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Ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données

du 14 juin 1993 (Etat le 16 octobre 2012)

Le Conseil fédéral suisse,

vu les art. 6, al. 3, 7, al. 2, 8, 11a, al. 6, 16, al. 2, 17a et 36, al. 1, 4 et 6, de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD)1, vu l'art. 46a de la loi du 21 mars 1997 sur l'organisation du gouvernement et de l'administration fédérale (LOGA)2,3

arrête:

Chapitre 1 Traitement de données personnelles par des personnes privées

Section 1 Droit d'accès

Art. 1 Modalités  

1Toute per­sonne qui de­mande au maître du fichi­er si des don­nées la con­cernant sont traitées (art. 8 LPD) doit en règle générale le faire par écrit et jus­ti­fi­er de son iden­tité.

2La de­mande d'ac­cès et la com­mu­nic­a­tion des ren­sei­gne­ments de­mandés peuvent être faites par voie élec­tro­nique, pour autant que le maître du fichi­er le pré­voie ex­pressé­ment et qu'il pren­ne des mesur­es adéquates afin:

a.
d'as­surer l'iden­ti­fic­a­tion de la per­sonne con­cernée, et
b.
de protéger les don­nées de la per­sonne con­cernée de tout ac­cès de tiers non autor­isés lors de la com­mu­nic­a­tion des ren­sei­gne­ments.1

3D'en­tente avec le maître du fichi­er ou sur pro­pos­i­tion de ce­lui-ci, la per­sonne con­cernée peut égale­ment con­sul­ter ses don­nées sur place. Si elle y a con­senti et qu'elle a été iden­ti­fiée, les ren­sei­gne­ments peuvent égale­ment lui être fournis or­ale­ment.

4Les ren­sei­gne­ments sont fournis dans les 30 jours suivant ré­cep­tion de la de­mande. Il en va de même d'une dé­cision re­streignant le droit d'ac­cès (art. 9 et 10 LPD); celle-ci doit être motivée. Si les ren­sei­gne­ments ne peuvent être don­nés dans les 30 jours, le maître du fichi­er en aver­tit le re­quérant en lui in­di­quant le délai dans le­quel in­ter­viendra la ré­ponse.

5Si plusieurs maîtres de fichi­er gèrent en com­mun un ou plusieurs fichiers, le droit d'ac­cès peut être ex­er­cé auprès de chacun d'eux, à moins que l'un d'eux soit re­spons­able du traite­ment de l'en­semble des de­mandes de ren­sei­gne­ments. Si le maître de fichi­er n'est pas autor­isé à com­mu­niquer le ren­sei­gne­ment de­mandé, il trans­met la re­quête à qui de droit.

6Si le traite­ment des don­nées fais­ant l'ob­jet d'une de­mande d'ac­cès est ef­fec­tué par un tiers pour le compte du maître de fichi­er et que ce derni­er n'est pas en mesure de fournir le ren­sei­gne­ment de­mandé, il trans­met la de­mande au tiers pour qu'il y donne suite.2

7La con­sulta­tion des don­nées d'une per­sonne décédée est ac­cordée lor­sque le re­quérant jus­ti­fie d'un in­térêt à la con­sulta­tion et qu'aucun in­térêt pré­pondérant de proches de la per­sonne décédée ou de tiers ne s'y op­pose. Un in­térêt est ét­abli en cas de proche par­enté ou de mariage avec la per­sonne décédée.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
2 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 2 Exception à la gratuité des renseignements  

1Une par­ti­cip­a­tion équit­able aux frais peut ex­cep­tion­nelle­ment être de­mandée lor­sque:

a.
les ren­sei­gne­ments désirés ont déjà été com­mu­niqués au re­quérant dans les douze mois précéd­ant la de­mande, et que ce derni­er ne peut jus­ti­fi­er d'un in­térêt lé­git­ime, telle la modi­fic­a­tion non an­non­cée des don­nées le con­cernant;
b.
la com­mu­nic­a­tion des ren­sei­gne­ments de­mandés oc­ca­sionne un volume de trav­ail con­sidér­able.

2Le mont­ant prélevé s'élève à 300 francs au max­im­um. Le re­quérant est préal­able­ment in­formé du mont­ant et peut re­tirer sa re­quête dans les dix jours.

Section 2 Déclaration des fichiers

Art. 3 Déclaration  

1Les fichiers (art. 11a, al. 3, LPD) sont déclarés au Pré­posé fédéral à la pro­tec­tion des don­nées et à la trans­par­ence (pré­posé) av­ant d'être opéra­tion­nels.1 La déclar­a­tion con­tient les in­form­a­tions suivantes:

a.
les nom et ad­resse du maître du fichi­er;
b.
le nom et la dé­nom­in­a­tion com­plète du fichi­er;
c.
la per­sonne auprès de laquelle peut être ex­er­cé le droit d'ac­cès;
d.
le but du fichi­er;
e.
les catégor­ies de don­nées per­son­nelles traitées;
f.
les catégor­ies de des­tinataires des don­nées;
g.
les catégor­ies de par­ti­cipants au fichi­er, c'est-à-dire les tiers qui sont en droit d'in­troduire des don­nées dans le fichi­er ou d'y procéder à des muta­tions.

