1 Fedpol exploite le système informatisé de gestion interne des affaires et des dossiers, qui peut contenir des données sensibles et des profils de la personnalité. Toutes les communications (retranscriptions ou enregistrements d’appels téléphoniques, courriels, lettres, télécopies) adressées à fedpol ou émanant de cet office peuvent y être saisies.
2 Le système a pour but de traiter les données relatives aux dossiers de fedpol, de gérer l’organisation de manière efficace et rationnelle, d’assurer le suivi des dossiers et d’établir des statistiques.
3 Les informations peuvent être indexées par personne, par objet ou par événement et reliées à d’autres systèmes d’information de police ou d’autres systèmes d’information de fedpol. Lorsque des données sont reliées à un autre système d’information, elles sont soumises aux mêmes règles de traitement et aux mêmes restrictions d’accès que le système d’information principal.
4 Le système est conçu de manière à permettre de distinguer les informations selon qu’elles ont été échangées dans le cadre d’Interpol, de Schengen, d’Europol ou d’autres réseaux de coopération policière prévus par un accord international.
5 Le système contient en outre, séparément des autres données, les données relatives aux affaires des services compétents pour les documents d’identité et la recherche de personnes disparues.
6 L’accès en ligne à ce système est réservé au personnel de fedpol et à l’OFJ, pour l’accomplissement des tâches qui incombent à ce dernier en vertu de la loi du 20 mars 1981 sur l’entraide pénale internationale69.