Ordonnance
|
Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 11b, al. 2, 21a, al. 4, et 34, al. 1bis, de la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative (PA)2,3 arrête: 3 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 2 de l’O du 23 nov. 2016 sur la signature électronique, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 4667). |
Section 1 Dispositions générales |
Art. 1 Objet et champ d’application
1 La présente ordonnance règle les modalités de la communication par voie électronique entre une partie et l’autorité administrative fédérale (autorité) dans le cadre de procédures régies par la PA. 2 Elle s’applique à la communication:
|
Art. 2 Plateformes reconnues de messagerie sécurisée
Par plateformes reconnues de messagerie sécurisée (plateformes) on entend celles qui le sont conformément à l’art. 3 de l’ordonnance du 18 juin 2010 sur la communication électronique dans le cadre de procédures civiles et pénales et de procédures en matière de poursuite pour dettes et de faillite4. |
Section 2 Communication d’écrits à une autorité |
Art. 4 Répertoire
1 La Chancellerie fédérale publie sur internet un répertoire des adresses des autorités. 2 Le répertoire indique pour chaque autorité:
3 …7 4 La Chancellerie fédérale peut régler l’introduction des inscriptions dans le répertoire et leur actualisation. 6 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 2 de l’O du 23 nov. 2016 sur la signature électronique, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 4667). 7 Voir art. 15 al. 2. |
Art. 5 Format
1 Les parties communiquent leurs écrits et les pièces annexées à ceux-ci dans le format spécifié dans le répertoire pour le canal de communication utilisé. 2 Si un écrit ou une pièce annexe ne peut pas être consulté par l’autorité, celle-ci impartit à la partie un court délai:
3 Lorsque la communication ne passe pas par une plateforme reconnue, l’autorité veille à assurer de manière adéquate la protection des données personnelles pendant la communication sur les canaux qu’elle autorise. L’envoi par courrier électronique ordinaire doit être chiffré avec la clé publique de chiffrement qui est indiquée dans le répertoire. 4 Les dispositions particulières de l’Institut de la propriété intellectuelle pour les communications qui lui sont adressées sont réservées. |
Art. 5a Observation des délais 8
1 Le moment déterminant pour l’observation d’un délai est celui où la plateforme de messagerie utilisée par les parties à la procédure délivre la quittance qui établit qu’elle a reçu l’écrit à l’attention de l’autorité (quittance de dépôt). 2 Le Département fédéral de justice et police règle la manière de consigner dans la quittance le moment du dépôt. 8 Introduit par l’annexe ch. II 2 de l’O du 23 nov. 2016 sur la signature électronique, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 4667). |
Art. 6 Signature 9
1 Une signature électronique qualifiée (art. 21a, al. 2, PA) n’est pas requise lorsque l’identification de l’expéditeur et l’intégrité de la communication sont assurées de manière adéquate par d’autres moyens. Est réservé le cas où le droit fédéral exige qu’un document spécifique soit signé. 2 Si la signature électronique requise fait défaut, l’autorité peut impartir à la partie un délai pour corriger ce vice. La partie le corrige soit en réitérant l’envoi avec une signature électronique qualifiée, soit en expédiant selon les modalités prévues à l’art. 21 PA l’écrit muni de sa signature manuscrite. 9 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 2 de l’O du 23 nov. 2016 sur la signature électronique, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 4667). |
Art. 7 Certificat 10
Le certificat qualifié contenant la clé cryptographique publique est joint à l’envoi s’il n’est pas accessible sur la plateforme utilisée par l’autorité ni mentionné dans l’annuaire du fournisseur de services de certification reconnu (art. 12, al. 2, de la loi du 18 mars 2016 sur la signature électronique, SCSE11). 10 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 2 de l’O du 23 nov. 2016 sur la signature électronique, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 4667). |
Section 3 Notification de décisions |
Art. 8 Conditions d’acceptation
