Ordonnance sur l'acte authentique électronique

¹La présente or­don­nance règle, dans le do­maine du droit privé, les ex­i­gences tech­niques ain­si que la procé­dure re­l­at­ives à:

a.

l'ex­pédi­tion élec­tro­nique d'act­es au­then­tiques;

b.

la légal­isa­tion élec­tro­nique de cop­ies et de sig­na­tures;

c.

la légal­isa­tion de cop­ies sur papi­er de doc­u­ments élec­tro­niques.

²Elle vise à garantir que les act­es au­then­tiques élec­tro­niques of­frent au moins autant de sé­cur­ité que les act­es au­then­tiques sur papi­er et à per­mettre leur échange entre différents sys­tèmes in­form­atiques.

Un acte au­then­tique est un doc­u­ment dans le­quel une per­sonne ha­bil­itée à le dress­er, com­pétente à rais­on du lieu et de la matière, con­signe des déclar­a­tions con­stitutives d'un acte jur­idique ou d'une procé­dure, ou en­core con­state des faits ay­ant une portée jur­idique, dans une forme et selon une procé­dure prédéfinies.

¹Pour dress­er un acte au­then­tique ou une légal­isa­tion élec­tro­niques, la per­sonne qui y est ha­bil­itée procède de la man­ière suivante:

a.

elle ét­ablit le doc­u­ment élec­tro­nique dans les cas prévus aux art. 10, 11 et 13;

b.

elle en­re­gistre le doc­u­ment dans un format élec­tro­nique re­con­nu;

c.

elle mu­nit le doc­u­ment en­re­gis­tré de la con­firm­a­tion exigée pour l'acte en ques­tion (for­mule de con­firm­a­tion);

d.¹

elle signe le doc­u­ment au moy­en d'une sig­na­ture élec­tro­nique qual­i­fiée avec horodatage élec­tro­nique qual­i­fié au sens de l'art. 2, let. e et j, SC­SE, en l'ac­com­pag­nant de la preuve qu'elle a le droit de dress­er des act­es au­then­tiques.

²La preuve du droit de dress­er des act­es au­then­tiques est ap­portée au moy­en d'une con­firm­a­tion d'ad­mis­sion sé­parée ob­tenue en ligne pour chaque acte au­then­tique auprès du re­gistre des per­sonnes ha­bil­itées à dress­er des act­es au­then­tiques, qui con­tient les don­nées suivantes:

a.

l'at­test­a­tion que son déten­teur a le droit de dress­er des act­es au­then­tiques;

b.

la désig­na­tion pro­fes­sion­nelle ou min­istéri­elle prévue par le droit can­ton­al, ain­si que l'ab­révi­ation du can­ton d'ad­mis­sion à l'ex­er­cice de cette charge;

c.

la référence à l'in­scrip­tion au re­gistre.²

³Le Dé­parte­ment fédéral de justice et po­lice (DFJP) fixe les formats élec­tro­niques re­con­nus dans une or­don­nance et règle les ex­i­gences tech­niques et en matière d'or­gan­isa­tion.³

¹La per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques prend toutes les mesur­es né­ces­saires et ap­pro­priées afin d'éviter que le cer­ti­ficat des­tiné à l'in­stru­ment­a­tion de ces act­es puisse être util­isé par d'autres per­sonnes, not­am­ment par ses aux­ili­aires.

²Lor­squ'elle signe élec­tro­nique­ment, la per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques util­ise tou­jours un lec­teur de cartes, le­quel garantit que le numéro d'iden­ti­fic­a­tion per­son­nel (NIP) in­troduit ne peut être lu par un tiers.

¹Les act­es au­then­tiques dressés con­formé­ment à la présente or­don­nance sont équi­val­ents à ceux dressés sur un sup­port papi­er.

²Ils peuvent être util­isés dans les opéra­tions avec toutes les autor­ités qui ont in­troduit la pos­sib­il­ité de com­mu­niquer et de con­duire des trans­ac­tions par voie élec­tro­nique.

