion des­tinés à l’ex­ploit­a­tion des bâ­ti­ments et des in­stall­a­tions de l’OF­SPO;

j.

dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour les mé­di­as élec­tro­niques.

¹ L’OF­SPO édicte un règle­ment de traite­ment pour les sys­tèmes d’in­form­a­tion visés à l’art. 1, let. a à c, e et f. Il y défin­it les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles pro­pres à garantir la sé­cur­ité et la pro­tec­tion des don­nées traitées.

² L’agence na­tionale de lutte contre le dopage édicte un règle­ment de traite­ment pour le sys­tème d’in­form­a­tion visé à l’art. 1, let. g.

L’OF­SPO est re­spons­able de la sé­cur­ité de l’ex­ploit­a­tion des sys­tèmes d’in­form­a­tion et de la légal­ité du traite­ment des don­nées. L’art. 31 LSIS est réser­vé.

¹ Les col­lab­or­at­eurs de l’OF­SPO reçoivent un droit d’ac­cès in­di­viduel aux sys­tèmes d’in­form­a­tion visés à l’art. 1, let. a, e, f et h à j, dans la mesure où ils ont be­soin de cet ac­cès pour ac­com­plir leurs tâches.

² Les re­spons­ables d’ap­plic­a­tions char­gés de tâches de main­ten­ance, d’en­tre­tien ou de pro­gram­ma­tion reçoivent au sur­plus un droit d’ac­cès in­di­viduel aux sys­tèmes d’in­form­a­tion visés à l’art. 1, let. a à f et h à j, dans la mesure où ils ont be­soin de cet ac­cès pour ac­com­plir leurs tâches et que la sé­cur­ité des don­nées est garantie. Ce droit ne les ha­bilite pas à mod­i­fi­er le con­tenu des don­nées.

L’échange auto­matique de don­nées est autor­isé:

a.

entre, d’une part, les sys­tèmes d’in­form­a­tion visés à l’art. 1, let. a à e, i et j, et, d’autre part, la banque d’ad­resses cent­ral­isée de l’OF­SPO, à des fins d’ad­ressage et d’ac­tu­al­isa­tion des ad­resses;

b.

entre, d’une part, les sys­tèmes d’in­form­a­tion visés à l’art. 1, let. a à e, i et j, et, d’autre part, le sys­tème d’in­form­a­tions fin­an­cières util­isé par l’OF­SPO, à des fins de fac­tur­a­tion;

c.

entre, d’une part, les sys­tèmes d’in­form­a­tion visés à l’art. 1, let. a et e, et, d’autre part, le sys­tème d’in­form­a­tion des­tiné à l’ex­ploit­a­tion des bâ­ti­ments et des in­stall­a­tions, à des fins d’or­gan­isa­tion et de réal­isa­tion de cours, d’en­traîne­ments, de form­a­tions et de camps.

¹ Les don­nées des per­sonnes qui n’ont fait que par­ti­ciper à des cours et des camps du pro­gramme «Jeun­esse et sport» (J+S) sont con­ser­vées jusqu’à ce que la per­sonne con­cernée ait at­teint l’âge de 30 ans. Les don­nées per­son­nelles qui ne sont plus né­ces­saires à l’ac­com­p­lisse­ment des tâches lé­gales peuvent être détru­ites an­térieure­ment, à la de­mande des per­sonnes con­cernées. Les don­nées per­son­nelles qui sont en­core util­isées au-delà de cette échéance à des fins stat­istiques ou sci­en­ti­fiques doivent être ren­dues an­onymes.

² Les don­nées des autres per­sonnes sont con­ser­vées, sous réserve de l’al. 3, jusqu’à ce que la per­sonne con­cernée ait at­teint l’âge de 70 ans et que les don­nées la con­cernant n’aient plus subi de modi­fic­a­tion depuis cinq ans.

