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Ordonnance
sur les systèmes d’information dans le domaine de la formation professionnelle et des hautes écoles
(OSFPrHE)

du 15 septembre 2017 (Etat le 1 avril 2021)er

Le Conseil fédéral suisse,

vu les art. 56b, al. 3, 65, al. 1, et 68, al. 1, de la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la formation professionnelle (LFPr)1,
vu l’art. 67 de la loi du 30 septembre 2011 sur l’encouragement et la coordination des hautes écoles (LEHE)2,
vu l’art. 10 de la loi fédérale du 19 juin 1987 concernant l’attribution de bourses à des étudiants et artistes étrangers en Suisse3,4

arrête:

1 RS 412.10

2 RS 414.20

3 RS 416.2

4 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1er janv. 2020 (RO 2019 3225).

Section 1 Objet

Art.1  

1 La présente or­don­nance ré­git le traite­ment des don­nées dans les sys­tèmes d’in­for­ma­tion suivants du Secrétari­at d’État à la form­a­tion, à la recher­che et à l’in­nov­a­tion (SE­FRI):

a.
le sys­tème d’in­form­a­tion selon l’art. 56b LF­Pr pour les sub­ven­tions ver­sées selon l’art. 56a LF­Praux per­sonnes ay­ant suivi des cours pré­par­atoires aux ex­a­mens pro­fes­sion­nels fédéraux et aux ex­a­mens pro­fes­sion­nels fédéraux supérieurs (cours pré­par­atoires);
b.
le sys­tème d’in­form­a­tion pour la liste des cours pré­par­atoires visée à l’art. 66g de l’or­don­nance du 19 novembre 2003 sur la form­a­tion pro­fes­sion­nelle (OF­Pr)5 (liste des cours pré­par­atoires);
c.
le sys­tème d’in­form­a­tion pour la re­con­nais­sance des diplômes et des cer­ti­ficats étrangers (ap­plic­a­tion spé­cial­isée Re­con­nais­sance des diplômes);
d.
le sys­tème d’in­form­a­tion pour la liste des titres protégés de la form­a­tion pro­fes­sion­nelle ini­tiale et de la form­a­tion pro­fes­sion­nelle supérieure (liste des pro­fes­sions) visée à l’art. 38, al. 1, OF­Pr;
e.6
le sys­tème d’in­form­a­tion pour les bourses at­tribuées à des cher­ch­eurs et ar­tistes étrangers en Suisse.

2 Les sys­tèmes d’in­form­a­tion men­tion­nés à l’al. 1, let. a à d, sont des sous-sys­tèmes du sys­tème cent­ral «Berufs­b­ildung­sCom­pet­enz-Cen­ter (BeCC)».7

5 RS 412.101

6 In­troduite par le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2020 (RO 2019 3225).

7 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2020 (RO 2019 3225).

Section 2 Système d’information pour les subventions versées aux personnes ayant suivi des cours préparatoires

Art. 2 But  

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour:

a.
con­trôler le verse­ment des sub­ven­tions aux per­sonnes ay­ant suivi des cours pré­par­atoires (art. 56aLF­Pr);
b.
ét­ab­lir et ana­lys­er des stat­istiques sur le verse­ment de sub­ven­tions au sens de la let. a.
Art. 3 Données  

Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.
don­nées per­son­nelles:
1.
nom, prénom,
2.
ad­resse, dom­i­cile fisc­al, ad­resse élec­tro­nique et numéro de télé­phone,
3.
date de nais­sance, sexe et lieu d’ori­gine,
4.
numéro AVS,
5.
diplômes,
6.
nombre d’an­nées d’ex­péri­ence pro­fes­sion­nelle dans le do­maine cor­res­pond­ant,
7.
co­or­don­nées ban­caires;
b.
don­nées sur les cours pré­par­atoires:
1.
cours fréquentés avec in­dic­a­tion du numéro de cours,
2.
prestataires;
c.
doc­u­ments liés à la de­mande:
1.
dé­cision con­cernant la réus­site ou l’échec à l’ex­a­men qui a été passé (art. 66b, let. d, OF­Pr8),
2.
at­test­a­tion de paiement des frais de cours pris en con­sidéra­tion (art. 66b, let. c, OF­Pr),
3.
at­test­a­tion du dom­i­cile fisc­al en Suisse (art. 66c, let. a, OF­Pr),
4.
pour les de­mandes de sub­ven­tions parti­elles au sens de l’art. 66d OF­Pr:
tax­a­tion fisc­ale de l’im­pôt fédéral dir­ect du re­quérant au sens de l’art. 66d, al. 1, let. e, OF­Pr
en­gage­ment au sens de l’art. 66d, al. 1, let. b, OF­Pr;
d.
dé­cision de sub­ven­tion­nement.
Art. 4 Traitement des données  

