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Ordonnance
sur la gestion électronique des affaires
dans l’administration fédérale
(Ordonnance GEVER)

du 3 avril 2019 (Etat le 1 janvier 2021)er

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1,

arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Champ d’application  

1 La présente or­don­nance s’ap­plique:

a.
aux unités de l’ad­min­is­tra­tion fédérale cent­rale au sens de l’art. 7 de l’or­don­nance du 25 novembre 1998 sur l’or­gan­isa­tion du gouverne­ment et de l’ad­min­is­tra­tion (OLOGA)2;
b.
aux autor­ités, or­gan­isa­tions et per­sonnes visées à l’art. 2, al. 2, de l’or­don­nance du 25 novembre 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­for­matique (OTNI)3 qui s’en­ga­gent à la re­specter.4

2 Les dé­parte­ments et la Chan­celler­ie fédérale peuvent, par or­don­nance, sou­mettre à la présente or­don­nance les unités de l’ad­min­is­tra­tion fédérale dé­cent­ral­isée au sens de l’art. 7a OLOGA qui leur sont rat­tachées si celles-ci ne sont pas autor­isées à archiver elles-mêmes leurs doc­u­ments.

3 Les dis­pos­i­tions de la présente or­don­nance re­l­at­ives aux com­pétences dans l’ad­min­is­tra­tion fédérale (sec­tion 4) ne s’ap­pli­quent qu’en cas d’util­isa­tion du sys­tème de ges­tion des af­faires pro­posé par le ser­vice TIC stand­ard­isé GEVER (GEVER stand­ard­isé).

4 La présente or­don­nance ne s’ap­plique pas lor­squ’un sys­tème est sou­mis à une lé­gis­la­tion pré­voy­ant des règles différentes.

2 RS 172.010.1

3 RS 172.010.58

4 Nou­velle ten­eur selon l’an­nexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­form­atique, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

Art. 2 Contenu et but des systèmes de gestion des affaires  

1 L’ad­min­is­tra­tion fédérale traite les in­form­a­tions im­port­antes pour les af­faires au moy­en de sys­tèmes de ges­tion élec­tro­nique des af­faires.

2 Sont con­sidérées comme im­port­antes pour les af­faires les in­form­a­tions né­ces­saires à la con­sig­na­tion de l’activ­ité de l’ad­min­is­tra­tion fédérale au sens de l’art. 22 OLOGA5.

3 Par sys­tème de ges­tion des af­faires, on en­tend un sys­tème in­form­atique vis­ant à en­re­gis­trer, gérer, in­dex­er et con­trôler la cor­res­pond­ance et les dossiers au sens de l’art. 57h LOGA.

Art. 3 Utilisation de GEVER standardisé et de systèmes de gestion des affaires non standardisés  

1 Les unités de l’ad­min­is­tra­tion fédérale cent­rale utilis­ent GEVER stand­ard­isé.

2 Elles peuvent en outre util­iser un sys­tème de ges­tion des af­faires non stand­ard­isé, au sens de la présente or­don­nance, pour re­m­p­lir des tâches spé­ci­fiques si les con­di­tions suivantes sont réunies:

a.
GEVER stand­ard­isé ne per­met pas de re­m­p­lir ces tâches adéquate­ment de sorte que l’ac­quis­i­tion, le dévelop­pe­ment et l’ex­ploit­a­tion d’un sys­tème non stand­ard­isé sont glob­ale­ment plus av­ant­ageux pour la Con­fédéra­tion;
b.
un ex­a­men doc­u­menté montre que la con­di­tion de la let. a est re­m­plie;
c.
le dé­parte­ment con­cerné ou la Chan­celler­ie fédérale a don­né son ac­cord.
Art. 4 Interdiction des traitements parallèles  

1 Les in­form­a­tions im­port­antes pour les af­faires ne doivent pas être traitées par­allèle­ment dans plusieurs sys­tèmes.