Si une ex­pédi­tion ou une légal­isa­tion élec­tro­niques est des­tinée à une util­isa­tion à l'étranger, elle peut être dressée en dérog­a­tion aux dis­pos­i­tions de la présente or­don­nance et en con­form­ité avec les ex­i­gences en vi­gueur dans ce pays, pour autant que ces dernières of­frent des garanties com­par­ables en matière d'in­té­grité, d'au­then­ti­cité et de sé­cur­ité.

¹L'Of­fice fédéral de la justice con­fie à un or­gan­isme ex­terne à l'ad­min­is­tra­tion fédérale cent­rale la mise à dis­pos­i­tion et l'ex­ploit­a­tion d'un sys­tème pour la tenue d'un re­gistre suisse des per­sonnes ha­bil­itées à dress­er des act­es au­then­tiques (re­gistre).

²L'ex­ploit­ant de ce re­gistre se fin­ance lui-même par des émolu­ments couv­rant ses coûts.

¹Les can­tons in­scriv­ent dans ce re­gistre au moins les per­sonnes ad­mises à dress­er des act­es au­then­tiques dans leur can­ton et qui souhait­ent pro­poser un tel acte sous forme élec­tro­nique.

²Ils in­scriv­ent im­mé­di­ate­ment les modi­fic­a­tions re­l­at­ives aux don­nées qu'ils tiennent dans ce re­gistre.

¹Les per­sonnes ha­bil­itées à dress­er des act­es au­then­tiques sont in­scrites dans le re­gistre avec les don­nées suivantes:

a.

le nom, les prénoms tels qu'ils ré­sul­tent du passe­port ou de la carte d'iden­tité, la date de nais­sance et la na­tion­al­ité;

b.

l'ad­resse de l'étude ou de l'of­fice;

c.

la désig­na­tion pro­fes­sion­nelle ou min­istéri­elle prévue par le droit can­ton­al, ain­si que l'ab­révi­ation du can­ton d'ad­mis­sion à l'ex­er­cice de cette charge;

d.

le numéro d'iden­ti­fic­a­tion des en­tre­prises (IDE) en ap­plic­a­tion de la loi fédérale du 18 juin 2010 sur le numéro d'iden­ti­fic­a­tion des en­tre­prises¹ et, le cas échéant, le numéro can­ton­al util­isé par la per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques;

e.

la date d'ad­mis­sion à l'ex­er­cice de cette charge;

f.

le cas échéant la date de ca­du­cité du droit de dress­er des act­es au­then­tiques;

g.

les cer­ti­ficats qui sont util­isés pour dress­er des act­es au­then­tiques ou qui l'ont été.

²La per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques an­nonce au re­gistre les cer­ti­ficats prévus à l'al. 1, let. g.

³Toute ad­mis­sion ren­ou­velée d'une per­sonne déjà ad­mise une fois à dress­er des act­es au­then­tiques donne lieu à une nou­velle in­scrip­tion dans ce re­gistre. Les in­scrip­tions an­térieures ne sont pas radiées.

⁴Les can­tons peuvent tenir dans ce re­gistre des don­nées sup­plé­mentaires re­l­at­ives aux per­sonnes ha­bil­itées à dress­er des act­es au­then­tiques, pour autant qu'elles re­posent sur une base lé­gale.

⁵A l'ex­cep­tion de celles prévues à l'al. 4, les don­nées du re­gistre sont pub­liques.

¹La minute est dressée sur un sup­port papi­er.

²Elle est al­ors scan­née parti­elle­ment ou dans son in­té­gral­ité avec ses an­nexes éven­tuelles.

³La per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques joint au doc­u­ment élec­tro­nique la for­mule de con­firm­a­tion que le doc­u­ment est con­forme à la minute ou à l'ex­trait cor­res­pond­ant de celle-ci.

⁴Elle peut joindre à la for­mule de con­firm­a­tion d'autres don­nées, tell­es qu'un des­tinataire ou le numéro d'or­dre con­tinu de l'ex­pédi­tion.

⁵Elle dresse une ex­pédi­tion élec­tro­nique du doc­u­ment con­formé­ment à l'art. 3, al. 1.

