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Ordonnance
sur le principe de la transparence dans l’administration
(Ordonnance sur la transparence, OTrans)

du 24 mai 2006 (Etat le 1 septembre 2014)er

Le Conseil fédéral suisse,

vu les art. 2, al. 3, 10, al. 2 et 4, 17, al. 3 et 21 de la loi fédérale du 17 décembre 2004 sur le principe de la transparence dans l’administration (Loi sur la transparence, LTrans)1,

arrête:

Section 1 Définitions

(art 5, al. 3, LTrans)

Art. 1  

1 On en­tend par doc­u­ment com­mer­cial­isé, toute in­form­a­tion fournie par une autor­ité contre paiement, y com­pris les in­form­a­tions qui ont une util­ité dir­ecte pour l’élab­or­a­tion d’un produit.

2 Un doc­u­ment a at­teint son st­ade défin­i­tif d’élab­or­a­tion:

a.
lor­sque l’autor­ité dont il émane l’a signé, ou
b.
lor­sque son auteur l’a défin­it­ive­ment re­mis au des­tinataire not­am­ment à titre d’in­form­a­tion ou pour que ce­lui-ci pren­ne po­s­i­tion ou une dé­cision.

3 On en­tend par doc­u­ment des­tiné à l’us­age per­son­nel, toute in­form­a­tion ét­ablie à des fins pro­fes­sion­nelles mais qui est util­isée ex­clus­ive­ment par son auteur ou par un cercle re­streint de per­sonnes comme moy­en aux­ili­aire, tel que des notes ou des cop­ies de trav­ail.

Section 2 Droit d’accès aux documents officiels

Art. 2 Egalité en matière d’accès  

(art. 6, al. 1, LTrans)

L’ac­cès ac­cordé à une per­sonne doit être ac­cordé dans la même mesure à tout autre de­mandeur.

Art. 3 Assistance  

(art. 6, al. 1 et 3, LTrans)

1 L’autor­ité ren­sei­gne le de­mandeur sur les doc­u­ments of­fi­ciels ac­cess­ibles et l’as­siste dans ses dé­marches, not­am­ment lor­squ’il s’agit d’une per­sonne han­di­capée.

2 Lor­sque les doc­u­ments of­fi­ciels sont ac­cess­ibles sur in­ter­net ou qu’ils font l’ob­jet d’une pub­lic­a­tion of­fi­ci­elle de la Con­fédéra­tion, l’autor­ité peut se lim­iter à com­mu­niquer les références né­ces­saires pour leur con­sulta­tion.

3 L’autor­ité n’est pas tenue de traduire les doc­u­ments of­fi­ciels autor­isés à être con­sultés selon la loi sur la trans­par­ence.

Art. 4 Consultation sur place  

(art. 6, al. 2, LTrans)

1 La con­sulta­tion d’un doc­u­ment of­fi­ciel a lieu auprès de l’autor­ité com­pétente pour traiter la de­mande d’ac­cès.

2 L’autor­ité peut se borner à sou­mettre une copie du doc­u­ment of­fi­ciel à la con­sul­ta­tion.

3 L’iden­tité du de­mandeur peut être véri­fiée à l’en­trée des bâ­ti­ments de l’autor­ité en vertu du droit de dom­i­cile de la Con­fédéra­tion (art. 62f de la LF du 21 mars 1997 sur l’or­gan­isa­tion du gouverne­ment et de l’ad­min­is­tra­tion2).

Art. 5 Remise d’une copie  

(art. 6, al. 2, LTrans)

1 A la re­quête du de­mandeur, l’autor­ité lui re­met une copie du doc­u­ment of­fi­ciel, sous réserve des re­stric­tions liées à sa con­ser­va­tion.

2 Si le doc­u­ment est protégé par le droit d’auteur, l’autor­ité rend le de­mandeur at­ten­tif aux re­stric­tions d’util­isa­tion.

Art. 6 Protection de la sphère privée de tiers et prépondérance de l’intérêt public  

(art. 7, al. 2, LTrans)

1 S’il ap­par­aît dans le cadre de l’ex­a­men d’une de­mande d’ac­cès que des in­térêts pub­lics à la trans­par­ence s’op­posent au droit du tiers à la pro­tec­tion de sa sphère privée, l’autor­ité com­pétente peut ex­cep­tion­nelle­ment ac­cord­er l’ac­cès, après avoir procédé à une pesée des in­térêts en présence.

