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Art. 30 Zweck
Das Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM) dient der Erfüllung folgender Aufgaben: - a.
- der zentralen Verwaltung der Personendaten über die Angestellten und der Bewirtschaftung dieser Daten durch die Verwaltungseinheiten;
- b.
- der Bearbeitung der Lohndaten und der Durchführung von Evaluationen, Budgetsimulationen und Personalkostenplanungen;
- c.
- der Verwaltung von für die Kaderförderung und die Managemententwicklung relevanten Daten.
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Art. 31 Inhalt
1 Das IPDM kann folgende Kategorien besonders schützenswerter Personendaten enthalten: - a.
- Angaben zur Person, ihrer Familie und ihren Angehörigen, insbesondere Personalien, Mitgliedschaften bei Arbeitnehmerorganisationen für das Inkasso des Mitgliederbeitrags, bewilligungspflichtige Nebenbeschäftigungen und öffentliche Ämter;
- b.
- Daten über die Gesundheit in Bezug auf das Arbeitsverhältnis, insbesondere Absenzen infolge von Krankheit und Unfall;
- c.
- Angaben zu Leistungen, Kompetenzen und Potenzial, insbesondere zur Beurteilungsstufe und zu den Sprachkompetenzen;
- d.
- Angaben aus Verfahrensakten und Entscheiden von Behörden, insbesondere Lohnpfändungen, Familienzulagen, Lohnforderungen, Abgangsentschädigungen;
- e.
- Angaben aus Entscheiden der Sozialversicherungen, insbesondere Abrechnungen und Angaben zu einer verminderten Erwerbsfähigkeit.
2 Die im IPDM enthaltenen Daten sind in Anhang 3 aufgeführt.
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Art. 32 Struktur
Das IPDM besteht aus folgenden Komponenten: - a.
- Organisationsmanagement für die Abbildung der organisatorischen und der funktionellen Personalstruktur;
- b.
- Personaladministration für die Verwaltung der Personendaten der Angestellten;
- c.
- Personalabrechnung für die Abrechnung und die Überweisung der Löhne der Angestellten;
- d.
- Personalzeitwirtschaft für die Verwaltung der Zeitdaten;
- e.
- Personalkostenmanagement für die Planung und das Controlling der Personalkosten;
- f.
- Personalentwicklung für die Laufbahnplanung und die Entwicklungsplanung der Angestellten;
- g.
- Reisemanagement für die Erfassung und die Abrechnung von Reisen, einschliesslich Reisekosten und Spesen;
- h.28
- Personaleinarbeitung für die Verwaltung der Personendaten von neuen Angestellten;
- i.29
- Grunddaten für die Erstellung von Arbeitszeugnissen;
- j.30
- Management der Absenzen infolge von Krankheit und Unfall.
28 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). 29 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). 30 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617).
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Art. 33 Datenbearbeitung
1 Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal, die Finanzdienste, die für den Support verantwortlichen Dienststellen und die Fachbereiche des EPA bearbeiten die Daten des IPDM, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. 2 Die Angestellten können ihre eigenen Daten, namentlich Personalien, Zeitdaten, Spesen, Bankverbindungen und Kompetenzen, bearbeiten, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht. 3 Die Vorgesetzten können die Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, namentlich Zeitdaten, Spesen und Kompetenzen, einsehen und genehmigen, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht. 4 Der Umfang der Bearbeitungsrechte ist in Anhang 3 geregelt.
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Art. 34 Datenbekanntgabe
1 Daten, einschliesslich besonders schützenswerter Personendaten, aus dem IPDM können anderen Informationssystemen bekanntgegeben werden, sofern: - a.
- für das andere Informationssystem eine gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der Daten und eine formell-gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der besonders schützenswerten Personendaten besteht;
- b.31
- das Informationssystem dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten nach Artikel 12 Absatz 4 des Datenschutzgesetzes vom 25. September 202032 gemeldet wurde;
- c.
- für das Informationssystem ein Bearbeitungsreglement besteht;
- d.
- keine erhöhten Sicherheitsanforderungen an die Daten der Angestellten vorliegen.
2 Die Datenbekanntgabe erfolgt über den zentralen Identitätsspeicher nach Artikel 13 der Verordnung vom 19. Oktober 201633 über Identitätsverwaltungs-Systeme und Verzeichnisdienste des Bundes (IAMV), soweit die Daten verfügbar sind. 3 Die Datenbekanntgabe kann über einen Verteiler erfolgen. 4 Die Verwaltungseinheiten können für die Personaladministration in ihrem Bereich nicht besonders schützenswerte Daten ihrer Angestellten aus dem IPDM übernehmen.
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Art. 35 Übertragung der Bearbeitungsrechte
Wechseln Angestellte innerhalb der Bundesverwaltung zu einer anderen Verwaltungseinheit, so werden der bisherigen Verwaltungseinheit die Bearbeitungsrechte für alle Daten des IPDM, die diese Angestellten betreffen, entzogen und der neuen Verwaltungseinheit übertragen.
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Art. 36 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung
1 Die Daten der Angestellten, die die Bundesverwaltung verlassen haben oder verstorben sind, werden während zehn Jahren im IPDM aufbewahrt. 2 Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.
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Art. 37 Protokollierung
1 Die Zugriffe und die Änderungen im IPDM werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, vom EPA aufbewahrt.34 3 Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden. 34 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 25 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).
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Art. 38 Verantwortlichkeit
1 Das EPA ist für das IPDM verantwortlich. 2 Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleistungszentren Personal. Die verantwortlichen Stellen sorgen für die Richtigkeit der Daten.
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