1 L’autorité peut notifier par voie électronique une décision à une partie à condition qu’elle ait expressément accepté cette forme de communication dans la procédure en cause. 2 Toute personne qui est régulièrement partie à une procédure devant une autorité déterminée ou qui représente régulièrement des parties devant elle peut demander à cette autorité de lui notifier par voie électronique les décisions afférentes à une procédure donnée ou à l’ensemble des procédures. 2bis Toute personne peut demander à une autorité de lui notifier les factures à caractère de décision par voie électronique. Les factures à caractère de décision sont des décisions qui visent principalement à constater l’obligation de payer un certain montant et qui sont envoyées avec la facture.12 3 L’acceptation peut être révoquée en tout temps. 4 L’acceptation et la révocation doivent être communiquées par écrit; il n’est pas nécessaire qu’elles soient signées. 12 Introduit par le ch. I de l’O du 21 oct. 2015, en vigueur depuis le 1er janv. 2016 (RO 2015 4243). |
Art. 9 Modalités
1 La notification passe par une plateforme reconnue. 2 L’autorité peut utiliser un autre mode de transmission s’il permet, de manière adéquate:
2bis Contrairement à ce que prévoit l’al. 2, let. b, le moment de la notification de factures électroniques à caractère de décision ne doit pas être enregistré. Ces factures sont notifiées par l’intermédiaire des prestataires habituels pour l’échange électronique de factures:
3 Les décisions sont transmises en format PDF/A, les pièces annexées en format PDF. Les factures électroniques à caractère de décision sont transmises en format PDF ainsi que sous forme de données structurées.15 4 Les décisions sont munies d’un cachet électronique réglementé ou d’une signature électronique qualifiée (art. 2, let. d et e, SCSE16).17 5 …18 6 …19 13 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 31 oct. 2012, en vigueur depuis le 1er déc. 2012 (RO 2012 6069). 14 Introduit par le ch. I de l’O du 21 oct. 2015, en vigueur depuis le 1er janv. 2016 (RO 2015 4243). 15 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 21 oct. 2015, en vigueur depuis le 1er janv. 2016 (RO 2015 4243). 17 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 18 mai 2022, en vigueur depuis le 1er juil. 2022 (RO 2022 314). 18 Abrogé par le ch. I de l’O du 18 mai 2022, avec effet au 1er juil. 2022 (RO 2022 314). 19 Introduit par le ch. I de l’O du 31 oct. 2012 (RO 2012 6069). Abrogé par le ch. I de l’O du 21 oct. 2015, avec effet au 1er janv. 2016 (RO 2015 4243). |
Art. 10 Moment de la notification
1 Si l’envoi a lieu dans une boîte postale électronique du destinataire, la notification est réputée avoir lieu au moment où l’envoi est téléchargé par celui-ci. 2 Si l’envoi a lieu dans une boîte postale électronique du destinataire qui a été ouverte, après identification du détenteur, sur une plateforme reconnue, le dépôt de l’envoi dans cette boîte postale électronique est réputé être une première tentative infructueuse de distribution au sens de l’art. 20, al. 2bis, PA. 3 Les factures électroniques à caractère de décision sont réputées notifiées 30 jours après réception d’un paiement.20 20 Introduit par le ch. I de l’O du 31 oct. 2012 (RO 2012 6069). Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 21 oct. 2015, en vigueur depuis le 1er janv. 2016 (RO 2015 4243). |
Art. 10a Nouvelle décision pour les factures électroniques à caractère de décision 21
1 Si le destinataire d’une facture électronique à caractère de décision n’a effectué aucun paiement 30 jours après la date de l’envoi, une nouvelle décision lui est adressée sous forme de document imprimé avec accusé de réception, ou selon l’art. 9, al. 1 ou 2. 2 Dans ce cas, l’envoi de la facture électronique n’est pas pris en considération pour déterminer le moment de la notification. 21 Introduit par le ch. I de l’O du 21 oct. 2015, en vigueur depuis le 1er janv. 2016 (RO 2015 4243). |
Section 5 Dispositions finales |
Art. 13 Abrogation du droit en vigueur
L’ordonnance du 17 octobre 2007 sur la communication électronique dans le cadre d’une procédure administrative22 est abrogée. |
Art. 15a Disposition transitoire relative à la modification du 23 novembre 2016 24
Pour les décisions notifiées en masse et les factures électroniques à caractère de décision (art. 9, al. 5), l’apposition d’une signature électronique avancée (art. 2, let. b, SCSE25), basée sur un certificat émanant d’un fournisseur reconnu, est suffisante jusqu’au 31 décembre 2018. 24 Introduit par l’annexe ch. II 2 de l’O du 23 nov. 2016 sur la signature électronique, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 (4667). |