2Chaque maître de fichi­er tient ces in­form­a­tions à jour. ...2


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
2 Phrase ab­ro­gée par le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, avec ef­fet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 4 Exceptions à l'obligation de déclarer  

1Ne sont pas sou­mis à déclar­a­tion les fichiers couverts par l'art. 11a, al. 5, let. a et c à f, LPD, ain­si que les fichiers suivants (art. 11a, al. 5, let. b, LPD):

a.
les fichiers de fourn­is­seurs ou de cli­ents, dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité;
b.
les fichiers dont les don­nées sont traitées unique­ment à des fins ne se rap­port­ant pas aux per­sonnes con­cernées, not­am­ment dans le cadre de la recher­che, de la plani­fic­a­tion ou de la stat­istique;
c.
les fichiers qui sont archivés et dont les don­nées ne sont con­ser­vées qu'à des fins his­toriques ou sci­en­ti­fiques;
d.
les fichiers con­ten­ant ex­clus­ive­ment des don­nées qui ont été pub­liées ou qui ont été ren­dues ac­cess­ibles au pub­lic par la per­sonne con­cernée sans que cette dernière se soit formelle­ment op­posée au traite­ment;
e.
les fichiers dont les don­nées sont traitées unique­ment aux fins de réal­iser les ex­i­gences prévues à l'art. 10;
f.
les pièces compt­ables;
g.
les fichiers aux­ili­aires con­cernant la ges­tion du per­son­nel du maître du fichi­er dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité.

2Le maître du fichi­er prend les mesur­es né­ces­saires afin de pouvoir com­mu­niquer, sur de­mande, au pré­posé ou aux per­sonnes con­cernées les in­form­a­tions re­l­at­ives aux fichiers qui ne sont pas sou­mis à déclar­a­tion (art. 3, al. 1).


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Section 3 Communication à l'étranger

Art. 5 Publication sous forme électronique  

La pub­lic­a­tion de don­nées per­son­nelles au moy­en de ser­vices d'in­form­a­tion et de com­mu­nic­a­tion auto­mat­isés afin d'in­form­er le pub­lic n'est pas as­similée à une com­mu­nic­a­tion à l'étranger.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 6 Devoir d'information  

1Le maître du fichi­er in­forme le pré­posé, av­ant la com­mu­nic­a­tion à l'étranger, des garanties et des règles de pro­tec­tion des don­nées visées à l'art. 6, al. 2, let. a et g, LPD. S'il n'est pas en mesure d'in­form­er préal­able­ment le pré­posé, l'in­form­a­tion a lieu im­mé­di­ate­ment après la com­mu­nic­a­tion.

2Une fois les garanties et les règles de pro­tec­tion des don­nées an­non­cées au pré­posé, le devoir d'in­form­a­tion du maître du fichi­er est réputé égale­ment re­m­pli pour toutes les com­mu­nic­a­tions:

a.
qui se basent sur les mêmes garanties, pour autant que les catégor­ies de des­tinataires, les fi­nal­ités du traite­ment et les catégor­ies de don­nées com­mu­niquées soi­ent sim­il­aires, ou
b.
qui sont ef­fec­tuées au sein d'une même per­sonne mor­ale ou so­ciété ou entre des per­sonnes mor­ales ou so­ciétés réunies sous une dir­ec­tion unique, aus­si longtemps que les règles de pro­tec­tion des don­nées fournies per­mettent de garantir une pro­tec­tion adéquate.

3Le devoir d'in­form­a­tion est égale­ment réputé re­m­pli lor­sque des don­nées sont com­mu­niquées au moy­en de con­trats-mod­èles ou de clauses stand­ards ét­ab­lis ou re­con­nus par le pré­posé et que le maître du fichi­er in­forme le pré­posé qu'il re­court à ces con­trats-mod­èles ou à ces clauses stand­ards. Le pré­posé pub­lie une liste des con­trats-mod­èles ou des clauses stand­ards ét­ab­lis ou re­con­nus par lui.

4Le maître du fichi­er prend les mesur­es adéquates pour s'as­surer que le des­tinataire re­specte les garanties et les règles de pro­tec­tion des don­nées con­cernées.

5Le pré­posé ex­am­ine les garanties et les règles de pro­tec­tion des don­nées qui lui sont an­non­cées (art. 31, al. 1, let. e, LPD) et com­mu­nique le ré­sultat de son ex­a­men au maître du fichi­er dans un délai de 30 jours à compt­er de la date de leur an­nonce.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 7 Liste des Etats disposant d'une législation assurant un niveau de protection adéquat  

Le pré­posé pub­lie une liste des Etats qui dis­posent d'une lé­gis­la­tion as­sur­ant un niveau de pro­tec­tion adéquat.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Section 4 Mesures techniques et organisationnelles

Art. 8 Mesures générales  

1La per­sonne privée qui traite des don­nées per­son­nelles ou qui met à dis­pos­i­tion un réseau télématique as­sure la con­fid­en­ti­al­ité, la dispon­ib­il­ité et l'in­té­grité des don­nées afin de garantir de man­ière ap­pro­priée la pro­tec­tion des don­nées.1 Elle protège les sys­tèmes not­am­ment contre les risques de:

a.
de­struc­tion ac­ci­den­telle ou non autor­isée;
b.
perte ac­ci­den­telle;
c.
er­reurs tech­niques;
d.
falsi­fic­a­tion, vol ou util­isa­tion il­li­cite;
e.
modi­fic­a­tion, copie, ac­cès ou autre traite­ment non autor­isés.

2Les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles sont ap­pro­priées. Elles tiennent compte en par­ticuli­er des critères suivants:

a.
but du traite­ment de don­nées;
b.
nature et éten­due du traite­ment de don­nées;
c.
évalu­ation des risques po­ten­tiels pour les per­sonnes con­cernées;
d.
dévelop­pe­ment tech­nique.

