Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio
Libri (1 - 1)
Principi generali (2 - 4)
Principi della conservazione regolare (5 - 8)
Supporti d'informazione (9 - 10)
Disposizioni finali (11 - 12)
Sezione 1: Libri |
Art. 1
1Chi ha l'obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a dipendenza della natura e dell'estensione dell'azienda, anche libri ausiliari. 2Il libro principale consta:
3I libri ausiliari devono contenere, a complemento del libro principale, i dati necessari per stabilire lo stato patrimoniale dell'azienda, i rapporti di debito e di credito derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali. Fanno parte dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari, la contabilità dei debitori e dei creditori, come pure l'inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle prestazioni non fatturate. |
Sezione 2: Principi generali |
Art. 2 Principi di tenuta e conservazione regolari dei libri
1La tenuta dei libri di commercio e il rilevamento dei documenti contabili devono essere conformi ai principi commerciali riconosciuti (contabilità regolare). 2Se i libri di commercio sono tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo analogo e i documenti contabili sono rilevati e conservati su supporto elettronico o in modo analogo, occorre rispettare i principi del trattamento regolare dei dati.1 3La regolarità della tenuta e della conservazione dei libri è retta dalle norme contabili riconosciute, sempreché il Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni, la presente ordinanza e altre disposizioni esecutive non dispongano diversamente.2 1 Nuovo testo giusta l'all. all'O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709). |
Art. 3 Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione)
I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un'eventuale modifica sia constatabile. 1 Nuovo testo giusta l'all. all'O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709). |
Art. 4 Documentazione
1A dipendenza della natura e dell'estensione dell'azienda, l'organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, l'infrastruttura (macchinari e programmi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili.1 2Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni. 1 Nuovo testo giusta l'all. all'O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709). |
Sezione 3: Principi della conservazione regolare |
Art. 5 Obbligo di diligenza generale
I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose. 1 Nuovo testo giusta l'all. all'O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709). |
Art. 6 Disponibilità
1I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione.1 2 Il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari sono messi a disposizione se necessario per la consultazione e la verifica. 3Nel quadro del diritto di consultazione è resa possibile alla persona autorizzata che lo chieda la lettura dei libri di commercio anche senza mezzi ausiliari. 1 Nuovo testo giusta l'all. all'O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709). |
Art. 7 Organizzazione
1Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali oppure contrassegnate in modo tale da permetterne la distinzione. La responsabilità per le informazioni archiviate è disciplinata e documentata in modo chiaro. 2È garantito l'accesso entro un termine adeguato ai dati archiviati. |
Sezione 4: Supporti d'informazione |
Art. 9 Supporti d'informazione ammessi
1Sono ammessi per la conservazione di documenti:
2I supporti d'informazione sono considerati alterabili quando le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici, dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state). |
Art. 10 Esame e migrazione di dati
1L'integrità e leggibilità dei supporti d'informazione sono esaminate regolarmente. 2I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d'informazione (migrazione di dati) quando è garantito che:
3La migrazione di dati da un supporto d'informazione a un altro è iscritta a verbale. Quest'ultimo è conservato assieme alle informazioni. |
Sezione 5: Disposizioni finali |