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion sont traitées par:

a.
les per­sonnes ay­ant suivi des cours pré­par­atoires et qui re­courent au sys­tème de déclar­a­tion ac­cess­ible sur la plate­forme in­ter­net du SE­FRI pour saisir les don­nées men­tion­nées à l’art. 3, let. a, b et c;
b.
les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes.
Art. 5 Transmission des données à d’autres services  

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion men­tion­nées ci-après peuvent être trans­mises aux ser­vices suivants:

a.
l’Of­fice fédéral de la stat­istique: date de nais­sance, sexe, numéro AVS, dom­i­cile fisc­al, ad­resse élec­tro­nique, diplômes, nombre d’an­nées d’ex­pé­ri­ence pro­fes­sion­nelle dans le do­maine cor­res­pond­ant, cours fréquentés avec in­dic­a­tion du numéro de cours, prestataires, frais de cours pris en con­sidéra­tion, ex­a­men passé, oc­troi des sub­ven­tions av­ant ou après l’ad­mis­sion à l’ex­a­men, mont­ant des sub­ven­tions al­louées;
b.
les autor­ités fisc­ales can­tonales: nom, prénom, ad­resse, date de nais­sance, numéro AVS, dom­i­cile fisc­al et lieu d’ori­gine des per­sonnes ay­ant suivi des cours pré­par­atoires ain­si que le mont­ant des sub­ven­tions al­louées.
Art. 6 Conservation  

1 La dé­cision con­cernant la réus­site ou l’échec à l’ex­a­men, la dé­cision de sub­ven­tion­nement et le numéro AVS sont con­ser­vés dur­ant 25 ans à des fins de con­trôle de la lim­ite supérieure des frais de cours pris en con­sidéra­tion men­tion­née à l’art. 66f, al. 2, OF­Pr9.

2 Les autres don­nées sont ren­dues an­onymes ou ef­facées dix ans après le verse­ment de la sub­ven­tion. Les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion re­l­at­ive à l’archiv­age sont réser­vées.

Section 3 Système d’information pour la liste des cours préparatoires

Art. 7 But  

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour la liste des cours pré­par­atoires visée à l’art. 66g OF­Pr10.

Art. 8 Données  

Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées des prestataires de cours pré­par­atoires men­tion­nées ci-après:

a.
nom, ad­resse, per­sonne de con­tact, ad­resse élec­tro­nique, site in­ter­net;
b.
preuve du siège en Suisse;
c.
numéro d’en­tre­prise (numéro d’iden­ti­fic­a­tion des en­tre­prises IDE) ou numéro du re­gistre du com­merce;
d.
of­fre de cours pré­par­atoires;
e.
con­di­tions générales;
f.
dé­cision pro­nonçant l’in­scrip­tion d’un cours sur la liste, le re­trait d’un cours de la liste ou la sus­pen­sion d’un prestataire.
Art. 9 Traitement des données  

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion sont traitées par:

a.
les prestataires de cours pré­par­atoires qui re­courent au sys­tème de déclar­a­tion ac­cess­ible sur la plate­forme in­ter­net du SE­FRI pour saisir et ac­tu­al­iser les don­nées men­tion­nées à l’art. 8, let. a à d, et con­firmer chaque an­née les cours qui sont re­con­duits;
b.
les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes.
Art. 10 Transmission des données à d’autres services de la Confédération  

Le nom, l’ad­resse et le numéro d’en­tre­prise (numéro d’iden­ti­fic­a­tion des en­tre­prises IDE) ou le numéro du re­gistre du com­merce des prestataires, ain­si que les don­nées re­l­at­ives aux cours pré­par­atoires qu’ils ont fournies, peuvent être trans­mis à l’Of­fice fédéral de la stat­istique.