3Ces mesur­es font l'ob­jet d'un réexa­men péri­od­ique.

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1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
2 Ab­ro­gé par le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, avec ef­fet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 9 Mesures particulières  

1Le maître du fichi­er prend, en par­ticuli­er lors de traite­ments auto­mat­isés de don­nées per­son­nelles, des mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles pro­pres à réal­iser not­am­ment les ob­jec­tifs suivants:

a.
con­trôle des in­stall­a­tions à l'en­trée: les per­sonnes non autor­isées n'ont pas ac­cès aux lo­c­aux et aux in­stall­a­tions util­isées pour le traite­ment de don­nées per­son­nelles;
b.
con­trôle des sup­ports de don­nées per­son­nelles: les per­sonnes non autor­isées ne peuvent pas lire, copi­er, mod­i­fi­er ou éloign­er des sup­ports de don­nées;
c.
con­trôle du trans­port: les per­sonnes non autor­isées ne peuvent pas lire, copi­er, mod­i­fi­er ou ef­facer des don­nées per­son­nelles lors de leur com­mu­nic­a­tion ou lors du trans­port de sup­ports de don­nées;
d.
con­trôle de com­mu­nic­a­tion: les des­tinataires auxquels des don­nées per­son­nelles sont com­mu­niquées à l'aide d'in­stall­a­tions de trans­mis­sion peuvent être iden­ti­fiés;
e.
con­trôle de mé­m­oire: les per­sonnes non autor­isées ne peuvent ni in­troduire de don­nées per­son­nelles dans la mé­m­oire ni pren­dre con­nais­sance des don­nées mé­mor­isées, les mod­i­fi­er ou les ef­facer;
f.
con­trôle d'util­isa­tion: les per­sonnes non autor­isées ne peuvent pas util­iser les sys­tèmes de traite­ment auto­mat­isé de don­nées per­son­nelles au moy­en d'in­stall­a­tions de trans­mis­sion;
g.
con­trôle d'ac­cès: les per­sonnes autor­isées ont ac­cès unique­ment aux don­nées per­son­nelles dont elles ont be­soin pour ac­com­plir leurs tâches;
h.
con­trôle de l'in­tro­duc­tion: l'iden­tité des per­sonnes in­troduis­ant des don­nées per­son­nelles dans le sys­tème, ain­si que les don­nées in­troduites et le mo­ment de leur in­tro­duc­tion peuvent être véri­fiés a pos­teri­ori.

2Les fichiers doivent être or­gan­isés de man­ière à per­mettre à la per­sonne con­cernée d'ex­er­cer ses droits d'ac­cès et de rec­ti­fic­a­tion.

Art. 10 Journalisation  

1Le maître du fichi­er journ­al­ise les traite­ments auto­mat­isés de don­nées sens­ibles ou de pro­fils de la per­son­nal­ité lor­sque les mesur­es prévent­ives ne suf­fis­ent pas à garantir la pro­tec­tion des don­nées. Une journ­al­isa­tion est not­am­ment né­ces­saire, lor­sque, sans cette mesure, il ne serait pas pos­sible de véri­fi­er a pos­teri­ori que les don­nées ont été traitées con­formé­ment aux fi­nal­ités pour lesquelles elles ont été col­lectées ou com­mu­niquées. Le pré­posé peut re­com­mand­er la journ­al­isa­tion pour d'autres traite­ments.2

2Les procès-verbaux de journ­al­isa­tion sont con­ser­vés dur­ant une an­née et sous une forme ré­pond­ant aux ex­i­gences de la ré­vi­sion. Ils sont ac­cess­ibles aux seuls or­ganes ou per­sonnes char­gés de véri­fi­er l'ap­plic­a­tion des dis­pos­i­tions de pro­tec­tion des don­nées per­son­nelles, et ils ne sont util­isés qu'à cette fin.


1 Er­rat­um du 16 oct. 2012, ne con­cerne que le texte it­ali­en (RO 2012 5521).
2 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 11 Règlement de traitement  

1Le maître d'un fichi­er auto­mat­isé sou­mis à déclar­a­tion (art. 11a, al. 3, LPD) qui n'en est pas ex­empté en vertu de l'art. 11a, al. 5, let. b à d, LPD élabore un règle­ment de traite­ment décrivant en par­ticuli­er l'or­gan­isa­tion in­terne et les procé­dures de traite­ment et de con­trôle des don­nées, et com­pren­ant les doc­u­ments re­latifs à la plani­fic­a­tion, à l'élab­or­a­tion et à la ges­tion du fichi­er et des moy­ens in­form­atiques.

2Le maître du fichi­er met régulière­ment à jour le règle­ment de traite­ment. Il le met, sur de­mande, à la dis­pos­i­tion du pré­posé ou du con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées au sens de l'art. 11a, al. 5, let. e, LPD sous une forme qui lui est in­tel­li­gible.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 12 Communication des données  

Le maître du fichi­er in­dique au des­tinataire l'ac­tu­al­ité et la fiab­il­ité des don­nées per­son­nelles qu'il com­mu­nique, dans la mesure où ces in­form­a­tions ne ressortent pas des don­nées elles-mêmes ou des cir­con­stances.

Section 5 Conseiller à la protection des données

Art. 12a Désignation du conseiller à la protection des données et communication au préposé  

1Lor­sque le maître du fichi­er en­tend être délié de son devoir de déclar­a­tion en vertu de l'art. 11a, al. 5, let. e, LPD, il est tenu:

a.
de désign­er un con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées qui re­m­plit les con­di­tions de l'al. 2 et de l'art. 12b, et
b.
d'en in­form­er le pré­posé.