³ Les don­nées suivantes sont con­ser­vées pour une durée ré­duite:

a.⁴

don­nées pénales, pour autant qu’elles soi­ent né­ces­saires pour jus­ti­fi­er une dé­cision d’at­tri­bu­tion, de sus­pen­sion ou de re­trait de re­con­nais­sance de cadre J+S et qu’elles ne fig­urent plus dans l’ex­trait 2 du casi­er ju­di­ci­aire des­tiné aux autor­ités: jusqu’à ce que la per­sonne con­cernée de­mande leur de­struc­tion;

b.

don­nées re­l­at­ives à des en­quêtes et au pro­non­cé de mesur­es en cas de vi­ol­a­tion de dis­pos­i­tions re­l­at­ives à l’éthique et à la sé­cur­ité dans le sport: jusqu’au re­trait ir­ré­vocable de la li­cence de com­péti­tion dans les sports pour lesquels la par­ti­cip­a­tion aux com­péti­tions n’est pos­sible qu’avec une li­cence;

c.

toutes les autres don­nées n’ay­ant subi aucune modi­fic­a­tion pendant dix ans: jusqu’à ce que la per­sonne con­cernée de­mande leur de­struc­tion.

Seuls les col­lab­or­at­eurs des sec­tions Mé­de­cine du sport, Physiolo­gie du sport, Physio­thérapie du sport et Psy­cho­lo­gie du sport de l’OF­SPO reçoivent un droit d’ac­cès au sys­tème d’in­form­a­tion pour les don­nées médicales, dans la mesure où ils ont be­soin de cet ac­cès pour ac­com­plir leurs tâches. L’art. 4 LSIS est réser­vé.

Les don­nées sont con­ser­vées dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour les don­nées médicales pendant dix ans à compt­er de leur derni­er traite­ment, sauf si la per­sonne con­cernée:

a.

en de­mande la de­struc­tion an­térieure­ment;

b.

con­sent par écrit à ce qu’elles soi­ent con­ser­vées et traitées pendant plus de dix ans.

Seuls les col­lab­or­at­eurs des sec­tions Mé­de­cine du sport, Physiolo­gie du sport, Physio­thérapie du sport et Psy­cho­lo­gie du sport de l’OF­SPO reçoivent un droit d’ac­cès au sys­tème d’in­form­a­tion pour les ré­sultats du dia­gnost­ic de per­form­ance, dans la mesure où ils ont be­soin de cet ac­cès pour ac­com­plir leurs tâches. L’art. 4 LSIS est réser­vé.

Les don­nées sont con­ser­vées dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour les ré­sultats du dia­gnost­ic de per­form­ance pendant dix ans à compt­er de leur derni­er traite­ment, sauf si la per­sonne con­cernée:

a.

en de­mande la de­struc­tion an­térieure­ment;

b.

con­sent par écrit à ce qu’elles soi­ent con­ser­vées et traitées pendant plus de dix ans.

Le sous-sys­tème d’in­form­a­tion pour les don­nées an­thro­pométriques per­met aux mé­de­cins du sport de l’OF­SPO et aux spé­cial­istes du dia­gnost­ic de la per­form­ance de l’OF­SPO de pro­poser aux spor­tifs les mesur­es théra­peut­iques né­ces­saires ou des con­seils in­di­viduels fondés sur les sci­ences du sport, en par­ticuli­er dans les do­maines de l’en­traîne­ment et de l’al­i­ment­a­tion.

Le sous-sys­tème d’in­form­a­tion pour les don­nées an­thro­pométriques con­tient les don­nées suivantes:

a.

nom et prénom;

b.

taille;

c.

poids;

d.

âge;

e.

sexe;

f.

taux de graisse cor­porelle;

g.

masse cor­porelle non adipeuse;

h.

dens­ité os­seuse.

L’OF­SPO col­lecte les don­nées au moy­en d’un ap­par­eil de ra­di­olo­gie spé­ciale­ment prévu à cet ef­fet et d’un lo­gi­ciel adéquat avec l’ac­cord de la per­sonne con­cernée lor­sque celle-ci est cap­able de dis­cerne­ment ou, si elle ne l’est pas, avec l’ac­cord de son re­présent­ant légal. Ce derni­er est préal­able­ment in­formé de l’ex­a­men, à moins que la per­sonne con­cernée cap­able de dis­cerne­ment n’y soit op­posée.

Les don­nées visées à l’art. 11 sont trans­férées dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour les don­nées médicales et dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour les ré­sultats du dia­gnost­ic de per­form­ance moy­en­nant l’autor­isa­tion de la per­sonne con­cernée.

Seuls les col­lab­or­at­eurs des sec­tions Mé­de­cine du sport, Physiolo­gie du sport, Physio­thérapie du sport et Psy­cho­lo­gie du sport de l’OF­SPO reçoivent un droit d’ac­cès au sous-sys­tème d’in­form­a­tion pour les don­nées an­thro­pométriques, dans la mesure où ils ont be­soin de cet ac­cès pour ac­com­plir leurs tâches. L’art. 4 LSIS est réser­vé.