Art. 11 Conservation  

Les don­nées sont con­ser­vées dur­ant 25 ans à des fins d’as­sur­ance de la qual­ité et d’évalu­ation his­torique des cours dis­pensés en Suisse pour pré­parer à un ex­a­men fédéral et elles sont en­suite ef­facées. Les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion re­l­at­ive à l’archiv­age sont réser­vées.

Section 4 Système d’information pour l’application spécialisée Reconnaissance des diplômes

Art. 12 But  

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour:

a.
traiter les de­mandes de re­con­nais­sance ou d’at­test­a­tion de niveau des diplômes et des cer­ti­ficats étrangers en vertu des dis­pos­i­tions suivantes:
1.
an­nexe III de l’Ac­cord du 21 juin 1999 entre la Con­fédéra­tion suisse, d’une part, et la Com­mun­auté européenne et ses États membres, d’autre part, sur la libre cir­cu­la­tion des per­sonnes11,
2.
an­nexe K, ap­pen­dice 3, de la Con­ven­tion du 4 jan­vi­er 1960 in­stitu­ant l’As­so­ci­ation Européenne de Libre-Échange (AELE)12,
3.
art. 68, al. 1, LF­Pr, dans le do­maine de la form­a­tion pro­fes­sion­nelle,
4.13
art. 70 LEHE, dans le do­maine des hautes écoles;
b.
ét­ab­lir et ana­lys­er des stat­istiques sur les activ­ités men­tion­nées à la let. a.

11 RS 0.142.112.681

12 RS 0.632.31

13 Nou­velle ten­eur selon le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2020 (RO 2019 3225).

Art. 13 Données  

Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.
don­nées per­son­nelles:
1.
titre, nom, prénom, nom de nais­sance,
2.
ad­resse, dom­i­cile, ad­resse élec­tro­nique, numéro de télé­phone, case postale,
3.
date de nais­sance, lieu d’ori­gine, na­tion­al­ité,
4.
langue ma­ter­nelle, con­nais­sances lin­guistiques,
5.
cursus scol­aire et pro­fes­sion­nel;
b.
doc­u­ments liés à la de­mande:
1.
titres/diplômes/qual­i­fic­a­tions et écoles/in­sti­tu­tions de form­a­tion,
2.
copie du per­mis de sé­jour, copie du passe­port,
3.
jus­ti­fic­a­tions d’em­ploidélivrées par les an­ciens em­ployeurs;
c.
noms et ad­resses des an­ciens em­ployeurs;
d.
dé­cision de re­con­nais­sance, dé­cision de re­con­nais­sance as­sortie de mesur­es com­pensatoires, re­com­manda­tion de re­con­nais­sance, at­test­a­tion de niveau.
Art. 14 Traitement des données  

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion sont traitées par:

a.
les re­quérants qui re­courent au sys­tème de déclar­a­tion ac­cess­ible sur la plate­forme in­ter­net du SE­FRI pour saisir et ac­tu­al­iser les don­nées men­tion­nées à l’art. 13;
b.
les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes;
c.
les col­lab­or­at­eurs de la Con­férence des rec­teurs des hautes écoles suisses qui trait­ent les de­mandes dé­posées par les tit­u­laires d’un diplôme d’une haute école en vue de l’ex­er­cice de pro­fes­sions non régle­mentées;
d.14
les col­lab­or­at­eurs de la Con­férence suisse des dir­ec­teurs can­tonaux de l’in­struc­tion pub­lique (CDIP) qui trait­ent les de­mandes de re­con­nais­sance pour les diplômes étrangers d’en­sei­gne­ment, de péd­ago­gie spé­cial­isée, de lo­gopédie et de psy­cho­mo­tri­cité.

14 In­troduite par le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vi­gueur depuis le 1er janv. 2020 (RO 2019 3225).

Art. 15 Conservation  

1 La dé­cision pos­it­ive du SE­FRI est con­ser­vée dur­ant 50 ans pour per­mettre l’ét­ab­lisse­ment d’un du­plicata à l’in­ten­tion du re­quérant.

2 Les autres don­nées liées à la de­mande sont ren­dues an­onymes ou ef­facées 15 ans après la dé­cision. Les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion re­l­at­ive à l’archiv­age sont réser­vées.

Section 5 Système d’information pour la liste des professions

Art. 16 But  

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour la liste des pro­fes­sions visée à l’art. 38, al. 1, OF­Pr15.