2Le maître du fichi­er peut désign­er un col­lab­or­at­eur ou un tiers en qual­ité de con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées. Ce­lui-ci ne doit pas ex­er­cer d'activ­ités in­com­pat­ibles avec ses tâches de con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées et doit avoir les con­nais­sances pro­fes­sion­nelles né­ces­saires.

Art. 12b Tâches et statut du conseiller à la protection des données  

1Le con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées a not­am­ment pour tâches:

a.
de con­trôler les traite­ments de don­nées per­son­nelles et de pro­poser des mesur­es s'il ap­par­aît que des pre­scrip­tions sur la pro­tec­tion des don­nées ont été vi­ol­ées;
b.
de dress­er l'in­ventaire des fichiers gérés par le maître du fichi­er men­tion­né à l'art. 11a, al. 3, LPD et de le tenir à la dis­pos­i­tion du pré­posé ou des per­sonnes con­cernées qui en font la de­mande.

2Le con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées:

a.
ex­erce sa fonc­tion de man­ière in­dépend­ante et sans re­ce­voir d'in­struc­tions de la part du maître du fichi­er;
b.
dis­pose des res­sources né­ces­saires à l'ac­com­p­lisse­ment de sa tâche;
c.
a ac­cès aux fichiers, aux traite­ments et aux in­form­a­tions né­ces­saires à l'ac­com­p­lisse­ment de sa tâche.

Chapitre 2 Traitement de données par des organes fédéraux

Section 1 Droit d'accès

Art. 13 Modalités  

Les art. 1 et 2 de la présente or­don­nance s'ap­pli­quent par ana­lo­gie aux de­mandes de ren­sei­gne­ments ad­ressées à des or­ganes fédéraux.

Art. 14 Demande de renseignements aux missions suisses à l'étranger  

1Les re­présent­a­tions suisses à l'étranger ain­si que les mis­sions auprès des Com­mun­autés européennes et auprès des or­gan­isa­tions in­ter­na­tionales trans­mettent les re­quêtes qui leur sont ad­ressées au ser­vice com­pétent du Dé­parte­ment fédéral des af­faires étrangères. Le dé­parte­ment règle les com­pétences.1

2L'or­don­nance du 10 décembre 2004 sur les con­trôles milit­aires2 s'ap­plique aux de­mandes de ren­sei­gne­ments re­l­at­ives aux con­trôles milit­aires à l'étranger.3


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. 3 de l'an­nexe 2 à l'O du 24 mai 2006 sur la trans­par­ence, en vi­gueur depuis le 1er juil­let 2006 (RO 2006 2331).
2 RS 511.22
3 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 15  

1 Ab­ro­gé par l'art. 26 al. 2 de l'O du 8 sept. 1999 sur l'archiv­age (RO 1999 2424).

Section 2 Déclaration des fichiers

Art. 16 Déclaration  

1Les or­ganes fédéraux re­spons­ables (art. 16 LPD) déclar­ent tous leurs fichiers au pré­posé2 av­ant qu'ils ne soi­ent opéra­tion­nels. La déclar­a­tion con­tient les in­form­a­tions suivantes:

a.
les nom et ad­resse de l'or­gane fédéral re­spons­able;
b.
le nom et la dé­nom­in­a­tion com­plète du fichi­er;
c.
l'or­gane auprès duquel peut être ex­er­cé le droit d'ac­cès;
d.
la base jur­idique et le but du fichi­er;
e.
les catégor­ies de don­nées per­son­nelles traitées;
f.
les catégor­ies de des­tinataires des don­nées;
g.
les catégor­ies de par­ti­cipants au fichi­er, c'est-à-dire les tiers qui sont en droit d'in­troduire des don­nées dans le fichi­er ou d'y procéder à des muta­tions;
h.3

2Chaque or­gane fédéral re­spons­able tient ces in­form­a­tions à jour.4


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
2 Nou­velle ab­révi­ation selon le ch. 3 de l'an­nexe 2 à l'O du 24 mai 2006 sur la trans­par­ence, en vi­gueur depuis le 1er juil­let 2006 (RO 2006 2331). Il a été tenu compte de cette modi­fic­a­tion dans tout le présent texte.
3 Ab­ro­gée par le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, avec ef­fet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
4 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 17  

1 Ab­ro­gé par le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, avec ef­fet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 18 Exceptions à l'obligation de déclarer  

1Ne sont pas sou­mis à déclar­a­tion les fichiers suivants, dans la mesure où ils sont util­isés ex­clus­ive­ment à des fins ad­min­is­trat­ives in­ternes:

a.
les fichiers usuels d'en­re­gis­trement de la cor­res­pond­ance;
b.
les fichiers de fourn­is­seurs ou de cli­ents, dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité;
c.
les fichiers d'ad­resses ser­vant unique­ment à l'en­voi de cor­res­pond­ance, dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité;
d.
les listes des­tinées au paiement des in­dem­nités;
e.
les pièces compt­ables;
f.
les fichiers aux­ili­aires con­cernant la ges­tion du per­son­nel de la Con­fédéra­tion, dans la mesure où ils ne con­tiennent pas de don­nées sens­ibles ni de pro­fils de la per­son­nal­ité;
g.
les fichiers des bib­lio­thèques (cata­logues, listes de prêts et d'util­isateurs).