2 Elles peuvent être traitées pro­vis­oire­ment hors d’un sys­tème de ges­tion des af­faires, not­am­ment en cas de col­lab­or­a­tion avec des ser­vices ex­ternes à l’ad­min­is­tra­tion fédérale. Une fois le trav­ail hors du sys­tème ter­miné, elles doivent être re­placées dans leurs sys­tèmes re­spec­tifs.

Section 2 Exigences relatives à la gestion des affaires

Art. 5 Numérisation de documents physiques  

1 Les unités ad­min­is­trat­ives numéris­ent les doc­u­ments qu’elles reçoivent ou produis­ent sur sup­port physique, not­am­ment papi­er, et qui con­tiennent des in­form­a­tions im­port­antes pour les af­faires. Les doc­u­ments physiques qui, pour des rais­ons tech­niques, ne s’y prêtent pas n’ont pas à être numérisés.

2 La ver­sion numérisée fait foi dans le cadre de la ges­tion des af­faires.

3 Les unités ad­min­is­trat­ives détruis­ent les doc­u­ments physiques trois mois après leur numérisa­tion. Un doc­u­ment ne doit pas être détru­it:

a.
tant que la loi pré­voit qu’il doit être con­ser­vé;
b.
tant qu’il pour­rait vraisemblable­ment être utile pour ap­port­er des preuves dans le cadre d’une procé­dure; les unités ad­min­is­trat­ives défin­is­sent à cet ef­fet des catégor­ies de doc­u­ments dans leurs dir­ect­ives d’or­gan­isa­tion (art. 10);
c.
tant qu’il est en­core utile pour traiter une af­faire;
d.
s’ils doivent être con­ser­vés en rais­on de leur valeur his­torique ou cul­turelle.

4 Le lieu d’archiv­age des doc­u­ments physiques non détru­its est in­diqué dans le sys­tème de ges­tion des af­faires.

Art. 6 Gestion régulière des affaires  

1 Les unités ad­min­is­trat­ives trait­ent leurs af­faires en se fond­ant not­am­ment sur une ges­tion régulière de celles-ci, à sa­voir en en­re­gis­trant sys­tématique­ment leur pro­gres­sion et en gérant les in­form­a­tions produites.

2 Les in­form­a­tions en­re­gis­trées pendant le traite­ment d’une af­faire doivent doc­u­menter celle-ci de man­ière com­plète et fiable.

Art. 7 Structure du classement  

1 Les unités ad­min­is­trat­ives défin­is­sent un sys­tème de classe­ment ap­plic­able à leurs sys­tèmes de ges­tion des af­faires.

2 Les in­form­a­tions sont classées dans des dossiers. Chaque dossier oc­cupe une place uni­voque dans le sys­tème de classe­ment.

3 Si né­ces­saire, un dossier peut être sous-di­visé.

Art. 8 Organisation et étendue du système de classement  

1 Le sys­tème de classe­ment prend en compte toutes les tâches de l’unité ad­min­is­trat­ive et est or­gan­isé selon celles-ci. Il doit per­mettre un de­gré de pré­cision adéquat, être ad­apt­able et présenter une sys­tématique.

2 L’at­tri­bu­tion de métadon­nées sur le re­spons­able du dossier, la durée de con­ser­va­tion, la pro­tec­tion des don­nées, la clas­si­fic­a­tion, les droits d’ac­cès et la valeur archiv­istique per­met un traite­ment auto­matique des in­form­a­tions pendant tout le cycle de vie d’une af­faire.

Art. 9 Destruction des informations sans valeur archivistique  

Les in­form­a­tions sans valeur archiv­istique peuvent être détru­ites au ter­me du délai de con­ser­va­tion fixé par l’unité ad­min­is­trat­ive, pour autant qu’aucun autre acte ne pré­voie un délai de con­ser­va­tion plus long

Art. 10 Directives d’organisation  

1 Les unités ad­min­is­trat­ives édictent des dir­ect­ives d’or­gan­isa­tion.

2 Les dir­ect­ives d’or­gan­isa­tion règlent l’or­gan­isa­tion et la plani­fic­a­tion de la ges­tion des af­faires en défin­is­sant des tâches, des com­pétences, des pro­ces­sus et des moy­ens.