¹ Les don­nées con­tenues dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour les don­nées an­thro­pométriques sont détru­ites après leur trans­fert au sens de l’art. 13.

² Les don­nées non trans­férées sont détru­ites un an après leur sais­ie.

L’OF­SPO peut don­ner aux étu­di­ants de la HEF­SM un ac­cès en ligne pour leur per­mettre de con­sul­ter les ré­sultats de leurs évalu­ations de com­pétences pendant la durée de la filière d’études con­cernée.

¹ Les don­nées per­son­nelles, les don­nées d’ad­ressage et les don­nées con­cernant les diplômes de fin d’études sont con­ser­vées dans le sys­tème d’in­form­a­tion de la HEF­SM jusqu’à ce que la per­sonne con­cernée ait 65 ans.

² Les autres don­nées sont con­ser­vées dans le sys­tème d’in­form­a­tion de la HEF­SM pendant cinq ans à compt­er de leur derni­er traite­ment.

Les don­nées per­son­nelles et les don­nées d’ad­ressage sont con­ser­vées dans le sys­tème d’in­form­a­tion pour l’évalu­ation des cours pendant cinq ans à compt­er de leur derni­er traite­ment.

Les col­lab­or­at­eurs de l’agence na­tionale de lutte contre le dopage qui relèvent des do­maines Con­trôles, En­quêtes, Trav­ail sci­en­ti­fique, Préven­tion, Droit, Dir­ec­tion, Com­mis­sion médicale, Com­mis­sion jur­idique et Ser­vices centraux reçoivent un droit d’ac­cès au sys­tème d’in­form­a­tion de l’agence, dans la mesure où ils ont be­soin de cet ac­cès pour ac­com­plir leurs tâches.

La banque d’ad­resses cent­ral­isée per­met à l’OF­SPO de traiter la cor­res­pond­ance.

¹ La banque d’ad­resses cent­ral­isée con­tient les don­nées d’ad­ressage de per­sonnes:

a.

qui en­tre­tiennent avec l’OF­SPO des rap­ports ré­gis par le droit ad­min­is­trat­if;

b.

qui s’in­téres­sent aux activ­ités de l’OF­SPO.

² Les don­nées per­son­nelles suivantes y sont sais­ies:

a.

nom et prénom;

b.

fonc­tion, titre académique et in­sti­tu­tion;

c.

ad­resse du dom­i­cile ou ad­resse pro­fes­sion­nelle;

d.

numéros de télé­phone;

e.

ad­resses élec­tro­niques;

f.

langue de cor­res­pond­ance;

g.

in­dic­a­tion des doc­u­ments créés et des doc­u­ments en­voyés.

Les don­nées per­son­nelles et les don­nées d’ad­ressage sont con­ser­vées dans la banque d’ad­resses cent­ral­isée pendant cinq ans à compt­er de leur derni­er traite­ment.

¹ L’OF­SPO ex­ploite un sys­tème d’in­form­a­tion pour les bâ­ti­ments et les in­stall­a­tions de Ma­colin, de Bi­enne et d’Ip­sach et un sys­tème d’in­form­a­tion pour les bâ­ti­ments et les in­stall­a­tions de Tenero.

² Les sys­tèmes d’in­form­a­tion pour les bâ­ti­ments et les in­stall­a­tions per­mettent à l’OF­SPO:

a.

de main­tenir la sé­cur­ité des in­form­a­tions et des ser­vices;

b.

de réserv­er et d’ex­ploiter les bâ­ti­ments et les in­stall­a­tions;

c.

de saisir les presta­tions pay­antes;

d.

de gérer le temps de trav­ail du per­son­nel;

e.

de con­trôler les ac­cès à des fins de sé­cur­ité;

f.

d’in­form­er les util­isateurs des in­stall­a­tions.