2Ne sont pas non plus sou­mis à déclar­a­tion:

a.
les fichiers dé­posés aux Archives fédérales;
b.
les fichiers ren­dus ac­cess­ibles au pub­lic sous forme d'an­nuaires;
c.
les fichiers dont les don­nées sont traitées unique­ment à des fins ne se rap­port­ant pas aux per­sonnes con­cernées, not­am­ment dans le cadre de la recher­che, de la plani­fic­a­tion ou de la stat­istique.

3L'or­gane fédéral re­spons­able prend les mesur­es né­ces­saires afin de pouvoir com­mu­niquer, sur de­mande, au pré­posé ou aux per­sonnes con­cernées les in­form­a­tions re­l­at­ives aux fichiers qui ne sont pas sou­mis à déclar­a­tion (art. 16, al. 1).


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Section 3 Communication à l'étranger

Art. 19  

Lor­squ'un or­gane fédéral com­mu­nique des don­nées à l'étranger et qu'il se fonde sur l'art. 6, al. 2, let. a, LPD, l'art. 6 s'ap­plique.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993, 2008 189).

Section 4 Mesures techniques et organisationnelles

Art. 20 Principes  

1Les or­ganes fédéraux re­spons­ables prennent, con­formé­ment aux art. 8 à 10, les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles pro­pres à protéger la per­son­nal­ité et les droits fon­da­men­taux des per­sonnes dont les don­nées sont traitées. Ils col­laborent avec l'Unité de straté­gie in­form­atique de la Con­fédéra­tion (USIC) lor­sque le traite­ment des don­nées est auto­mat­isé.

2Ils an­non­cent, dès le début, au con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées au sens de l'art. 11a, al. 5, let. e, LPD ou, à dé­faut, au pré­posé tout pro­jet de traite­ment auto­mat­isé de don­nées per­son­nelles, afin que les ex­i­gences de la pro­tec­tion des don­nées soi­ent im­mé­di­ate­ment prises en con­sidéra­tion. L'an­nonce au pré­posé a lieu par l'in­ter­mé­di­aire de l'USIC lor­squ'un pro­jet doit égale­ment être an­non­cé à cette unité.2

3Le pré­posé et l'USIC col­laborent dans le cadre de leurs activ­ités re­l­at­ives aux mesur­es tech­niques. Le pré­posé prend l'avis de l'USIC av­ant de re­com­mand­er de tell­es mesur­es.

4Au de­meur­ant, les in­struc­tions édictées par les or­ganes fédéraux en vertu de l'or­don­nance du 26 septembre 2003 sur l'in­form­atique dans l'ad­min­is­tra­tion fédérale (OIAF)3 sont ap­plic­ables.4


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. II 7 de l'an­nexe à l'O du 23 fév. 2000 sur l'in­form­atique dans l'ad­min­is­tra­tion fédérale, en vi­gueur depuis le 1er av­ril 2000 (RO 2000 1227).
2 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
3 RS 172.010.58
4 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 21 Règlement de traitement  

1Les or­ganes fédéraux re­spons­ables ét­ab­lis­sent un règle­ment de traite­ment pour les fichiers auto­mat­isés qui ré­pond­ent à l'un des critères suivants:

a.
con­tenir des don­nées per­son­nelles sens­ibles ou des pro­fils de la per­son­nal­ité;
b.
être util­isés par plusieurs or­ganes fédéraux;
c.
être ac­cess­ibles aux can­tons, à des autor­ités étrangères, à des or­gan­isa­tions in­ter­na­tionales ou à des per­sonnes privées;
d.
être con­nectés à d'autres fichiers.

2L'or­gane fédéral re­spons­able pré­cise dans le règle­ment de traite­ment son or­gan­isa­tion in­terne. Il y décrit en par­ticuli­er les procé­dures de traite­ment et de con­trôle des don­nées et y in­tè­gre les doc­u­ments re­latifs à la plani­fic­a­tion, à l'élab­or­a­tion et à la ges­tion du fichi­er. Le règle­ment con­tient les in­form­a­tions né­ces­saires à la déclar­a­tion des fichiers (art. 16) et les in­dic­a­tions suivantes:

a.
l'or­gane re­spons­able de la pro­tec­tion et de la sé­cur­ité des don­nées;
b.
la proven­ance des don­nées;
c.
les buts dans lesquels des don­nées sont régulière­ment com­mu­niquées;
d.
les procé­dures de con­trôle et en par­ticuli­er les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles visées à l'art. 20 de la présente or­don­nance;
e.
la de­scrip­tion des champs de don­nées et des unités d'or­gan­isa­tion qui y ont ac­cès;
f.
l'ac­cès des util­isateurs au fichi­er, ain­si que la nature et l'éten­due de cet ac­cès;
g.
les procé­dures de traite­ment des don­nées, not­am­ment les procé­dures de rec­ti­fic­a­tion, de bloc­age, d'an­onymisa­tion, de sauve­garde, de con­ser­va­tion, d'archiv­age ou de de­struc­tion des don­nées;
h.
la con­fig­ur­a­tion des moy­ens in­form­atiques;
i.
la procé­dure d'ex­er­cice du droit d'ac­cès.

3Le règle­ment est régulière­ment mis à jour. Il est mis à la dis­pos­i­tion des or­ganes char­gés du con­trôle sous une forme qui leur est in­tel­li­gible.