3 Les unités ad­min­is­trat­ives ac­tu­alis­ent leurs dir­ect­ives d’or­gan­isa­tion en per­man­ence.

4 Elles véri­fi­ent régulière­ment si elles sont re­spectées.

Section 3 Protection des informations et des données

Art. 11 Traitement d’informations classifiées  

1 Les in­form­a­tions clas­si­fiées CON­FID­EN­TIEL en vertu de l’art. 6 de l’or­don­nance du 4 juil­let 2007 con­cernant la pro­tec­tion des in­form­a­tions (OPrI)6 sont chif­frées dans les sys­tèmes de ges­tion des af­faires.

2 Les in­form­a­tions clas­si­fiées SECRET en vertu de l’OPrI ne doivent pas être traitées dans les sys­tèmes de ges­tion des af­faires.

Art. 12 Responsabilité en matière de protection des données  

Chaque unité ad­min­is­trat­ive est re­spons­able de la pro­tec­tion des don­nées dans son sys­tème de ges­tion des af­faires.

Art. 13 Journalisation  

Les sys­tèmes de ges­tion des af­faires journ­alis­ent l’ac­cès aux in­form­a­tions, leur im­pres­sion, leur trans­fert et les modi­fic­a­tions de clas­si­fic­a­tion et de droits d’ac­cès.

Art. 14 Confirmation électronique  

Les sys­tèmes de ges­tion des af­faires per­mettent de con­firmer des in­form­a­tions par voie élec­tro­nique, not­am­ment pour con­firmer une prise de con­nais­sance, pour re­quérir une ap­prob­a­tion et pour don­ner son ap­prob­a­tion

Section 4 Stratégie GEVER et compétences dans l’administration fédérale 7

7 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la transformation numérique et l’informatique, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

Art. 15 Stratégie GEVER 8  

1 Le chance­li­er de la Con­fédéra­tion, sur pro­pos­i­tion du sec­teur Trans­form­a­tion numérique et gouvernance de l’in­form­atique de la Chan­celler­ie fédérale (sec­teur TNI de la ChF) et après avoir en­tendu la Con­férence des secrétaires généraux (CSG), défin­it la straté­gie de la Con­fédéra­tion en matière de ges­tion des af­faires de l’ad­min­is­tra­tion fédérale (straté­gie GEVER).

2 L’élab­or­a­tion et la mise en œuvre de la straté­gie GEVER sont co­or­don­nées par le sec­teur TNI de la ChF.

8 Nou­velle ten­eur selon l’an­nexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­form­atique, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

Art. 169  

9 Ab­ro­gé par l’an­nexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­form­atique, avec ef­fet au 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

Art. 17 Groupe spécialisé GEVER Confédération  

1 Le Groupe spé­cial­isé GEVER Con­fédéra­tion est com­posé d’un re­présent­ant du Ser­vice GEVER Con­fédéra­tion et d’un re­présent­ant de chaque dé­parte­ment et de la Chan­celler­ie fédérale. Le re­présent­ant du Ser­vice GEVER Con­fédéra­tion préside le groupe.10

2 Les re­présent­ants des dé­parte­ments et de la Chan­celler­ie fédérale doivent:

a.
être re­spons­ables de GEVER du point de vue opéra­tion­nel dans leur dé­parte­ment ou à la Chan­celler­ie fédérale;
b.
re­présenter leur dé­parte­ment ou la Chan­celler­ie fédérale du point de vue des af­faires, et
c.
être désigné comme re­présent­ant per­man­ent.