2 Un in­térêt pub­lic à la trans­par­ence est jugé pré­pondérant not­am­ment:

a.
lor­sque le droit d’ac­cès à un doc­u­ment ré­pond à un be­soin par­ticuli­er d’in­form­a­tion de la part du pub­lic suite not­am­ment à des événe­ments im­port­ants;
b.
lor­sque le droit d’ac­cès sert à protéger des in­térêts pub­lics not­am­ment l’or­dre, la sé­cur­ité ou la santé pub­lics, ou
c.
lor­sque la per­sonne, dont la sphère privée pour­rait être at­teinte par le droit d’ac­cès à un doc­u­ment of­fi­ciel, est liée à une autor­ité sou­mise à la loi sur la trans­par­ence par un rap­port de fait ou de droit qui lui pro­cure des av­ant­ages im­port­ants.

Section 3 Demande d’accès et compétences

Art. 7 Contenu de la demande d’accès  

(art. 10 LTrans)

1 La de­mande d’ac­cès à un doc­u­ment of­fi­ciel n’est sou­mise à aucune ex­i­gence de forme et ne doit pas être motivée.

2 Elle doit con­tenir des in­dic­a­tions suf­f­is­antes pour per­mettre à l’autor­ité d’iden­ti­fi­er le doc­u­ment de­mandé. Le de­mandeur doit, pour autant qu’il soit en mesure de le faire, in­diquer:

a.
les don­nées cour­antes per­met­tant d’iden­ti­fi­er claire­ment un doc­u­ment comme sa date, son titre ou une référence;
b.
une péri­ode déter­minée;
c.
l’autor­ité qui a ét­abli le doc­u­ment, ou
d.
le do­maine visé.

3 L’autor­ité peut in­viter le de­mandeur à pré­ciser sa de­mande.

4 Si le de­mandeur ne fournit pas, dans un délai de dix jours, les in­dic­a­tions com­plé­mentaires re­quises pour l’iden­ti­fic­a­tion du doc­u­ment of­fi­ciel, sa de­mande est con­sidérée comme re­tirée. L’autor­ité rend le de­mandeur at­ten­tif aux con­séquences du non re­spect du délai.

Art. 8 Demandes d’accès aux documents officiels des représentations suisses à l’étranger  

(art. 10, al. 2, LTrans)

1 Les re­présent­a­tions suisses à l’étranger ain­si que les mis­sions suisses auprès des Com­mun­autés européennes et des or­gan­isa­tions in­ter­na­tionales trans­mettent les de­mandes d’ac­cès reçues port­ant sur des doc­u­ments of­fi­ciels qu’elles ont ét­ab­lis ou qui leur ont été ad­ressés au titre de des­tinataire prin­cip­al, au Dé­parte­ment fédéral des af­faires étrangères (dé­parte­ment), qui dé­cide de la suite à don­ner aux de­mandes.

2 Le dé­parte­ment règle les délais de traite­ment, les com­pétences et les mod­al­ités de con­sulta­tion.

Art. 9 Besoins particuliers des médias  

(art. 10, al. 4, let. a, LTrans)

L’autor­ité prend po­s­i­tion sur les de­mandes d’ac­cès présentées par les mé­di­as en ten­ant compte, dans la mesure du pos­sible, de l’ur­gence de l’in­form­a­tion.

Art. 10 Demandes nécessitant un surcroît important de travail  

(art. 10, al. 4, let. c, LTrans)

1 Une de­mande d’ac­cès né­ces­site un sur­croît im­port­ant de trav­ail lor­sque l’autor­ité n’est pas en mesure de traiter la de­mande avec le per­son­nel et l’in­fra­struc­ture dont elle dis­pose, sans en­traver con­sidér­able­ment l’ac­com­p­lisse­ment d’autres tâches.

2 Les de­mandes né­ces­sit­ant un sur­croît im­port­ant de trav­ail sont traitées dans un délai rais­on­nable.

Art. 11 Autorité compétente pour prendre position  

(art. 12 LTrans)

1 Lor­squ’un doc­u­ment a été élaboré par plusieurs autor­ités, l’autor­ité en charge de l’af­faire est com­pétente pour pren­dre po­s­i­tion.