Les sys­tèmes d’in­form­a­tion pour les bâ­ti­ments et les in­stall­a­tions con­tiennent toutes les don­nées per­son­nelles et in­form­a­tions né­ces­saires à l’ex­ploit­a­tion et à la sé­cur­ité des in­stall­a­tions, en par­ticuli­er:

a.

l’iden­tité des per­sonnes qui réser­vent ou utilis­ent les bâ­ti­ments et les in­stall­a­tions;

b.

les numéros d’iden­ti­fic­a­tion per­son­nels et numéros de clés at­tribués;

c.

les réser­va­tions de bâ­ti­ments et d’in­stall­a­tions et leur util­isa­tion;

d.

les don­nées con­cernant l’autor­isa­tion d’util­iser des bâ­ti­ments et des in­stall­a­tions pour une durée lim­itée ou il­lim­itée;

e.

les don­nées con­cernant les en­trées et les sorties ef­fect­ives de per­sonnes dans les bâ­ti­ments et les in­stall­a­tions;

f.

les don­nées con­cernant les presta­tions fournies par les sta­tions de vente.

Des in­form­a­tions con­cernant les réser­va­tions et l’util­isa­tion des bâ­ti­ments et des in­stall­a­tions peuvent être pub­liées sur le site de l’OF­SPO sur des pan­neaux d’in­form­a­tion élec­tro­niques ac­cess­ibles au pub­lic.

Les don­nées visées à l’art. 25 sont con­ser­vées dans les sys­tèmes d’in­form­a­tion pour les bâ­ti­ments et les in­stall­a­tions pendant cinq ans à compt­er de leur sais­ie.

Le sys­tème d’in­form­a­tion pour les mé­di­as élec­tro­niques sert à doc­u­menter le dévelop­pe­ment du sport et à pub­li­er des moy­ens d’en­sei­gne­ment et d’ap­pren­tis­sage.

¹ Le sys­tème d’in­form­a­tion pour les mé­di­as élec­tro­niques con­tient les don­nées suivantes:

a.

don­nées pho­to­graph­iques;

b.

don­nées vidéo;

c.

don­nées son­ores;

d.

moy­ens élec­tro­niques d’en­sei­gne­ment et d’ap­pren­tis­sage.

² Les don­nées peuvent être as­so­ciées not­am­ment aux métadon­nées suivantes à des fins d’archiv­age dans un sys­tème struc­turé:

a.

lieu de sais­ie;

b.

date de sais­ie;

c.

de­scrip­tion;

d.

nom de per­sonnes;

e.

mot clé;

f.

ex­ist­ence ou non d’une autor­isa­tion de pub­lic­a­tion.

¹ Les don­nées visées à l’art. 30 sont con­ser­vées aus­si longtemps que né­ces­saire pour l’util­isa­tion prévue.

² Si aucune durée de con­ser­va­tion définie ne dé­coule du but visé, les per­sonnes con­cernées peuvent de­mander la de­struc­tion des don­nées élec­tro­niques qui les con­cernent dix ans après leur sais­ie.

¹ Les autor­ités et les or­gan­isa­tions qui béné­fi­cient d’un ac­cès en ligne à cer­taines don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion na­tion­al pour le sport sont tenues de vers­er une taxe for­faitaire de 4000 francs par an.

² Les émolu­ments ci-après doivent être ver­sés en plus de la taxe for­faitaire par les autor­ités suivantes:

a.

can­tons et Prin­ci­pauté de Liecht­en­stein: 1 franc pour tout cours ou camp J+S réal­isé sous leur sur­veil­lance;

b.

can­tons, Prin­ci­pauté de Liecht­en­stein et or­gan­isa­tions privées: 1 franc pour toute of­fre de form­a­tion des cadres pro­posée dans le cadre de J+S et ESA et réal­isée sous leur sur­veil­lance.

³ Aucun émolu­ment n’est per­çu auprès des fédéra­tions sport­ives et des as­so­ci­ations de jeun­esse soutenues en vertu de la loi du 17 juin 2011 sur l’en­cour­age­ment du sport⁷.

⁴ Les autor­ités et les or­gan­isa­tions qui béné­fi­cient d’un ac­cès en ligne à cer­taines don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion na­tion­al pour le sport as­sument les frais d’ac­quis­i­tion et d’ex­ploit­a­tion des in­fra­struc­tures in­form­atiques dont ils ont be­soin pour util­iser le sys­tème d’in­form­a­tion, tell­es que les ap­par­eils, les réseaux et les pro­grammes.

L’or­don­nance du 5 septembre 2012 sur les sys­tèmes d’in­form­a­tion de la Con­fédéra­tion dans le do­maine du sport⁸ est ab­ro­gée.

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1^er novembre 2016.