3 Chaque membre du groupe dis­pose d’une voix. En cas d’égal­ité des voix, celle du présid­ent est pré­pondérante.

4 Un re­présent­ant des Archives fédérales suisses et un re­présent­ant du Centre de ser­vices in­form­atiques du Dé­parte­ment fédéral de l’économie, de la form­a­tion et de la recher­che par­ti­cipent aux séances à titre con­sultatif. D’autres per­sonnes peuvent être in­vitées à y par­ti­ciper ponc­tuelle­ment à titre con­sultatif.11

5 Le Groupe spé­cial­isé GEVER Con­fédéra­tion aide le Ser­vice GEVER Con­fédéra­tion à:

a.
mettre en œuvre la straté­gie GEVER;
b.
évalu­er et com­piler les ex­i­gences re­l­at­ives aux af­faires dans GEVER stand­ard­isé;
c.
élaborer et mettre à jour le manuel GEVER.

6 Il pré­pare les dé­cisions du sec­teur TNI de la ChF re­l­at­ives à GEVER stand­ard­isé, not­am­ment les dé­cisions re­l­at­ives à la con­fig­ur­a­tion spé­cial­isée et à l’or­dre de pri­or­ité des ex­i­gences re­l­at­ives aux af­faires.12

10 Nou­velle ten­eur selon l’an­nexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­form­atique, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

11 Nou­velle ten­eur selon l’an­nexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­form­atique, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

12 Nou­velle ten­eur selon l’an­nexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­form­atique, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

Art. 18 Service GEVER Confédération  

1 Le Ser­vice GEVER Con­fédéra­tion est rat­taché à la Chan­celler­ie fédérale.

2 Ses tâches sont not­am­ment les suivantes:13

a.14
pré­parer les af­faires du Groupe spé­cial­isé GEVER Con­fédéra­tion et ex­écuter les man­dats que ce derni­er lui con­fie dans ce con­texte;
b. et c.15
...
d.
re­cueil­lir au niveau des dé­parte­ments et de la Chan­celler­ie fédérale les de­mandes con­cernant les ex­i­gences re­l­at­ives aux af­faires dans GEVER stand­ard­isé, les évalu­er quant à leur con­tri­bu­tion à la mise en œuvre de la straté­gie GEVER, les com­piler et les pri­or­iser à l’in­ten­tion du Groupe spé­cial­isé GEVER Con­fédéra­tion; pren­dre en compte du point de vue des af­faires les in­térêts pour la mise en œuvre des ex­i­gences re­l­at­ives aux af­faires dans le ser­vice TIC stand­ard­isé GEVER;
e.
lan­cer, ac­com­pag­n­er et co­or­don­ner l’iden­ti­fic­a­tion et la mise en œuvre de pro­ces­sus de ges­tion des af­faires im­pli­quant plusieurs unités ad­min­is­trat­ives et de pro­ces­sus de cy­berad­min­is­tra­tion qui peuvent être ac­com­plis en­tière­ment ou parti­elle­ment dans GEVER stand­ard­isé; aid­er les unités ad­min­is­trat­ives dans le cadre de tell­es mises en œuvre et as­surer en par­ticuli­er la mise à jour des con­fig­ur­a­tions né­ces­saires de GEVER stand­ard­isé;
f.
re­cueil­lir au niveau des dé­parte­ments et de la Chan­celler­ie fédérale les de­mandes con­cernant la con­fig­ur­a­tion spé­cial­isée de GEVER stand­ard­isé pour toute l’ad­min­is­tra­tion fédérale et élaborer des pro­pos­i­tions de modi­fic­a­tions à l’in­ten­tion du Groupe spé­cial­isé GEVER Con­fédéra­tion; pren­dre en compte les in­térêts pour la mise en œuvre de la con­fig­ur­a­tion spé­cial­isée dans GEVER stand­ard­isé;
g.
re­cueil­lir au niveau des dé­parte­ments et de la Chan­celler­ie fédérale les de­mandes con­cernant les ex­i­gences re­l­at­ives aux mod­èles de doc­u­ments dans GEVER stand­ard­isé, les af­finer avec le Ser­vice iden­tité visuelle de la Con­fédéra­tion et les ser­vices spé­cial­isés et élaborer des pro­pos­i­tions de modi­fic­a­tions à l’in­ten­tion du Groupe spé­cial­isé GEVER Con­fédéra­tion; or­gan­iser des form­a­tions sur l’util­isa­tion des mod­èles, con­seiller et aid­er les re­spons­ables des mod­èles des dé­parte­ments et de la Chan­celler­ie fédérale lors de la réal­isa­tion de mod­èles spé­ci­fiques et as­surer la ges­tion cent­rale des mod­èles;
h.
élaborer et mettre à jour le manuel GEVER réun­is­sant à l’in­ten­tion des unités ad­min­is­trat­ives des re­com­manda­tions et des rap­ports d’ex­péri­ences en li­en avec l’util­isa­tion de GEVER stand­ard­isé;
i.
or­gan­iser des évène­ments pour fa­vor­iser les échanges d’ex­péri­ences;
j.
élaborer et mettre à jour un matéri­el di­dactique util­is­able par toutes les unités ad­min­is­trat­ives et le leur mettre à dis­pos­i­tion;
k.
élaborer chaque an­née le rap­port d’activ­ité «GEVER Con­fédéra­tion» à l’in­ten­tion du Con­seil fédéral.