2 Lor­sque la de­mande d’ac­cès porte sur plusieurs doc­u­ments qui con­cernent la même af­faire et qui ont été ét­ab­lis ou reçus par différentes autor­ités sou­mises à la loi sur la trans­par­ence, l’autor­ité en charge de l’af­faire est com­pétente pour pren­dre po­s­i­tion.

3 Lor­sque plusieurs autor­ités sont en charge de l’af­faire, elles déter­minent d’un com­mun ac­cord l’autor­ité com­pétente pour pren­dre po­s­i­tion. Cette dernière prend po­s­i­tion sur la de­mande d’ac­cès, d’en­tente avec les autor­ités in­téressées.

4 Lor­squ’un doc­u­ment a été élaboré à la de­mande d’une autre autor­ité, cette dernière doit être en­ten­due par l’autor­ité com­pétente av­ant que celle-ci pren­ne po­s­i­tion.

5 Lor­sque la de­mande d’ac­cès porte sur un doc­u­ment clas­si­fié, la com­pétence et la procé­dure sont ré­gies par les dis­pos­i­tions ap­plic­ables en matière de pro­tec­tion des in­form­a­tions et de clas­si­fic­a­tion. L’autor­ité com­pétente ex­am­ine si le doc­u­ment peut être dé­clas­si­fié.

Section 4 Médiation et recommandation

Art. 12 Médiation  

(art. 13 LTrans)

1 Le Pré­posé fédéral à la pro­tec­tion des don­nées et à la trans­par­ence (pré­posé) ex­am­ine si la façon dont la de­mande d’ac­cès a été traitée est con­forme à la loi et ap­pro­priée.

2 Il en­tend les parties et s’ef­force de les amen­er à un ac­cord. Il leur sou­met, si né­ces­saire, des pro­pos­i­tions. La procé­dure peut se déroul­er or­ale­ment ou par écrit.

3 Il con­state le ré­sultat de la mé­di­ation et le com­mu­nique par écrit aux parties.

Art. 12a Demandes en médiation nécessitant un surcroît important de travail 3  

(art. 10, al. 4, let. c, 13 et 14 LTrans)

1 Une de­mande en mé­di­ation né­ces­site un sur­croît im­port­ant de trav­ail pour le pré­posé, not­am­ment:

a.
lor­squ’elle porte sur des doc­u­ments par­ticulière­ment nom­breux ou com­plexes;
b.
lor­squ’elle pose des ques­tions jur­idiques, tech­niques ou poli­tiques par­ticulière­ment ar­dues.

2 Lor­squ’une de­mande en mé­di­ation né­ces­site un sur­croît im­port­ant de trav­ail pour le pré­posé, ce­lui-ci peut pro­longer d’une durée rais­on­nable le délai pour men­er à ter­me la mé­di­ation ou ét­ab­lir la re­com­manda­tion.

3 In­troduit par le ch. I de l’O du 20 av­ril 2011, en vi­gueur depuis le 1er juil. 2011 (RO 2011 1741).

Art. 12b Obligation de collaborer à la médiation 4  

(art. 13 et 20 LTrans)

1 Dès qu’il est saisi de la de­mande en mé­di­ation, le pré­posé en in­forme l’autor­ité et lui im­partit un délai:

a.
pour com­pléter si né­ces­saire la mo­tiv­a­tion de sa prise de po­s­i­tion;
b.
pour lui trans­mettre les doc­u­ments re­quis;
c.
pour lui com­mu­niquer le nom de la per­sonne ha­bil­itée à agir dans la mé­di­ation.

2 Les parties sont tenues:

a.
de faire en sorte que le délai dans le­quel doit se déroul­er la mé­di­ation soit re­specté;
b.
de col­laborer à la recher­che d’un ac­cord;
c.
de pren­dre part à la mé­di­ation; l’autor­ité par­ti­cipe par l’in­ter­mé­di­aire de la per­sonne qu’elle a ha­bil­itée à agir.

3 Si le de­mandeur ne prend pas part à la mé­di­ation, la re­quête est con­sidérée comme re­tirée et l’af­faire est classée.