Art. 22 Traitement de données sur mandat  

11

2L'or­gane fédéral qui fait traiter des don­nées per­son­nelles par un tiers de­meure re­spons­able de la pro­tec­tion des don­nées. Il veille à ce que les don­nées soi­ent traitées con­formé­ment au man­dat, not­am­ment quant à leur util­isa­tion et à leur com­mu­nic­a­tion.

3Lor­squ'un tiers n'est pas sou­mis à la LPD, l'or­gane re­spons­able veille à ce que d'autres dis­pos­i­tions lé­gales as­surent une pro­tec­tion équi­val­ente ou, à dé­faut, garantit une telle pro­tec­tion par des clauses con­trac­tuelles.


1 Ab­ro­gé par le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, avec ef­fet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 23 Conseiller à la protection des données  

1La Chan­celler­ie fédérale et chaque dé­parte­ment désignent re­spect­ive­ment et au min­im­um un con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées. Ce con­seiller a pour tâches de:

a.
con­seiller les or­ganes re­spons­ables et les util­isateurs;
b.
promouvoir l'in­form­a­tion et la form­a­tion des col­lab­or­at­eurs;
c.
con­courir à l'ap­plic­a­tion des pre­scrip­tions re­l­at­ives à la pro­tec­tion des don­nées.

2Si les or­ganes fédéraux en­tend­ent être déliés de leur devoir de déclarer leurs fichiers con­formé­ment à l'art. 11a, al. 5, let. e, LPD, les art. 12a et 12b sont ap­plic­ables.

3Ils com­mu­niquent avec le pré­posé par l'in­ter­mé­di­aire de leur con­seiller à la pro­tec­tion des don­nées.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Section 5 Dispositions particulières

Art. 24 Collecte de données personnelles  

Si une per­sonne in­ter­ro­g­ée n'est pas tenue de fournir des ren­sei­gne­ments, l'or­gane fédéral qui col­lecte sys­tématique­ment des don­nées per­son­nelles au moy­en de ques­tion­naires doit l'in­form­er du ca­ra­ctère fac­ultatif de sa ré­ponse.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 4 juin 2010, en vi­gueur depuis le 1er déc. 2010 (RO 2010 3399).

Art. 25 Numéro personnel d'identification  

1L'or­gane fédéral qui in­troduit, pour la ges­tion de ses fichiers, un numéro per­son­nel d'iden­ti­fic­a­tion crée un iden­ti­fi­ant non sig­ni­fi­ant réser­vé à son champ d'activ­ité. Est un iden­ti­fi­ant non sig­ni­fi­ant tout en­semble de ca­ra­ctères at­tribué de man­ière bi­uni­voque à chaque per­sonne en­re­gis­trée dans un fichi­er et qui ne livre par lui-même aucune in­form­a­tion sur la per­sonne.

2L'util­isa­tion d'un numéro per­son­nel d'iden­ti­fic­a­tion par un autre or­gane fédéral ou can­ton­al, ain­si que par une per­sonne privée est sou­mise à l'autor­isa­tion de l'or­gane con­cerné.

3L'or­gane con­cerné peut don­ner son ac­cord si les traite­ments de don­nées prévus sont en re­la­tion étroite avec le do­maine pour le­quel l'iden­ti­fi­ant re­quis a été créé.

4Au de­meur­ant, l'util­isa­tion du numéro AVS est ré­gie par la lé­gis­la­tion sur l'AVS.

Art. 26 Communication des données  

L'or­gane fédéral re­spons­able in­dique au des­tinataire l'ac­tu­al­ité et la fiab­il­ité des don­nées per­son­nelles qu'il com­mu­nique, dans la mesure où ces in­form­a­tions ne ressortent pas des don­nées elles-mêmes ou des cir­con­stances.

Art. 27 Procédure d'autorisation d'essais pilotes  

1Av­ant de con­sul­ter les unités ad­min­is­trat­ives con­cernées, l'or­gane fédéral re­spons­able de l'es­sai pi­lote com­mu­nique au pré­posé de quelle man­ière il est prévu d'as­surer que les ex­i­gences de l'art. 17a LPD sont re­m­plies et l'in­vite à pren­dre po­s­i­tion.

2Le pré­posé prend po­s­i­tion sur le re­spect des ex­i­gences de l'art. 17a, al. 1 et 2, LPD. A cet ef­fet, l'or­gane fédéral re­spons­able lui re­met tous les doc­u­ments né­ces­saires et en par­ticuli­er:

a.
un de­scrip­tif général de l'es­sai pi­lote;
b.
un rap­port dé­montrant que l'ac­com­p­lisse­ment des tâches lé­gales né­ces­site le traite­ment de don­nées sens­ibles ou de pro­fils de la per­son­nal­ité et rend in­dis­pens­able une phase d'es­sai av­ant l'en­trée en vi­gueur de la loi au sens formel (art. 17a, al. 1, let. c, LPD);
c.
un de­scrip­tif de l'or­gan­isa­tion in­terne et des pro­ces­sus de traite­ment et de con­trôle des don­nées (art. 21);
d.
un de­scrip­tif des mesur­es de sé­cur­ité et de pro­tec­tion des don­nées;
e.
un pro­jet d'or­don­nance réglant les mod­al­ités de traite­ment ou les grandes lignes de cet acte lé­gis­latif;
f.
les in­form­a­tions con­cernant la plani­fic­a­tion des différentes phases de l'es­sai pi­lote.

3Le pré­posé peut ex­i­ger d'autres doc­u­ments et procéder à des véri­fic­a­tions com­plé­mentaires.