3 Le Ser­vice GEVER Con­fédéra­tion col­labore avec des or­gan­isa­tions et des partenaires dans le do­maine de la ges­tion élec­tro­nique des af­faires et re­présente la Con­fédéra­tion auprès de ces or­gan­isa­tions.

4 Il peut con­stituer des groupes de trav­ail tem­po­raires pour ex­écuter ses tâches. Les dé­parte­ments et la Chan­celler­ie fédérale nom­ment leurs re­présent­ants.

13 Nou­velle ten­eur selon l’an­nexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­form­atique, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

14 Nou­velle ten­eur selon l’an­nexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­form­atique, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

15 Ab­ro­gées par l’an­nexe ch. 6 de l’O du 25 nov. 2020 sur la trans­form­a­tion numérique et l’in­form­atique, avec ef­fet au 1er janv. 2021 (RO 2020 5871).

Section 5 Dispositions finales

Art. 19 Abrogation d’autres actes  

Sont ab­ro­gées:

a.
l’or­don­nance GEVER du 30 novembre 201216;
b.
les in­struc­tions du Dé­parte­ment fédéral de l’in­térieur du 13 juil­let 1999 con­cernant la ges­tion des doc­u­ments dans l’ad­min­is­tra­tion fédérale17.
Art. 20 Modification d’autres actes  

Les act­es men­tion­nés ci-après sont modi­fiés comme suit:

18

18 Les mod. peuvent être con­sultées au RO 20191311.

Art. 21 Dispositions transitoires  

1 Les sys­tèmes de ges­tion des af­faires non stand­ard­isés qui ne re­m­p­lis­sent pas les con­di­tions de l’art. 3, al. 2, peuvent être ex­ploités jusqu’à la fin de leur cycle de vie si, à l’en­trée en vi­gueur de la présente or­don­nance:

a.
leur ex­ploit­a­tion a déjà com­mencé, ou
b.
l’ar­rêt de leur pro­ces­sus de ren­ou­velle­ment ou d’ac­quis­i­tion né­ces­si­tait des moy­ens dis­pro­por­tion­nés.

2 L’al. 1 n’est pas ap­plic­able aux sys­tèmes qui doivent être re­m­placés par GEVER stand­ard­isé dans le cadre du pro­gramme GEN­OVA.

Art. 22 Entrée en vigueur  

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1er av­ril 2020.

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