4 Lor­sque les parties re­fusent de prêter le con­cours né­ces­saire à l’abou­tisse­ment d’un ac­cord ou qu’elles re­tardent ab­us­ive­ment la mé­di­ation, le pré­posé peut con­stater qu’elle n’a pas abouti.

4 In­troduit par le ch. I de l’O du 20 av­ril 2011, en vi­gueur depuis le 1er juil. 2011 (RO 2011 1741).

Art. 13 Recommandation  

(art. 14 LTrans)

1 Dans sa re­com­manda­tion, le pré­posé rend les parties à la procé­dure de mé­di­ation not­am­ment at­tent­ives au droit de de­mander que l’autor­ité rende une dé­cision selon l’art. 15 LTrans et au délai dans le­quel cette de­mande doit être présentée.

2 Il veille à ce que sa re­com­manda­tion ne con­tienne aucune in­form­a­tion sus­cept­ible de port­er at­teinte à l’un des in­térêts énumérés à l’art. 7, al. 1, LTrans.

3 Il pub­lie ses re­com­manda­tions; ce fais­ant, il prend les mesur­es ap­pro­priées pour garantir la pro­tec­tion des don­nées per­son­nelles des parties à la procé­dure de mé­di­ation.

4 Lor­sque la pro­tec­tion visée à l’al. 3 ne peut pas être garantie, le pré­posé ren­once à pub­li­er sa re­com­manda­tion.

Art. 13a Information du préposé par l’autorité 5  

(art. 15 et 16 LTrans)

Les unités de l’ad­min­is­tra­tion fédérale cent­rale com­mu­niquent au pré­posé leur dé­cision et, le cas échéant, celles des autor­ités de re­cours.

5 In­troduit par le ch. I de l’O du 20 av­ril 2011, en vi­gueur depuis le 1er juil. 2011 (RO 2011 1741).

Section 5 Emoluments

Art. 14 Principe  

L’or­don­nance générale sur les émolu­ments du 8 septembre 20046 est ap­plic­able, sous réserve des dis­pos­i­tions spé­ciales de la présente or­don­nance.

Art. 15 Remise ou réduction de l’émolument  

(art. 17, al. 2 et 3 LTrans)

1 L’autor­ité ren­once à per­ce­voir un émolu­ment lor­sque la per­cep­tion de cet émolu­ment oc­ca­sionne des frais d’un mont­ant supérieur à ce­lui des presta­tions fournies. Les émolu­ments in­férieurs à 100 francs ne sont pas fac­turés.

2 Les frais liés aux be­soins par­ticuli­ers des per­sonnes han­di­capées ne sont pas pris en compte dans le cal­cul de l’émolu­ment.

3 L’autor­ité peut re­mettre ou ré­duire l’émolu­ment lor­squ’elle re­fuse l’ac­cès aux doc­u­ments of­fi­ciels ou lor­squ’elle ne l’ac­corde que parti­elle­ment.

4 Lor­squ’un émolu­ment est per­çu dans le cas d’une de­mande d’ac­cès présentée par un mé­dia, l’autor­ité le ré­duit d’au moins 50 %. Elle peut ren­on­cer à la ré­duc­tion si la de­mande d’ac­cès né­ces­site un sur­croît im­port­ant de trav­ail.7

7 In­troduit par le ch. I de l’O du 25 juin 2014, en vi­gueur depuis le 1er sept. 2014 (RO 2014 2169).

Art. 16 Tarif des émoluments et information sur les coûts prévisibles  

(art. 17, al. 3 LTrans)

1 Le tarif des émolu­ments est fixé dans l’an­nexe 1.

2 Si les coûts prévus dé­pas­sent 100 francs, l’autor­ité in­forme le de­mandeur du mont­ant prévis­ible de l’émolu­ment. Si ce derni­er ne con­firme pas sa de­mande d’ac­cès dans un délai de dix jours, elle est con­sidérée comme re­tirée. L’autor­ité rend le de­mandeur at­ten­tif aux con­séquences du non re­spect du délai.