4L'or­gane fédéral re­spons­able in­forme le pré­posé de toute modi­fic­a­tion es­sen­ti­elle port­ant sur le re­spect des con­di­tions de l'art. 17a LPD. Le cas échéant, le pré­posé prend à nou­veau po­s­i­tion.

5La prise de po­s­i­tion du pré­posé est an­nexée à la pro­pos­i­tion ad­ressée au Con­seil fédéral.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 27a Rapport d'évaluation de l'essai pilote  

L'or­gane fédéral re­spons­able sou­met pour avis au pré­posé le pro­jet de rap­port d'évalu­ation à l'in­ten­tion du Con­seil fédéral (art. 17a, al. 4, LPD). La prise de po­s­i­tion du pré­posé est portée à la con­nais­sance du Con­seil fédéral.


1 In­troduit par le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Chapitre 3 Registre des fichiers, Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence et Procédure devant le Tribunal administratif fédéral

Section 1 Registre des fichiers et enregistrement

Art. 28 Registre des fichiers  

1Le re­gistre des fichiers géré par le pré­posé con­tient les in­form­a­tions énon­cées aux art. 3 et 16.

2Le re­gistre est ac­cess­ible en ligne au pub­lic. Sur de­mande, le pré­posé com­mu­nique gra­tu­ite­ment des ex­traits du re­gistre.

3Le pré­posé tient une liste des maîtres de fichiers qui sont déliés de leur devoir de déclarer leurs fichiers en vertu de l'art. 11a, al. 5, let. e et f, LPD. Cette liste est ac­cess­ible en ligne au pub­lic.

4Si le maître du fichi­er ne déclare pas son fichi­er ou le fait de man­ière in­com­plète, le pré­posé l'in­vite à s'ac­quit­ter de son ob­lig­a­tion dans un délai déter­miné. A l'ex­pir­a­tion du délai et sur la base des in­form­a­tions dont il dis­pose, le pré­posé peut procéder d'of­fice à l'en­re­gis­trement du fichi­er ou re­com­mand­er la ces­sa­tion du traite­ment des don­nées.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 29  

1 Ab­ro­gé par le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, avec ef­fet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Section 2 Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence

Art. 30 Siège et statut  

1Le siège du pré­posé et de son secrétari­at est à Berne.

2Les rap­ports de trav­ail du secrétari­at du pré­posé sont ré­gis par la loi du 24 mars 2000 sur le per­son­nel de la Con­fédéra­tion1 et ses dis­pos­i­tions d'ex­écu­tion.2

3Le budget du pré­posé fig­ure dans une rub­rique spé­ci­fique du budget de la Chan­celler­ie fédérale.3


1 RS 172.220.1
2 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
3 In­troduit par le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 31 Relations avec les autres autorités et les personnes privées  

1Le pré­posé com­mu­nique avec le Con­seil fédéral par l'in­ter­mé­di­aire du chance­li­er de la Con­fédéra­tion.1 Ce­lui-ci trans­met au Con­seil fédéral tous les rap­ports et pro­pos­i­tions du pré­posé, même s'il ne peut y ad­hérer.

1bisLe pré­posé trans­met les rap­ports des­tinés à l'As­semblée fédérale dir­ecte­ment aux Ser­vices du Par­le­ment.2

2Le pré­posé com­mu­nique dir­ecte­ment avec les autres unités ad­min­is­trat­ives, les tribunaux fédéraux, les autor­ités étrangères de pro­tec­tion des don­nées et toutes les autres autor­ités ou per­sonnes privées sou­mises à la lé­gis­la­tion fédérale sur la pro­tec­tion des don­nées ou à celle sur le prin­cipe de la trans­par­ence dans l'ad­min­is­tra­tion.3


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
2 In­troduit par le ch. I de l'O du 4 juin 2010, en vi­gueur depuis le 1er déc. 2010 (RO 2010 3399).
3 Nou­velle ten­eur selon le ch. II 24 de l'O du 8 nov. 2006 port­ant ad­apt­a­tion d'or­don­nances du Con­seil fédéral à la ré­vi­sion totale de la procé­dure fédérale, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 4705).

Art. 32 Documentation  

1Les or­ganes fédéraux com­mu­niquent au pré­posé tous leurs pro­jets lé­gis­latifs con­cernant le traite­ment de don­nées per­son­nelles, la pro­tec­tion des don­nées et l'ac­cès aux doc­u­ments of­fi­ciels.1 En matière de pro­tec­tion des don­nées, les dé­parte­ments et la Chan­celler­ie fédérale lui com­mu­niquent leurs dé­cisions sous forme an­onyme, ain­si que leurs dir­ect­ives.2

2Le pré­posé doit avoir à sa dis­pos­i­tion la doc­u­ment­a­tion né­ces­saire à son activ­ité. Il gère un sys­tème d'in­form­a­tion autonome pour la doc­u­ment­a­tion, l'en­re­gis­trement, la ges­tion, l'in­dex­a­tion et le con­trôle de la cor­res­pond­ance et des dossiers, ain­si que pour la pub­lic­a­tion en ligne d'in­form­a­tions d'in­térêt général et du re­gistre des fichiers.3

3Le Tribunal ad­min­is­trat­if fédéral a ac­cès à la doc­u­ment­a­tion sci­en­ti­fique du pré­posé.4


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
2 Nou­velle ten­eur selon le ch. 3 de l'an­nexe 2 à l'O du 24 mai 2006 sur la trans­par­ence, en vi­gueur depuis le 1er juil­let 2006 (RO 2006 2331).
3 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
4 Nou­velle ten­eur selon le ch. II 24 de l'O du 8 nov. 2006 port­ant ad­apt­a­tion d'or­don­nances du Con­seil fédéral à la ré­vi­sion totale de la procé­dure fédérale, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 4705).