Art. 17 Données  

Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.
titre avec in­dic­a­tion du numéro de la pro­fes­sion;
b.
don­nées sur les partenaires de la form­a­tion pro­fes­sion­nelle en li­en avec un titre:
1.
nom,
2.
ad­resse, numéro de télé­phone, ad­resse élec­tro­nique, ad­resse in­ter­net.
Art. 18 Traitement des données  

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tions sont traitées par les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes.

Art. 19 Conservation  

Les don­nées sont util­isées pour la ges­tion et l’évalu­ation his­torique des pro­fes­sions en Suisse et ne sont pas ef­facées.

Section 5a Système d’information pour les bourses attribuées à des chercheurs et artistes étrangers en Suisse16

16 Introduite par le ch. I de l’O du 16 oct. 2019, en vigueur depuis le 1er janv. 2020 (RO 2019 3225).

Art. 19a But  

Le SE­FRI gère un sys­tème d’in­form­a­tion pour:

a.
en­re­gis­trer les de­mandes d’oc­troi ou de pro­long­a­tion de bourses en faveur de cher­ch­eurs et ar­tistes étrangers au sens de la loi fédérale du 19 juin 1987 con­cernant l’at­tri­bu­tion de bourses à des étu­di­ants et ar­tistes étrangers en Suisse, procéder à l’ex­a­men et à l’évalu­ation de ces de­mandes et statuer sur ces de­mandes;
b.
gérer les bourses;
c.
ét­ab­lir et ana­lys­er des stat­istiques sur les activ­ités men­tion­nées aux let. a et b.
Art. 19b Données  

1 Le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées re­l­at­ives:

a.
au re­quérant;
b.
au pro­fes­seur char­gé de l’en­cadre­ment dans le pays d’ori­gine (per­sonne de référence);
c.
au pro­fes­seur char­gé de l’en­cadre­ment en Suisse;
d.
au pro­jet de recher­che ou au trav­ail artistique;
e.
à l’évalu­ation de la de­mande.

2 Con­cernant le re­quérant, le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.
don­nées per­son­nelles:
1.
nom, prénom, titre académique, pho­to­graph­ie, numéro de passe­port, état civil, nombre d’en­fants, em­ployeur,
2.
ad­resse, dom­i­cile, ad­resse élec­tro­nique, numéro de télé­phone, per­sonne de con­tact, caisse-mal­ad­ie,
3.
sexe, date de nais­sance, na­tion­al­ité,
4.
langue ma­ter­nelle, con­nais­sances lin­guistiques,
5.
par­cours scol­aire et pro­fes­sion­nel, diplômes, sé­jours de recher­che, sé­jours à l’étranger, autres con­tri­bu­tions à la form­a­tion,
6.
pro­jets d’avenir;
b.
doc­u­ments:
1.
cop­ies des cer­ti­ficats et diplômes,
2.
lettre de mo­tiv­a­tion,
3.
lettre de sou­tien de la per­sonne de référence: in­form­a­tions sur la per­son­nal­ité et les com­pétences du re­quérant, de­scrip­tion du do­maine de recher­che et de son im­port­ance pour la haute école ou de­scrip­tion du trav­ail artistique et de son im­port­ance pour la car­rière de l’ar­tiste,
4.
pro­jet de recher­che pour les de­mandes éman­ant de cher­ch­eurs ou trav­ail artistique pour les de­mandes éman­ant d’ar­tistes,
5.
évalu­ation et com­mentaires de l’ex­pert:
pour les cher­ch­eurs: con­cernant la qual­ité sci­en­ti­fique, l’ori­gin­al­ité, la méthod­o­lo­gie et la fais­ab­il­ité du pro­jet, de même que l’adéqua­tion de l’in­sti­tut du do­maine des hautes écoles choisi par le re­quérant
pour les ar­tistes: con­cernant l’ori­gin­al­ité, le po­ten­tiel et la qual­ité du trav­ail artistique,
6.
com­mentaires de la re­présent­a­tion dip­lo­matique suisse cor­res­pond­ante dans le réseau ex­térieur du DFAE.

3 Con­cernant le pro­fes­seur char­gé de l’en­cadre­ment en Suisse, le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.
nom, prénom, titre académique, ad­resse élec­tro­nique;
b.
em­ployeur, ad­resse.