Section 6 Gestion et publication des documents officiels, information relative aux documents officiels

Art. 17 Gestion des documents officiels  

(art. 21, let. a, LTrans)

La ges­tion et not­am­ment l’en­re­gis­trement des doc­u­ments of­fi­ciels sont ré­gis par l’art. 22 de l’or­don­nance du 25 novembre 1998 sur l’or­gan­isa­tion du gouverne­ment et de l’ad­min­is­tra­tion8 et par les dis­pos­i­tions édictées par le dé­parte­ment com­pétent en ap­plic­a­tion de la lé­gis­la­tion fédérale re­l­at­ive à l’archiv­age.

Art. 18 Information relative aux documents officiels  

(art. 21, let. b, LTrans)

A moins qu’une dis­pos­i­tion lé­gale ne s’y op­pose, les autor­ités in­for­ment le pub­lic de la man­ière suivante:

a.
elles pub­li­ent sur in­ter­net des in­form­a­tions sur les do­maines et les af­faires im­port­antes qui relèvent de leur com­pétence;
b.
elles mettent à la dis­pos­i­tion des in­téressés d’autres in­form­a­tions sus­cept­ibles de fa­ci­liter la recher­che de doc­u­ments of­fi­ciels, pour autant que cela n’oc­ca­sionne pas des frais dis­pro­por­tion­nés.
Art. 19 Publication des documents officiels  

(art. 21, let. c, LTrans)

L’autor­ité com­pétente pub­lie aus­sitôt que pos­sible sur in­ter­net les doc­u­ments of­fi­ciels im­port­ants:

a.
si cela n’oc­ca­sionne pas des frais dis­pro­por­tion­nés; et
b.
si la pub­lic­a­tion sur in­ter­net ne contre­vi­ent à aucune dis­pos­i­tion lé­gale.

Section 7 Conseiller à la transparence

Art. 20  

La Chan­celler­ie fédérale et chaque dé­parte­ment désignent au min­im­um un con­seiller à la trans­par­ence. Ce derni­er a pour tâche:

a.
de con­seiller les unités ad­min­is­trat­ives con­cernées, les per­sonnes ou les or­gan­ismes ex­térieurs à l’ad­min­is­tra­tion fédérale et qui sont sou­mis à la loi sur la trans­par­ence;
b.
de promouvoir l’in­form­a­tion et la form­a­tion des col­lab­or­at­eurs;
c.
de con­courir à l’ap­plic­a­tion de la lé­gis­la­tion sur la trans­par­ence.

Section 8 Evaluation

(art. 19 LTrans)

Art. 21  

Chaque an­née, les autor­ités com­mu­niquent au pré­posé les in­form­a­tions suivantes:

a.
le nombre de de­mandes d’ac­cès dé­posées pendant l’an­née;
b.
le nombre de de­mandes ac­ceptées, re­jetées ou parti­elle­ment re­jetées;
c.
le mont­ant des émolu­ments per­çus en vertu de la loi sur la trans­par­ence.

Section 9 Dispositions finales

Art. 22 Modification du droit en vigueur  

La modi­fic­a­tion du droit en vi­gueur est réglée dans l’an­nexe 2.

Art. 22a Disposition transitoire de la modification du 20 avril 2011 9  

L’an­cien droit s’ap­plique aux de­mandes en mé­di­ation dé­posées av­ant l’en­trée en vi­gueur de la présente modi­fic­a­tion.

9 In­troduit par le ch. I de l’’O du 20 av­ril 2011, en vi­gueur depuis le 1er juil. 2011 (RO 2011 1741).

Art. 23 Entrée en vigueur  

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1er juil­let 2006.

Annexe 1

(art. 16)

Tarif des émoluments en francs

1. Reproductions

Francs

Photocopie format A4 ou A3

à partir d’un document figurant sur une seule page normale jusqu’à A3, par page
–.20
à partir de formats spéciaux, à partir de documents reliés ou à partir de modèles de mauvaise qualité, par page
2.—

Copie électronique (si le document n’est pas disponible sous forme électronique)

Transmission en ligne

à partir d’un document figurant sur une seule page jusqu’à A3
–.20
à partir de formats spéciaux, à partir de documents reliés ou à partir de modèles de mauvaise qualité, par page
2.—

Copie électronique sauvegardée sur support numérique, en sus du prix par page

par disquette
5.—
par CD-ROM ou DVD
35.—

Cassette audio ou cassette vidéo enregistrée par l’autorité

par cassette
35.—

Reproduction de photographies, film 16 ou 35 mm copié sur cassette vidéo ainsi que toutes autres copies effectuées par une firme partenaire extérieure

selon l’offre

2. Examen et préparation des documents officiels

Francs

Travail consacré à l’examen et à la préparation des documents officiels

par heure
100.—

Annexe 2

(art. 22)