Art. 33 Emoluments  

1Les avis (art. 28 LPD) du pré­posé sont sou­mis à émolu­ment. L'or­don­nance générale du 8 septembre 2004 sur les émolu­ments1 est ap­plic­able.2

2Aucun émolu­ment ne peut être prélevé auprès des autor­ités fédérales ou can­tonales.


1 RS 172.041.1
2 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l'O du 28 sept. 2007, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 34 Examen des traitements de données personnelles  

1Lor­squ'en ap­plic­a­tion des art. 27 et 29 LPD le pré­posé est amené à éclair­cir les faits, not­am­ment pour ap­pré­ci­er la licéité d'un traite­ment, il peut de­mander au maître du fichi­er des in­form­a­tions re­l­at­ives not­am­ment:

a.
aux mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles prises ou en­visagées (art. 8 à 10 et 20);
b.
aux règles re­l­at­ives à la rec­ti­fic­a­tion, au bloc­age, à l'an­onymisa­tion, à la sauve­garde, à la con­ser­va­tion et à la de­struc­tion des don­nées;
c.
à la con­fig­ur­a­tion des moy­ens in­form­atiques;
d.
aux con­nex­ions de fichiers;
e.
au mode de com­mu­nic­a­tion des don­nées;
f.
à la de­scrip­tion des champs de don­nées et des unités d'or­gan­isa­tion qui y ont ac­cès;
g.
à la nature et à l'éten­due de l'ac­cès des util­isateurs au fichi­er.

2Lor­sque des don­nées sont com­mu­niquées à l'étranger, le pré­posé peut de­mander des in­form­a­tions com­plé­mentaires ay­ant trait not­am­ment aux pos­sib­il­ités de traite­ment des don­nées par le des­tinataire ou aux mesur­es de pro­tec­tion des don­nées.

Section 3 Procédure devant le Tribunal administratif fédéral

Art. 35  

1Le Tribunal ad­min­is­trat­if fédéral peut ex­i­ger que des traite­ments de don­nées lui soi­ent présentés.

2Il com­mu­nique ses dé­cisions au pré­posé.


1 Nou­velle ten­eur selon le ch. II 24 de l'O du 8 nov. 2006 port­ant ad­apt­a­tion d'or­don­nances du Con­seil fédéral à la ré­vi­sion totale de la procé­dure fédérale, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 4705).

Chapitre 4 Dispositions finales

Art. 36 Modification du droit en vigueur  
1. et 2. …1
3. à 8. …2

1 Ab­ro­gés par le ch. II 7 de l'an­nexe à l'O du 23 fév. 2000 sur l'in­form­atique dans l'ad­min­is­tra­tion fédérale (RO 2000 1227).
2 Les mod. peuvent être con­sultées au RO 1993 1962.

Art. 37 Dispositions transitoires  

1Les fichiers en ex­ploit­a­tion à l'en­trée en vi­gueur de la LPD et de la présente or­don­nance doivent être an­non­cés au pré­posé d'ici au 30 juin 1994.

2Les mesur­es tech­niques et or­gan­isa­tion­nelles (art. 8 à 11, 20, 21) doivent être prises dans un délai de cinq ans à compt­er de la date de l'en­trée en vi­gueur de la présente or­don­nance pour l'en­semble des traite­ments auto­mat­isés de don­nées et des fichiers existants.

Art. 38 Entrée en vigueur  

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1er juil­let 1993.

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LSIS LSPr LSPro LSR LStup LSu LT LTab LTaD LTAF LTBC LTC LTEO LTF LTFB LTI LTM LTN LTo LTr LTRA LTrAlp LTrans LTrD LTro LTTM LTV LTVA Ltém LUMin LUsC LVA LVP LVPC O: O E-VERA O LERI DEFR O OFSPO J+S O pers mil O-CNC-FPr O-CP-CPM O-HEFSM O-LEHE O-LERI O-LRNIS O-OPers O-OPers-DFAE O-SI ABV O-SIGEXPA O-STAC OA 1 OA 2 OA 3 OAA OAAcc OAAE OAAE-DFJP OAAF OAAFM OAAFM-DDPS OAASF OAbCV OAC OACA OACAMIL OACata OAcCP OACE OACI OACM OACP OACS OAdd OAdma OAdo OADou OAEP OAF OAFA OAFam OAG OAGH OAGH-DFI OAgrD OAIE OAlc OAllerg OAM OAMal OAMAS OAMéd OAMédcophy OAO OAOF OAP OAPA OAPCM OApEl OARF OARF-OFT OARG OArm OAS OASA OAsc OASF OASM OASMéd OAStup OAT OAV OAVI OB OBat OBB OBCF OBI OBiG OBioc OBLF OBMa OBNP OBNS OBPL OCA OCA-DFI Ocach OCAl OCart OCBD OCBr Occd OCCEA OCCHE OCCP OCCR OCDA OCDM OCDoc OCEB OCEC OCEl-PA OCEl-PCPP OCEM OCF OCFH OChim OChP OCIFM OCin OCITES OCL OClin OCM OCM ES OCMD OCNE OCo OCOFE OComp-OSPro OCont OCoo OCoR-DFI OCos OCOV OCP OCPD OCPF OCPPME OCPR OCPSan OCR OCS OCSP 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