4 Con­cernant la per­sonne de référence, le sys­tème d’in­form­a­tion traite les don­nées suivantes:

a.
nom, prénom, titre académique, ad­resse élec­tro­nique;
b.
em­ployeur, ad­resse;
c.
li­en avec le re­quérant.
Art. 19c Traitement des données  

Les don­nées du sys­tème d’in­form­a­tion sont traitées par:

a.
les re­quérants qui re­courent au sys­tème de déclar­a­tion ac­cess­ible sur la plate­forme in­ter­net du SE­FRI pour saisir et ac­tu­al­iser les don­nées re­l­at­ives à leur de­mande au sens de l’art. 19b;
b.
les col­lab­or­at­eurs des re­présent­a­tions dip­lo­matiques suisses du réseau ex­térieur du DFAE char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes;
c.
les col­lab­or­at­eurs de l’Of­fice fédéral de la cul­ture char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes qui re­courent au sys­tème d’évalu­ation en ligne pour ex­am­iner les de­mandes en vue de l’oc­troi ou de la pro­long­a­tion d’une bourse artistique;
d.
les membres de la Com­mis­sion fédérale des bourses pour étu­di­ants étrangers char­gés de l’ex­a­men, de l’évalu­ation et de la sélec­tion des de­mandes de bourse qui re­courent au sys­tème d’évalu­ation en ligne;
e.
les col­lab­or­at­eurs des hautes écoles suisses char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes;
f.
les col­lab­or­at­eurs du SE­FRI char­gés des tâches d’ex­écu­tion cor­res­pond­antes.
Art. 19d Transmission des données à d’autres services  

Les don­nées suivantes con­cernant les re­quérants peuvent être trans­mises aux of­fices can­tonaux des mi­gra­tions con­cernés si les bour­siers ont dé­posé une de­mande de per­mis de sé­jour:

a.
nom, prénom, titre académique, numéro de passe­port, état civil, nombre d’en­fants;
b.
ad­resse, dom­i­cile, ad­resse élec­tro­nique;
c.
sexe, date de nais­sance, na­tion­al­ité;
d.
langue ma­ter­nelle.
Art. 19e Conservation  

1 La dé­cision pos­it­ive du SE­FRI est con­ser­vée dur­ant 50 ans pour per­mettre l’ét­ab­lisse­ment d’un du­plicata à l’in­ten­tion du re­quérant.

2 Les autres don­nées sont ren­dues an­onymes ou ef­facées 15 ans après la dé­cision. Les dis­pos­i­tions de la lé­gis­la­tion re­l­at­ive à l’archiv­age sont réser­vées.

Section 6 Dispositions communes

Art. 20 Droits des personnes concernées  

Les droits des per­sonnes con­cernées, not­am­ment le droit d’ac­cès et le droit à la rec­ti­fic­a­tion ou à la de­struc­tion de don­nées, sont ré­gis par la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la pro­tec­tion des don­nées17 et ses dis­pos­i­tions d’ex­écu­tion.

Art. 21 Sécurité des données  

1 La sé­cur­ité des don­nées et la sé­cur­ité in­form­atique sont ré­gies par:

a.
la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la pro­tec­tion des don­nées18 et ses dis­pos­i­tions d’ex­écu­tion;
b.
l’or­don­nance du 27 mai 2020 sur les cy­ber­risques19.20

2 Le SE­FRI édicte un concept de rôles et d’ac­cès dans le­quel il défin­it son or­gan­isa­tion in­terne, les procé­dures de traite­ment des don­nées et de con­trôle, et les mesur­es de sé­cur­ité.

3 Il veille à ce que les dis­pos­i­tions ré­gis­sant la sé­cur­ité in­form­atique du sys­tème soi­ent in­té­grées dans les con­ven­tions de presta­tions con­clues avec des tiers.

18 RS 235.1

19 RS 120.73

20 Nou­velle ten­eur selon l’an­nexe ch. 24 de l’O du 24 fév. 2021, en vi­gueur depuis le 1er avr. 2021 (RO 2021 132).

Art. 22 Octroi des droits d’accès individuels  

Les droits d’ac­cès in­di­viduels sont oc­troyés con­formé­ment au concept de rôles et d’ac­cès.

Section 7 Entrée en vigueur

Art. 23  

La présente or­don­nance entre en vi­gueur le 1er jan­vi­er 2018.

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