Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
Zu führende Bücher (1 - 1)
Allgemeine Grundsätze (2 - 4)
Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung (5 - 8)
Informationsträger (9 - 10)
Schlussbestimmungen (11 - 12)
1. Abschnitt: Zu führende Bücher |
Art. 1
1Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang des Geschäfts, auch Hilfsbücher führen. 2Das Hauptbuch besteht aus:
3Die Hilfsbücher müssen in Ergänzung zum Hauptbuch die Angaben enthalten, die zur Feststellung der Vermögenslage des Geschäftes und der mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie der Betriebsergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre nötig sind. Darunter fallen insbesondere die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die fortlaufende Führung der Warenbestände bzw. der nicht fakturierten Dienstleistungen. |
2. Abschnitt: Allgemeine Grundsätze |
Art. 2 Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung der Bücher
1Bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege sind die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buchführung). 2Werden die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt, so sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten.1 3Die Ordnungsmässigkeit der Führung und der Aufbewahrung der Bücher richtet sich nach den anerkannten Standards zur Rechnungslegung, sofern die Gesetzgebung, insbesondere der 32. Titel des Obligationenrechts und diese Verordnung, nichts anderes vorsehen.2 1 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709). |
Art. 3 Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit)
Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. 1 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709). |
Art. 4 Dokumentation
1Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können.1 2Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden. 1 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709). |
3. Abschnitt: Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung |
Art. 5 Allgemeine Sorgfaltspflicht
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren. 1 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709). |
Art. 6 Verfügbarkeit
1Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.1 2Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten. 3Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen. 1 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709). |
Art. 7 Organisation
1Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren. 2Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können. |
4. Abschnitt: Informationsträger |
Art. 9 Zulässige Informationsträger
1Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig:
2Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, solid state-Speicher). |
Art. 10 Überprüfung und Datenmigration
1Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen. 2Die Daten können in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertragen werden (Datenmigration), wenn sichergestellt wird, dass:
3Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu protokollieren. Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren. |
5. Abschnitt: Schlussbestimmungen |