Modification du droit en vigueur

Les ordonnances mentionnées ci-après sont modifiées comme suit:

10

10 Les mod. peuvent être consultées au RO 2006 2331.

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EOG EOV EPDG EPDV EPDV-EDI EpG EpV ERV-BVGer ESV ExpaV EÖBV EÖBV-EJPD F: FamZG FamZV FAV FDO FHG FHV FIFG FiFV FiG FiLaG FiLaV FinfraG FinfraV FinfraV-FINMA FINIG FINIV FINMAG FiV FKG FLG FLV FMBV FMedG FMedV FMG FMV FOrgV FPV FrSV FusG FV FVAV FWG FWV FZG FZV G: GaGV GBV GebR-BVGer GebR-PatGer GebV ESTV GebV SchKG GebV-AIG GebV-ArG GebV-ASTRA GebV-AVG GebV-BAFU GebV-BASPO GebV-BAZL GebV-BJ GebV-BLW GebV-EDA GebV-EDI-NBib GebV-En GebV-ESA GebV-fedpol GebV-FMG GebV-HReg GebV-IGE GebV-KG GebV-NBib GebV-Publ GebV-SBFI GebV-TPS GebV-TVD GebV-VBS GebV-öV GebV-ÜPF GeBüV GeoIG GeoIV GeoIV-swisstopo GeomV GeoNV GesBG GesBKV GGBV GGUV GgV GKZ GlG GLPV GR-PatGer GR-WEKO GRN GRS GSchG GSchV GSG GTG GUMG GUMV GUMV-EDI GVVG GüTG GüTV H: HArG HArGV HasLV HasLV-WBF HBV HELV HEsÜ HFG HFKG HFV HGVAnG HKSV HKsÜ HMG HRegV HSBBV HVA HVI HVUV HyV I: IAMV IBH-V IBLV IBSG IBSV IFEG IGE-OV IGE-PersV IGEG InvV IPFiV IPRG IQG IR-PatGer IRSG IRSV ISABV-V ISchV ISLV IStrV-EZV ISUV ISVet-V IVG IVV IVZV J: J+S-V-BASPO JSG JStG JStPO JSV K: KAG KAKV-FINMA KBFHV KEG KEV KFG KFV KG KGSG KGSV KGTG KGTV KGVV KHG KHV KJFG KJFV KKG KKV KKV-FINMA KlinV KLV KMG KMV KOV KoVo KPAV KPFV KR-PatGer KRG KRV KV-GE KVAG KVAV KVG KVV L: LAfV LBV LDV LeV LFG LFV LGBV LGeoIV LGV LIV LMG LMVV LPG LRV LSMV LSV LTrV LugÜ LV-Informationssystemeverordnung LVG LVV LVV-VBS LwG M: MAkkV MaLV MaschV MatV MAV MBV MCAV MedBG MedBV MepV MetG MetV MFV MG MIG MinLV MinVG MinVV MinöStG MinöStV MiPV MIV MiVo-HF MJV MNKPV MPV MSchG MSchV MSG MStG MStP MStV MSV MVG MVV MWSTG MWSTV N: NAFG NagV NBibG NBibV NDG NEV NFSV NHG NHV NISSG NISV NIV NSAG NSAV NSG NSV NZV NZV-BAV O: OAV-SchKG OBG OBV OHG OHV OR OrFV Org-VöB OV-BK OV-BR OV-EDA OV-EDI OV-EFD OV-EJPD OV-HFG OV-UVEK OV-VBS OV-WBF P: PAG ParlG ParlVV PartG PaRV PatG PatGG PatV PAV PAVO PAVV PBG PBV PfG PfV PG PGesV PGesV–WBF–UVEK PGRELV PhaV PHV POG PRG PrHG PrSG PrSV PRTR-V PSAV PSMV PSPV PSPV-BK PSPV-EDA PSPV-EDI PSPV-EJPD PSPV-UVEK PSPV-VBS PSPV-WBF PSPVK PsyBV PsyG 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