¹Lors de l'ét­ab­lisse­ment d'une copie élec­tro­nique légal­isée d'un doc­u­ment sur papi­er, ce­lui-ci est scan­né parti­elle­ment ou dans son in­té­gral­ité.

²La per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques joint à la copie élec­tro­nique la for­mule de con­firm­a­tion que celle-ci est con­forme au doc­u­ment sur papi­er produit ou à l'ex­trait cor­res­pond­ant de ce­lui-ci.

³Elle dresse une copie élec­tro­nique légal­isée de ce doc­u­ment con­formé­ment à l'art. 3, al. 1.

¹Le doc­u­ment présenté sous un format élec­tro­nique re­con­nu est im­primé parti­elle­ment ou dans son in­té­gral­ité sur un sup­port papi­er.

²La per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques joint au tirage im­primé la for­mule de con­firm­a­tion que ce­lui-ci re­produit fidèle­ment le con­tenu du doc­u­ment élec­tro­nique produit ou à l'ex­trait cor­res­pond­ant de ce­lui-ci.

³Si le doc­u­ment à légal­iser est signé élec­tro­nique­ment, la per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques ex­am­ine la sig­na­ture et con­state le ré­sultat de l'ex­a­men sur le tirage im­primé en ce qui con­cerne:

a.

l'in­té­grité du doc­u­ment;

b.

l'iden­tité du sig­nataire;

c.

la valid­ité et la qual­ité de la sig­na­ture, y com­pris, le cas échéant, les qual­ités spé­ci­fiques ay­ant une portée jur­idique;

d.¹

le mo­ment de la sig­na­ture en in­di­quant si le doc­u­ment est muni d'un horodatage élec­tro­nique qual­i­fié au sens de l'art. 2, let. j, SC­SE.

⁴Elle date et signe le tirage im­primé muni de la for­mule de con­firm­a­tion prévue par le droit can­ton­al.

⁵Elle peut égale­ment légal­iser des tirages im­primés de doc­u­ments élec­tro­niques produits dans un format non re­con­nu. Dans ce cas, elle at­teste ex­clus­ive­ment ce qu'elle est en mesure de per­ce­voir comme étant fiable.

¹En cas de légal­isa­tion élec­tro­nique d'une sig­na­ture auto­graphe sur un doc­u­ment sur papi­er, led­it doc­u­ment est scan­né parti­elle­ment ou dans son in­té­gral­ité, sig­na­ture com­prise.

²La per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques joint au doc­u­ment élec­tro­nique la for­mule de con­firm­a­tion que la sig­na­ture sur le doc­u­ment sur papi­er:

a.

a été ap­posée en sa présence de la propre main du sig­nataire; ou

b.

a été re­con­nue par le sig­nataire comme étant la si­enne.

³Elle signe le doc­u­ment muni de cette for­mule de con­firm­a­tion con­formé­ment à l'art. 3, al. 1.

¹En cas de légal­isa­tion élec­tro­nique d'une sig­na­ture élec­tro­nique, la per­sonne ha­bil­itée à dress­er des act­es au­then­tiques joint au doc­u­ment élec­tro­nique la for­mule de con­firm­a­tion que la sig­na­ture élec­tro­nique:

a.

a été ap­posée en sa présence par le sig­nataire, ou

b.

a été re­con­nue par le sig­nataire comme étant une sig­na­ture élec­tro­nique qu'il a lui-même ap­posée.

²Elle date et signe le doc­u­ment muni de cette for­mule de con­firm­a­tion con­formé­ment à l'art. 3, al. 1.

Jusqu'à la mise à dis­pos­i­tion du re­gistre prévue à l'art. 7, le DFJP peut édicter des dis­pos­i­tions sur les moy­ens per­met­tant d'ap­port­er la preuve du droit de dress­er des act­es au­then­tiques sans ob­ten­tion en ligne de la con­firm­a­tion d'ad­mis­sion prévue à l'art. 3, al. 2. Ces dis­pos­i­tions sont val­ables jusqu'au 31 décembre 2013 au plus tard.

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1^er jan­vi­er 2012.